Come elaborare i dati di un foglio elettronico?
Immagino quello che pensi: ma che domanda è? Calcoli quello che ti serve con lo strumento adatto!
Esatto, elaborare i dati significa operare su una base dati usando gli strumenti giusti.
Hai la tua base dati, hai il tuo obiettivo, per esempio, calcolare i mancati pagamenti negli ultimi dodici mesi, e poi hai Excel. Come fai a ottenere quello che cerchi?
Bravo. Usi la formula corretta, per esempio una somma condizionata, e calcoli il dato che stai cercando. Che altro?
Come hai già intuito in questo post parleremo degli strumenti di excel a nostra disposizione per elaborare i dati.
Quando devi calcolare uno o più valori definiti su una base dati affidabile, è necessario usare lo strumento che ti fa il calcolo. Punto. Vuoi il fatturato mensile e annuale? Cerchi la resa media per articolo? Vuoi la media mobile e il trend delle vendite per nazione? Cerchi media e deviazione standard delle dimensioni reali del prodotto? Per calcolare tutto questo dobbiamo conoscere quali strumenti utilizzare per elaborare i dati.
Quali sono gli strumenti più efficaci per elaborare i dati?
La risposta corretta è: dipende. Non c’è un’unica risposta, dipende da quello che devi calcolare.
Per esempio, se devi calcolare un singolo valore di solito è più opportuno usare una funzione, se devi risolvere un problema di ottimizzazione allora è opportuno installare e usare il componente aggiuntivo Risolutore, mentre se devi calcolare l’andamento nel tempo di un parametro è meglio impiegare una pivot. Invece se devi calcolare una media mobile o fare l’analisi statistica di una popolazione è più opportuno impiegare gli strumenti per l’Analisi dei dati, se invece devi fare delle simulazioni è meglio usare gli Scenari.
Quindi la domanda giusta è:
quali sono gli strumenti che Excel offre per elaborare i dati?
1. Operatori di calcolo
Devo citarli, dopotutto il foglio di calcolo fa tutte le operazioni aritmetiche, come una calcolatrice, ed anche perché li ritroviamo dentro le formule, con e senza funzioni. Se devi fare calcoli elementari su pochi valori, per esempio ricalcolare i dati di una bolletta/fattura o calcolare l’effettivo sconto che ti hanno fatto al negozio, allora ti consiglio di scrivere i valori in celle diverse in colonna e poi usare una cella vuota per calcolare quello che cerchi.
In realtà gli operatori di calcolo non sono solo quelli aritmetici, ma ce ne sono di diversi tipi: aritmetici, confronto, testo e riferimento. Se vuoi approfondire l’argomento ti invito a dare un’occhiata qui.
2. Funzioni
Le funzioni permettono di realizzare formule e calcoli anche molto avanzati, anche condizionati, su grandi quantità di dati, allo scopo di ottenere risultati precisi. Vuoi la media di una popolazione di valori, per esempio le dimensioni di un prodotto della tua azienda? E gli scostamenti oltre una certa tolleranza? E la % dei pezzi non conformi? Basta usare le funzioni corrette e applicarle ai campi corretti della tua base dati. Naturalmente non spiegherò le funzioni in questo post, sulle funzioni di excel si sono scritti libri enormi, fiumi di post, pdf e articoli e in rete trovi praticamente di tutto: video, corsi, articoli e manuali professionali e non.
Le funzioni sono innumerevoli, ma quelle che ti servono di solito sono un centinaio circa e nel post precedente abbiamo visto le più utili tra queste. Tornerò a parlare di funzioni nelle loro applicazioni più avanzate in post dedicati. Se vuoi migliorare la tua conoscenza delle funzioni è sufficiente partire da qui o qui, ma se sei alle prime armi parti da qui, è un panoramiche sulle formule in Excel. Se non trovi quello che cerchi, apri il tuo motore di ricerca preferisco e digita il nome della funzione.
3. Tabelle Pivot
Il più flessibile e comodo degli strumenti di calcolo di Excel e, lo ammetto, il mio preferito. A partire da una tabella di dati (l’oggetto tabella, non la matrice di dati grezzi, premi Ctrl+T sui dati), con pochi click puoi creare una pivot, configurarla e creare un grafico correlato, ma la cosa bella è che tutto si aggiorna in automatico, quindi se modifichi la pivot o la tabella dei dati, non hai bisogno di rifare o sistemare il resto. Tra l’altro le pivot possono essere agganciate a fonti di dati esterne, quindi non solo a tabelle di dati presenti nello stesso foglio excel.
Le tabelle calcolano di base: somme, medie, conteggi, minimi, massimi, deviazioni standard e altro ancora, e mostrano i calcoli oltre che come numero, anche in modi diversi, come % e altro con pochi click. Le pivot sono un buon strumento per fare elaborazione di base, specialmente negli ambiti aziendali classici, ma anche per fare analisi esplorativa anche multivariabile. Inoltre non sono male anche come strumento di controllo o per costruire velocemente dashboard o report basilari. Sono davvero comode e penso sia fondamentale conoscerle. Qui e qui puoi approfondire subito l’argomento, ma ne parleremo anche nei prossimi post qui su ExcelProfessionale.
