Oggi parliamo nuovamente della creazione condivisa in Excel. È possibile lavorare in gruppo sullo stesso file Excel? Sì, Microsoft lo permette attraverso la creazione condivisa. Vediamo insieme in cosa consiste e come usarla.
Lavorare in gruppo sullo stesso file Excel
Uno dei limiti classici di Excel è l’impossibilità di usare lo stesso file allo stesso tempo in più utenti, per poterlo modificare in più di uno alla volta. Se il file è aperto da un altro utente, se si tenta di aprirlo compare il messaggio che ci comunica che il file viene aperto in sola lettura in quando già in uso.
Da qualche anno è possibile invece lavorare a 4 o più mani sulla stessa cartella di lavoro di Excel, che può essere aperta e modificata da più persone su dispositivi diversi. Questa funzione è chiamata “creazione condivisa” ed è permessa solo ad alcune versioni di Excel e limitata all’uso di servizi Microsoft.
Quando si lavora in modalità condivisa, le modifiche apportate da ognuno vengono trasmesse e visualizzate in pochi secondi, viene mostrato chi le ha realizzate e quando.
Quali sono i requisiti necessari per poter usare la creazione condivisa?
Innanzi tutto è necessario un abbonamento a Microsoft 365. Hai capito bene, le altre versioni più recenti, come la 2019 o 2016 possono condividere i file, ma non permettono di lavorarci a più mani. Aggiungo che è opportuno avere una versione aggiornata di Excel 365 e che è necessario accedere a Excel con l’account associato all’abbonamento del 365.
E’ possibile lavorare sul file in modalità di creazione condivisa usando Excel Online, la versione del foglio di calcolo utilizzabile tramite il browser. In questo caso se non ne disponi c’è bisogno di registrarsi sul sito Microsoft.
Un altro strumento necessario è disporre di un profilo Onedrive, il servizio on cloud di Microsoft, dove dovrà essere trasferito copia del file su cui vogliamo lavorare a più mani. One drive è compreso nell’abbonamento di office 365.
Inoltre è necessario usare le cartelle di lavoro di Excel di formato xlsx, xlsm o xlsb. Gli altri formati non permettono la creazione condivisa.
Infine è fondamentale al momento della condivisione, impostare le autorizzazioni di chi dovrà lavorare nel foglio affinché possa modificare i documenti e non solo visualizzarli.
Un’ultima nota: per funzionare correttamente in Excel 365 su pc, la creazione condivisa richiede che sia attivo il “Salvataggio automatico”. Il comando del salvataggio automatico lo trovi nella barra di accesso rapido in alto a sinistra. Con il salvataggio del file su Onedrive l’impostazione viene attivata, ma non deve disattivata altrimenti le modifiche non verranno salvate mentre lavoriamo e non verranno aggiornate in pochi secondi a chi sta collaborando con noi.
Come si accede alla creazione condivisa?
È necessario eseguire i passaggi seguenti:
1) Carica la cartella excel su Onedrive
Se hai Excel 365, hai anche un profilo Onedrive attivato e il tuo profilo Excel dovrebbe essere già collegato, quindi non devi fare altro che salvare il file su Onedrive direttamente da Excel. Se clicchi su “File” e poi “Salva con Nome” tra le opzioni trovi la possibilità di salvare su Onedrive.
In realtà se clicchi direttamente sul pulsante “Condividi” in alto a destra, se il file aperto è salvato sul pc, Excel non ti mostrerà subito la finestra che ti permette di impostare la condivisione, ma il comando per “caricare” la cartella su Onedrive.
Naturalmente scegli il modo che preferisci, ma ti invito a gestire con cura i tuoi file e le tue cartelle su OneDrive in modo da sapere sempre dove trovare i tuoi documenti.
Per la creazione condivisa puoi usare Onedrive, Onedrive Business o Sharepoint Online, non siti Sharepoint in locale. Ti ricordo che puoi accedere a Onedrive tramite browser accedendo alla tua area personale sul sito microsoft e da qui puoi aprire i tuoi file tramite Excel Online, la versione del foglio di calcolo che si apre nel browser. Le versioni che attualmente supportano la creazione condivisa sono Excel Mobile, Excel Online ed Excel 365.
2) Condividere il file
Una volta caricato il file su Onedrive, clicca sul pulsante “Condividi” nell’angolo in alto a destra della finestra di Excel. Si aprirà la finestra con cui potrai condividere il collegamento al file. Non devi fare altro che inserire gli indirizzi email delle persone con cui vuoi condividere il file uno alla volta, o tutti insieme separando gli indirizzi con un punto e virgola (;). Puoi inserire un messaggio di spiegazioni che il o i destinatari riceveranno nella mail con il link per accedere al file.
