Come possiamo condividere Excel? Il foglio di calcolo oggi offre notevoli possibilità per condividere risultati e fogli Excel, da quelle classiche come l’invio via mail, alla condivisione on cloud, alla “creazione condivisa” gestibile da dentro Excel 365 o Excel online. Possiamo perfino lavorare in squadra in tempo reale sugli stessi fogli. Vediamo come.
Cosa significa condividere
Nel lontano passato condividere il lavoro svolto su Excel significava stampare tabelle e grafici per inserirli nel report che dovevi presentare. Negli ultimi 20 anni condividere i risultati ha assunto significati via via diversi a seconda dell’evoluzione tecnologica.
Dalla stampa all’esportazione di grafici e tabelle in altri programmi, dal salvataggio dei file in cartelle condivise attraverso la rete aziendale, all’invio via mail di fogli e report. Poi sono arrivati i pdf, memorie sempre più comode da usare (es: chiavi usb) e il cloud, spazio in rete in cui caricare e condividere documenti. Fino ad arrivare ai servizi web e ai programmi utilizzabili tramite browser, anche Excel stesso.
Ma oggi cosa significa condividere?
La condivisione è una componente del lavoro che svogliamo in Excel, nella maggior parte dei casi come una delle ultime attività che realizziamo sul foglio di lavoro, con lo scopo di condividere i risultati ottenuti. Ma è condivisione anche dare la possibilità data ad altri di poter consultare il foglio stesso per approfondire le premesse e l’elaborazione dei dati dietro ai risultati ottenuti. Ed è condivisione anche la possibilità di poter visualizzare e lavorare insieme ad altri sul foglio Excel, per esempio per revisionarlo, verificarlo, o perfino crearne uno insieme.
Quindi dobbiamo distinguere i diversi scopi della condivisione. In particolare tra il bisogno di condividere:
- i risultati del lavoro
quindi una parte del foglio, una pagina, uno o più grafici o tabelle, anche trasferiti in documenti di formato diverso (pdf, word, ppt);
- l’intero foglio di lavoro
per mostrare agli altri come sono stati elaborati i dati e quindi ottenuti i risultati, dando anche la possibilità di modificarlo;
- condividere i contenuti e le attività lavorative
per dare la possibilità a più persone di aggiungere o modificare i contenuti del foglio, di lavorarci usando i servizi messi a disposizione dalla microsoft, anche in tempo reale o quasi.
I diversi modi per condividere
A seconda delle versioni di Excel che usiamo, del sistema operativo, della possibilità di connettersi e delle nostre esigenze, oggi condividere consiste in pratica in:
- salvare copia del file Excel in una cartella della rete aziendale,
- salvare copia del foglio in una cartella condivisa on cloud da cui chi ha i permessi potrà scaricarne una copia o modificarla direttamente,
- condividere copia del file Excel usando i servizi microsoft come Sharepoint, Microsoft Teams e Onedrive,
- condividere il foglio direttamente da Excel, usando la Creazione condivisa,
- salvare copia su un supporto trasportabile come una chiave usb che consegneremo al destinatario,
- inviare copia del file via mail,
- creare il pdf di una o più pagine del foglio o del report su word per condividerlo in uno dei modi già visti,
- esportare grafici e tabelle del file Excel in programmi diversi (es: word) per la preparazione di documenti che saranno condivisi in uno dei modi visti finora,
- stampare le pagine del foglio Excel o parti di esse.
Lo sviluppo della rete, dei dispositivi mobili e della tecnologia relativa al software ha spinto l’evoluzione della condivisione dei contenuti e del lavoro in team a livelli sempre nuovi e performanti.
Per accedere ai nuovi strumenti e servizi e alle loro evoluzioni è necessario però disporre delle ultime versioni di Office, preferibilmente della 365, di una connessione a internet, di un account microsoft e di un browser.
Come condividere Excel
Vediamo la carrellata delle modalità di condivisione, le loro caratteristiche, i pro e i contro:
Condividere il file nella cartella della rete aziendale
Uno dei primi modi per condividere documenti in azienda, dopo la diffusione delle reti, è stata usare la rete e i servizi correlati. Di solito in azienda ogni utente ha credenziali, spazio personale e la possibilità di usufruire di piattaforme di condivisione e comunicazione.
Una soluzione classica di condivisione è quella di salvare copia del foglio di lavoro in una cartella dedicata nel proprio spazio personale e modificarne i permessi per permettere la consultazione o la modifica dei documenti in essa contenuti. Questo dovrebbe essere possibile in modi più o meno semplici a seconda del software, delle piattaforme installate e delle politiche aziendali in materia di sicurezza, gestione dei dati e servizi.
Come farlo dovrebbe essere descritto nel manuale d’uso in tuo possesso, in caso contrario ti invito a chiedere informazioni all’ufficio It della tua azienda, al tuo responsabile o al tuo consulente.
