Qual è diventato oggi il ruolo di Excel in azienda? Cosa sono gli strumenti di Business Intelligence? Che rapporto c’è tra i due?
Oggi ci soffermiamo un attimo sul ruolo del foglio elettronico e sulle sue prospettive future. Excel è ancora lo strumento flessibile, utile ed indispensabile per il lavoro? E’ in declino? Quali sono gli strumenti del futuro?
Business Intelligence è un termine utilizzato per riferirsi a un insieme di strumenti informatici e metodologie per l’estrazione e l’analisi dei dati e la loro presentazione in modo utile ai processi decisionali di un’azienda. Mentre i sistemi gestionali (Erp) si occupano di raccogliere i dati sui server, elaborarli, fornirli e supportare tutte le attività aziendali (e molto altro ancora), i sistemi di Business Intelligence hanno lo scopo di estrarre dai dati raccolti le informazioni utili alla gestione dell’azienda, per aiutare a prendere le decisioni e risolvere i problemi.
Gli strumenti di Business Intelligence sono programmi che producono report?
Sì, semplificando possiamo descriverli come programmi che elaborano dati per produrre report, ma i sistemi di Business Intelligence vanno ben oltre gli strumenti di reportistica integrati nei gestionali. Sono veloci e facili da usare, presentano i dati in modo che siano facili da interpretare, sono affidabili e sicuri, permettono analisi storiche e mostrano trend ed anomalie, sono strumenti interattivi che permettono la visualizzazione dei dettagli, possono presentare i dati per processi e su scale diverse, possono simulare scenari e confrontarli con i dati reali e, soprattutto, possono essere usati senza aver bisogno di specialisti.
Interessante, ma aldilà della teoria cosa possiamo fare con gli strumenti di BI?
Gli strumenti di Business Intelligence sono potenti e molto utili per le aziende, soprattutto per quelle medio-grandi con sistemi e processi complessi ed estesi, che producono quantità enormi di dati. Uno degli aspetti critici per le aziende è quella del controllo di gestione e dei processi, fondamentale per misurare le prestazioni, valutare gli andamenti e rilevare gli imprevisti con lo scopo di poter agire tempestivamente ed efficacemente. Gli strumenti di Business Intelligence fanno questo: permettono alla dirigenza aziendale di essere informata in modo preciso e quindi di prendere decisioni efficaci.
Il controllo richiede l’elaborazione/analisi dei dati e l’interpretazione delle informazioni. Prima, se non erano utilizzati strumenti specifici, e di solito costosi, integrati e rigidi, era il foglio elettronico lo strumento più utilizzato. E lo è ancora se consideriamo tutti i tipi di azienda.
Come sono fatti gli strumenti di BI?
Se lavori in una grande azienda sai già di cosa parlo, ma anche in caso contrario è molto probabile che tu abbia già avuto esperienza di strumenti di Business Intelligence, per esempio usando l’home banking dal tuo pc per analizzare e visualizzare i tuoi dati economici e finanziari, o gli strumenti di alcune aziende di fornitura di servizi.
Questo post non è dedicati alla BI, ma al rapporto tra questa ed Excel e sul futuro di quest’ultimo. Se vuoi approfondire l’argomento Business Intelligence, qui puoi trovare la pagina di Wikipedia dedicata alla Business Intelligence, qui la pagina di Wikipedia dedicata agli strumenti con un bell’elenco di strumenti, open e proprietari. E’ un buon punto di partenza, ma con una semplice ricerca sul tuo motore di ricerca ti si aprirà un mondo per molti aspetti affascinante.
Attenzione non tutti gli strumenti sono uguali, per esempio i grandi produttori di gestionali hanno già sviluppato moduli per i loro Erp, così i grandi produttori di software, per esempio dai un’occhiata a Power BI della microsoft, ma ci sono decine di altri prodotti con caratteristiche molto diverse. Se devi scegliere, prima studiali e provali. Ora torniamo all’argomento principale.
Quale rapporto lega Excel agli strumenti di BI?
Gli strumenti di Business Intelligence sono la naturale evoluzione dei fogli elettronici. Excel faceva e fa tutto quello che fanno i primi, ma richiede tempo e un esperto. Il bisogno della dirigenza aziendale di avere informazioni affidabili, precise, facilmente e velocemente disponibili ha portato allo sviluppo di questi nuovi strumenti, mirati e potenti.