Tramite la stessa finestra puoi impostare le modalità di accesso, consiglio fin da subito di limitare l’accesso solo alle persone specificate da te, e i permessi di modifica necessari per la creazione condivisa (per impostazione predefinita, tutti i destinatari potranno modificare la cartella) ed eventualmente inserire una scadenza della condivisione. Inoltre è possibile inviare copia della cartella o pdf o creare collegamento che possiamo inviare in altro modo.
Una volta inserite mail, messaggio e impostazioni premi Invio. I destinatari riceveranno una mail con un invito ad aprire il file. Possono usare il collegamento mostrato come un pulsante “Apri” per aprire la cartella di lavoro in Excel Online tramite browser.
In alternativa, se hanno un abbonamento alla versione 365 e se vogliono usare Excel installato nel proprio pc per la creazione condivisa, possono usare il comando “Modifica nell’app desktop” o più semplicemente cliccare su File, andare nella scheda “Apri” e selezionare l’opzione “Condivisi con me” per vedere e poter accedere ai file che sono stati condivisi.
Come funziona la creazione condivisa?
Quando il file viene aperto dagli altri utenti, vengono visualizzate in alto a destra le icone dei collaboratori che partecipano alla creazione condivisa. Ogni partecipante può modificare i contenuti del file e aggiungere pagine, valori e oggetti. Via via che le modifiche vengono realizzate, queste vengono condivise con gli altri partecipanti che ne vedranno i risultati.
Ogni modifica alla cartella Excel viene registrata e ognuno può vedere chi ha fatto cosa tramite l’uso di bordi colorati dello stesso colore dell’icona dell’autore. Cliccando sull’icona è possibile vedere dove sta lavorando ognuno e è anche possibile interagire tramite chat. Selezionando celle e oggetti è possibile vedere se sono state modificate e da chi.
E se più persone lavorano sulla stessa cosa, o inseriscono un dato nella stessa cella?
Cosa accade quando due persone modificano lo stesso elemento?
Ebbene rimane di solito l’ultimo valore salvato tramite il salvataggio automatico o l’esecuzione del comando “salva”. Per questo quando si lavora a 4 o più mani è importante organizzarsi, lavorare su fogli, aree o oggetti diversi, e interagire costantemente se si lavora sullo stesso oggetto. In tal caso la chat può essere un discreto strumento, ma personalmente consiglio di aprire una o più videoconferenze per poter coordinarsi in tempo reale.
Una buona pratica è quella di segnalare direttamente nei fogli le aree di competenza o di inviare anticipatamente a tutti uno schema di lavoro.
È importante tenere presente che se per qualche motivo andiamo offline, esempio per problemi di connessione, le modifiche apportate mentre il computer è offline non saranno aggiunte e condivise finché il pc non sarà di nuovo online.
È possibile tornare indietro a una versione precedente?
Certo, tutte le modifiche realizzate vengono registrate ed è possibile tornare indietro a una precedente versione del file. Per farlo non devi cliccare su File, poi su Informazioni e infine su “Cronologia versioni” per accedere all’elenco delle versioni registrate. Qui puoi tornare a una versione precedente selezionandola dall’elenco per poi cliccare sul comando “Apri versione”.
Naturalmente se vuoi ripristinare una versione precedente, è opportuno attendere che tutti i colleghi non siano più in modalità condivisa.
Incontri difficoltà ad accedere alla creazione condivisa?
Se hai problemi a impostare o accedere alla creazione condivisa, o se entri in modalità condivisa, ma non trovi le funzionalità sopra descritte, nel 90% dei casi manca uno o più dei requisiti.
Quindi in primo luogo devi verificare se uno o più del gruppo hanno i requisiti:
- un abbonamento a Microsoft 365 se vuoi lavorare sul tuo pc o portatile, o un profilo Microsoft se vuoi lavorare sul file tramite Excel Online,
- se lavori sul pc, verifica di avere aggiornato Excel,
- accedere con l’account microsoft collegato,
- aver trasferito copia del file su cui vogliamo lavorare a più mani su Onedrive (personale o business o sharepoint),
- che la cartella Excel sia in formato xlsx, xlsm o xlsb,
- aver impostato le autorizzazioni di chi dovrà lavorare nel foglio affinché possa modificare i documenti e non solo visualizzarli,
- aver attivato il “Salvataggio automatico”.
Le eventuali finestre di errore che possono comparire possono darti indicazioni sul problema e su come risolverlo. In caso di difficoltà ti invito a fare una ricerca tramite il tuo motore di ricerca preferito o direttamente sul sito Microsoft, inserendo come parole quelle della finestra di errore o una descrizione sintetica del problema.