Questa soluzione offre la possibilità di mostrare i risultati del lavoro, di condividere l’intero foglio, come la possibilità di lavorare a più mani sul documento, ma in differita (uno alla volta), senza il supporto di servizi specifici di condivisione.
Trasferire copia del file su supporti fisici
Un vecchio modo per condividere interi fogli di lavoro o documenti in altri formati è quello di usare supporti come le memorie Usb. Quando le reti e internet non permettevano il trasferimento di file e documenti in modo semplice, questa era una soluzione relativamente efficace per condividere fogli con un collega a portata di mano.
Nella realtà questo metodo di condivisione può comportare diverse complicazioni, per esempio a livello di sicurezza, in quanto comporta il rischio di diffusione e proliferazione di virus o malware, come di conservazione e di efficienza. Non a caso spesso le aziende limitano l’utilizzo di supporti di questo tipo.
L’uso di memorie come strumenti di condivisione è di fatto caduto in disuso dall’introduzione di servizi internet e di piattaforme di condivisione decisamente più efficienti.
Condividere i documenti in una cartella del tuo spazio on cloud
La comparsa in internet di servizi di noleggio di spazi di memorizzazione “on cloud” ha cambiato radicalmente il concetto di condivisione. La possibilità di salvare file in una cartella su un hard–disk di un server in qualche luogo remoto del mondo, per poi accedervi da qualunque dispositivo connesso al web, ha rivoluzionato molti aspetti del lavoro aziendale e professionale. Soprattutto come accesso e condivisione dei documenti.
Ora abbiamo la possibilità di salvare on cloud copia dei nostri fogli in una cartella nel web e di condividerla assegnando i permessi a persone specifiche che potranno scaricarne una copia o modificarla direttamente. Ma questo vale per qualunque documento e file.
La condivisione di questo tipo direi è una delle più utilizzate oggi, ma senza il supporto di servizi specifici, permette la condivisione alternata (uno alla volta) del foglio excel e la necessità di gestire le revisioni. Consiglio di usarla in assenza di modi più efficaci di condivisione.
Tra le centinaia di servizi gratuiti o a pagamento che offrono “spazio” su internet, i più famosi sono Dropbox, OneDrive di microsoft, AmazonDrive di amazon, GoogleDrive di google, Mediafire, Box e Mega. Non sono uguali e ce ne sono molti altri, anche pensati per aziende e professionisti, quindi se non usi già un servizio di questo tipo ti invito a farlo e a sceglierlo con attenzione.
Stampa
La stampa è un metodo di condivisione storico, ma nonostante le reti, i servizi web, gli strumenti mobile e le piattaforme di condivisione ne abbia decretato il declino irreversibile, rimane ancora un’opzione rilevante in molte situazioni aziendali.
Sull’argomento ti invito a leggere la “guida alla stampa su Excel” che trovi in questa pagina. In sostanza la stampa diretta dei fogli Excel richiede la preparazione delle pagine non solo come impostazione di margini, intestazioni, eccetera, ma soprattutto come disposizione degli oggetti nella pagina da stampare.
Tutto deve essere pensato per produrre non una pagina stampata, ma la miglior soluzione possibile per comunicare informazioni al destinatario della stampa. Quindi prima si preparano le pagine, poi si passa alla finestra di anteprima per impostare e lanciare la stampa (premi Ctrl+P o Ctrl+Maius+F12).
Esportare grafici e tabelle di Excel in programmi diversi
La condivisione dei risultati del nostro lavoro su Excel in realtà spesso passa attraverso altri programmi della suite Office, per esempio word per la produzione di report, o powerpoint per la preparazione delle slide delle nostre presentazioni.
Excel è un foglio di calcolo, uno strumento con cui elaboriamo i dati, non uno strumento per realizzare report o presentazioni, quindi spesso i risultati delle attività che svolgiamo su Excel vengono esportati e integrati in documenti più complessi concepiti per comunicarli in modo più efficiente.
Tabelle e grafici di Excel sono facilmente trasferibili negli altri applicativi Office con un semplice copia e incolla, ma laddove è necessario è possibile anche integrare un intero foglio dentro un documento usando i comandi predisposti negli applicativi di destinazione.
A proposito della produzione di report ti invito a leggere il post “Come fare report con Excel”.
Salvare come pdf
La comparsa di un formato leggibile su qualunque supporto ha rivoluzionato il mondo della condivisione e, ancora oggi, dopo un ventennio, il formato Pdf è tra le soluzioni più usate per condividere documenti non modificabili ed è il formato più usato degli allegati alle mail.
Dalla versione 2007 Microsoft ha integrato il formato nella suite Office e anche in Excel, dando la possibilità di salvare una o più pagine in un file Pdf.
Oggi come ieri l’uso del pdf in Excel è poco utilizzato, soprattutto per le difficoltà relative alla preparazione delle pagine del foglio da trasformare in Pdf. Come nel caso della stampa lo scopo è quello di realizzare un documento che comunichi precise informazioni al destinatario.