Quindi gli strumenti di BI hanno sostituito i fogli elettronici?
In parte, li stanno sostituendo e li sostituiranno. Excel ha perso il suo ruolo di primo strumento d’analisi.
Arriviamo alla domanda che mi ha portato a scrivere questo post:
ha ancora senso spendere tempo per imparare a usare Excel?
Vediamolo insieme. In primo luogo gli strumenti di Business Intelligence richiedono sistemi gestionali evoluti, hardware all’altezza, la raccolta di grandi quantità di dati. Inoltre sono costosi, sia per i prerequisiti appena citati, sia perché sono strumenti più complessi e strutturati che richiedono un grande impegno dei produttori per lo sviluppo. Non costano le poche centinaia di euro del pacchetto office. Quindi non sono accessibili a tutti, ma alle aziende in grado di pagarli e utilizzarli, per ora grandi aziende o le più evolute tra le medie.
In secondo luogo non tutti gli strumenti di BI sono uguali, ci sono strumenti veramente notevoli ed evoluti e ci sono strumenti limitati. E’ comunque facile prevedere che in tempi relativamente brevi questi limiti si ridurranno grazie all’evoluzione tecnologica e all’ampliamento del mercato, e di conseguenza assisteremo a una riduzione dei costi di accesso e di impiego.
D’altra parte, versioni dopo versione, Excel propone nuovi e più evoluti strumenti di raccolta dati, analisi e reportistica, che possono essere considerati dei veri e propri strumenti di Business Intelligence. Immagino tu già li conosca, ma citiamoli velocemente.
Con i nuovi strumenti di Excel ora è possibile:
1. connettersi facilmente a tutte le fonti dati interne ed esterne
2. e combinarle insieme tramite Power query
3. ordinare e organizzare facilmente i dati con l’aiuto di funzioni
4. e strumenti di supporto che ti aiutano nel lavoro con i dati e nell’analisi, come Power pivot
5. realizzare report interattivi evoluti con Power view e Power Map, con cui esplorare, visualizzare e presentare i dati,
6. creare e utilizzare facilmente indicatori di prestazione (Kpi) nei report
E altro ancora. Quindi con poche centinaia di euro abbiamo sul nostro pc uno strumento potente e flessibile che può offrire molto di più di quello che offriva 7-8 anni fa. Se vuoi approfondire l’argomento dei nuovi strumenti in Excel, puoi dare un’occhiata al sito Microsoft, per esempio qui o qui. O puoi seguire questo blog e leggere i post dedicati che pubblicherò nei prossimi mesi. ;D
Questa evoluzione è sufficiente a far competere Excel con gli strumenti di BI?
Dipende. Non per i ruoli e gli utilizzi per cui sono pensati gli strumenti di BI. Bisogna decidere sul budget? Su un aumento dei prezzi? Sugli interventi di ottimizzazione della produzione? Se l’azienda ha i requisiti e non ha problemi sui costi, benvenga la BI, è lo strumento migliore.
Invece se non si è in ambito aziendale, o se non si hanno i requisiti, se non si possono affrontare i costi, oppure se abbiamo bisogno di lavorare al di fuori degli ambiti di lavoro degli strumenti del BI, ricerca, produzione, studi, per cui abbiamo bisogno di flessibilità, per esempio di poter intervenire sui dati o sull’analisi, allora Excel fa al caso nostro.
Lo stesso vale se dobbiamo lavorare in via preliminare o esplorativa, oppure in assenza di altri strumenti, come un gestionale evoluto, per esempio per supportare attività di controllo dei processi per la produzione o il controllo qualità.
Quindi quale sarà il futuro del foglio elettronico?
Penso che Excel manterrà il suo ruolo di profilo medio-basso, come per esempio a casa, scuola/università o nelle piccole aziende, inoltre manterrà i suoi ruoli di strumento di supporto/sostituto in mancanza di altri tipi di strumenti, infine per quanto riguarda l’analisi dei dati e la reportistica manterrà il suo ruolo nelle aziende medio-piccole, anche grazie ai nuovi strumenti integrati o installabili, e continuerà a giocarsela come strumento di supporto nelle aziende medio-grandi finché non si presenteranno innovazioni o nuove generazioni di strumenti ancora più evoluti.
Se vuoi approfondire l’argomento degli strumenti per la business intelligence ti invito a leggere questo post.
Alla prossima ;D
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