Alcuni esempi di problemi
Se compare un errore di file bloccato
Questo errore può avere diverse cause, la più frequente è che almeno uno del gruppo di lavoro ha aperto il file con una versione di Excel che non supporta la creazione condivisa. È sufficiente una sola persona perchè tutti gli altri non possano accedere.
Se l’errore continua a presentarsi, verificare la presenza degli altri requisiti per tutti i partecipanti, poi fare una verifica di gruppo per individuare se il problema è causato da un partecipante preciso. Se ancora non viene risolto, consultare il sito microsoft.
Se compaiono i messaggi “Aggiornamento consigliato” e/o “Caricamento non riuscito”
Questo può essere causato da una caratteristica di Excel non ancora pienamente supportata che blocca il processo di creazione condivisa. Tipicamente accade usando Excel 365, mentre con Excel Online non accade.
Per risolvere il problema è necessario analizzare le modifiche introdotte, gli oggetti installati nelle pagine per individuare quella che provoca il problema.
Se non si riesce a individuare, chiudere il file senza salvare le modifiche, per poi riaprire il file e rieseguire di nuovo le modifiche. Se vuoi conservare copia delle modifiche prima di chiudere, puoi salvare una copia con un diverso nome.
Se non vedi le selezioni o le modifiche degli altri utenti
Come abbiamo visto, è possibile visualizzare la selezione di altri utenti, evidenziate con colori diversi. Se questo non accade è dovuto all’assenza dei requisiti sopra citati, di solito non è stato attivato il salvataggio automatico. Se dopo aver attivato la funzione e qualche secondo, non compare la selezione, verifica tutti i requisiti. Excel Mobile ad oggi non supporta questa funzionalità.
Verifiche aggiuntive
In generale ricorda che puoi sempre usare Excel Online tramite browser e che questo è di solito il più compatibile con la creazione condivisa.
Inoltre a seconda della connessione internet e del carico di server e rete possono essere necessari diversi secondi o minuti per attivare pienamente le funzionalità della creazione condivisa.
Se il problema non viene risolto, prova queste verifiche:
- verifica che Onedrive funzioni correttamente e non sia in pausa. Verifica se è attivata l’opzione “Usa le applicazioni di Office per sincronizzare i file di Office”.
- che gli utenti abbiano attivato il salvataggio automatico.
- verificare che il file non sia di sola lettura.
- verifica se nella scheda “Informazioni” di “File” sono segnalati problemi.
Se ancora non risolvi il problema cerca una soluzione sul sito Microsoft o tramite il motore di ricerca.
Perché dovresti usare la creazione condivisa?
Poter collaborare in coppia o in squadra sullo stesso file può sembrare un vantaggio secondario, ma in realtà comporta notevoli risparmi di tempo, maggior efficacia ed efficienza, poter usare Excel per organizzare e pianificare progetti e attività di gruppo. Significa poter lavorare insieme nonostante la distanza risparmiando e riducendo i tempi di realizzazione.
In molti mi fanno notare che nella maggior parte dei casi un foglio excel è realizzato da una sola persona anche se viene consultato da altri, che non capita mai di doverlo fare in coppia o gruppo.
Eppure in molti casi gli utenti chiedono modifiche per esempio al report che è stato fornito, modifiche che devono essere concordate e questo può essere fatto in modo efficiente con la creazione condivisa. Oppure la creazione condivisa può essere usata da un utente per farsi aiutare da uno più esperto nella realizzazione del suo strumento. Oppure può essere usata in video conferenza per discutere dei contenuti di un foglio e intervenire direttamente aggiungendo modifiche o note, classicamente per inserire previsioni, o per dare direttive e indicazioni.
La creazione condivisa è uno dei vantaggi che rendono molto appetibile Excel 365 in alternativa alle versioni precedenti.
Conclusioni
La creazione condivisa è la possibilità di poter lavorare in coppia o in gruppo sullo stesso file Excel in modo più efficace ed efficiente.
Come abbiamo visto richiede una serie di requisiti, in primo luogo l’uso dei servizi on cloud microsoft tramite i quali è possibile vedere in pochi secondi i risultati del lavoro degli altri.
È possibile usarla tramite Excel Online ed Excel 365, ma il vero ostacolo all’uso di questa funzionalità è iniziare ad utilizzarla. Una volta che inizi non smetterai di farlo, sia che usai la creazione condivisa per farti aiutare, sia come lavagna del tuo gruppo, sia per costruire insieme uno strumento adeguato ai bisogni di tutti.
Se hai Excel 365 prova a usarla e scopri il modo più congeniale per te per trarne vantaggio. Buono studio.
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