4. Strumenti per l’analisi dati
Se invece hai bisogno di fare analisi statistica seria, devi utilizzare gli strumenti di analisi che Excel mette a disposizione come componente aggiuntivo. La prima cosa è abilitare/installare lo strumento andando a cercarlo, a seconda delle versioni di Excel, nelle opzioni e/o nel menu “componenti aggiuntivi”. Dopo aver selezionato “strumenti di analisi” e aver confermato, verrà installato il pacchetto di strumenti che troverai nella barra principale al menù “Dati”. Cliccando si aprirà una finestra con l’elenco degli strumenti statistici a disposizione con cui potrai eseguire/determinare: analisi della varianza, correlazioni, covarianza, smorzamento esponenziale, analisi di Fourier, regressione, test vari e altro ancora. Bisogna prenderci la mano, ma se hai una conoscenza di base di statistica non è nulla di che. Se vuoi approfondire l’argomento puoi andare qui. Uno dei post in programma è dedicato all’uso di questi strumenti.
5. Risolutore
Altro componente aggiuntivo gratuito molto utile quando cerchi la soluzione di un problema di ottimizzazione è il risolutore. In ambito aziendale sono molte le situazioni che richiedono un’ottimizzazione in presenza di vincoli, per esempio nella gestione di un magazzino o delle consegne, o nella definizione dei mix produttivi ottimale. Il risolutore permette di eseguire analisi/simulazioni per trovare il valore ottimale, di solito il massimo o minimo di una formula soggetta a vincoli/limiti, agendo appunto sulle variabili della formula e del problema, secondo uno o più algoritmi o metodi di risoluzione.
Il risolutore è utile per affrontare moltissimi problemi dalla logistica alla finanza, dalla gestione della produzione alla soluzione di equazioni matematiche. Sì, anche queste, perché in effetti è quello che fa. Naturalmente approfondire l’argomento in un post dedicato e sarà divertente, te lo prometto. Se non vuoi aspettare, puoi leggere qui e qui, inoltre in rete puoi trovare molti video e corsi di approfondimento, alcuni gratuiti. Voglio aggiungere che questo strumento non è l’unico risolutore, in realtà ce ne sono altri più evoluti, ma a pagamento.
6. Scenari e gli altri strumenti di simulazione
Oltre al risolutore, Excel offre strumenti per l’analisi di simulazione che mirano a esplorare tutti i risultati possibili di una o più formule applicando set di valori diversi. Per esempio il controllo di gestione aziendale ha spesso bisogno di valutare come potrebbe cambiare il bilancio aziendale a seconda delle diverse entrate. Lo strumento Scenari permette di registrare i diversi set di valori delle variabili in gioco per riproporli e confrontarli attraverso riepiloghi.
Strumento analogo a scenari è Tabelle dati, che lavora al massimo con due variabili, ma accetta molti più valori possibili.
Infine lo strumento Ricerca obiettivo invece lavora al contrario, cioè accetta un risultato e determina i valori di input possibili per ottenerlo. Questi strumenti sono molto utili quando è necessario fare previsioni e valutare i possibili “scenari” alternativi, in tutti gli ambiti. Gli strumenti sono presenti nella barra principale alla voce “Dati”, sotto alla voce analisi di simulazione. Anche per questi strumenti è previsto un prossimo post di approfondimento. Se non vuoi aspettare puoi trovare fonti interessati qui e qui.
7. Power Pivot e gli altri
E’ uno strumento aggiuntivo gratuito per Excel 2010, integrato in excel 2013 e 2016, che permette di elaborare quantità enormi di dati da qualsiasi fonte ed ottenere in poco tempo le risposte che si cercano applicando nuovi funzioni di analisi più evolute. Power pivot è un vero e proprio strumento di business intelligence, come abbiamo già visto nel post precedente, capace di integrarsi con Power Query, strumento capace di manipolare i dati e realizzare query, e con gli strumenti di visualizzazione più evoluti, come Power View, Power Map, QandA per offrire analisi veloci ed affidabili e report o dashboard interattivi ed comprensibili.
Permette anche a un utente con competenze limitate di creare un modello dati, di elaborarlo e creare report. Con Power pivot si possono fare cose veramente impressionanti e ne parleremo in un post dedicato. Se vuoi approfondire l’argomento ti invito a dare un’occhiata qui, qui e qui.
Sono tutti qui gli strumenti di Excel per elaborare i dati?
Naturalmente c’è altro, ma stiamo parlando di plugin da installare in Excel. Qui trovi una lista interessante dei componenti aggiuntivi più utili e noti, ma se conosci bene gli strumenti sopra elencati, difficilmente avrai bisogno di altro.
Voglio sottolineare che finora abbiamo parlato principalmente degli strumenti di Excel per elaborare i dati, ma il foglio elettronico ha molti altri strumenti, in dotazione o installabili. E sono certo che tu li conosca quasi tutti e ne usi buona parte, per esempio, Consolida e Convalida, le macro e il Vba editor. Di questi e del loro utilizzo professionale parleremo in post futuri.
Se hai domande o consigli ti invito caldamente a lasciare un commento o a scrivermi. Grazie.
A presto ;D
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