D’altra parte il pdf è il formato di condivisione più usato a livello aziendale per i documenti prodotti tramite wordprocessor come Word, quindi di solito i risultati del lavoro su Excel vengono trasferiti in Word, per esempio per la preparazione di report, per poi salvare il documento in pdf e spedirlo ai destinatari tramite email o altri canali di condivisione.
Per approfondire l’argomento “Report” ti invito a leggere il post “Come fare report con Excel”.
Personalmente trovo utile l’uso del pdf con Excel per la condivisione veloce di risultati specifici, per esempio la creazione di report riassuntivi preparati nelle pagine del foglio di calcolo. Grazie a un poco di esperienza nella preparazione del foglio e nell’impostazione del pdf è possibile condividere i risultati del lavoro su Excel in pochi secondi, per esempio salvandoli in cartelle condivise o inviandole via mail a gruppi predefiniti.
Condividere Excel via mail
Inviare documenti o interi fogli Excel via mail è un classico strumento di condivisione diffuso e tuttora largamente usato grazie all’importanza delle mail nelle nostre attività lavorative e al conseguente uso giornaliero e costante del programma di posta.
Questa modalità di condivisione ha però problemi di sicurezza e limitazioni nella grandezza dei file allegati da inviare. Se i documenti sono più grandi dei limiti di invio o di ricezione dei servizi di gestione della posta, allora non verranno inviati o non verranno ricevuti.
Con il vecchio formato xls di Excel, se si lavorava su grandi quantità di dati, la grandezza del foglio diventava considerevole molto in fretta, rendendo i fogli non inviabili via posta elettronica. Questo problema spingeva alla condivisione dei soli risultati, o più recentemente all’uso di servizi alternativi all’email (vedi più in basso).
Anche oggi ci sono limiti sulle dimensioni gestite dai servizi di posta, ma sono più ampi e con i nuovi formati è più difficile superarli. Da sottolineare comunque che anche i servizi online (es: sharepoint) pongono limiti di grandezza ai file condivisibili (es: 30 Mb).
Sotto l’aspetto pratico, l’invio dei file via mail è piuttosto semplice e riguarda l’uso del programma di posta specifico che utilizzi. In realtà Excel ha anche un comando apposito per allegare con un clic il foglio a una mail.
Un consiglio per ridurre le dimensioni degli allegati è quella di comprimerli prima dell’invio con il software dedicato del tuo sistema operativo o quello di terze parti (es:7zip). Se il file resta comunque troppo grande e hai effettivamente bisogno di inviarlo via mail puoi eseguire un intervento di manutenzione straordinaria, come spiegato in questa guida.
Servizi di invio di grandi file
Sono servizi che gestiscono temporaneamente file di grandi dimensioni che non possiamo inviare via mail o non possiamo gestire in modo diverso. Dopo una registrazione veloce e di solito gratuita, caricano online i file da consegnare fornendo un link da inviare via mail al destinatario, o che inviano direttamente agli indirizzi di posta che indichiamo. Il link ha una durata temporanea e permette al destinatario di scaricare direttamente il file sul proprio computer.
Sono strumenti semplici e in generale sono concepiti per conservare temporaneamente file veramente grandi, non fogli di qualche decina di megabytes. Alcuni tra i servizi di “consegna” più noti sono Wetransfer, Transfernow, Jumbomail, TransferXl, ma in realtà sono decine. Prima di usarli in ambito aziendale ti invito a valutare se sono in linea con la politica sulla sicurezza dei dati.
Condividere fogli Excel con i servizi Microsoft
Con l’abbonamento aziendale di Office 365 Microsoft offre una rosa di servizi online che copre buona parte delle esigenze aziendali, soprattutto nell’ambito della condivisione e della comunicazione. Abbiamo Onedrive, lo spazio “on Cloud” di microsoft già citato in precedenza, strumento fondamentale per gestire contenuti. Abbiamo Microsoft Teams, la piattaforma di comunicazione unificata, integrata con Skype, con cui si può messaggiare, chiamare, tenere riunioni, ma anche condividere contenuti e lavorare in team su file Word, Excel, PowerPoint, eccetera.
Poi c’è Sharepoint, il Csm pensato per le aziende, una piattaforma con cui è possibile creare siti aziendali interni e online, su cui è possibile lavorare in gruppo e condividere file in sicurezza. E molto altro. E infine c’è Exchange, il classico software microsoft pensato per la posta elettronica, per gestire messaggistica, calendari e rubriche.
Tutti questi permettono di condividere file Excel, in modo più o meno diretto e assistito, e alcuni permettono di lavorarci sopra in gruppo. Le modalità di utilizzo dei diversi software e dei servizi online e in particolare le modalità di condivisione sono piuttosto intuitivi. Offrono la miglior condivisione per i documenti della suite Office, ma sono prodotti destinati all’ambito aziendale.
Creazione condivisa
La creazione condivisa è l’ultima evoluzione della condivisione gestita direttamente da Excel. Presente in Excel 365, Excel per android, per iOS ed Excel Mobile, permette di condividere il foglio dall’interno di Excel usando i servizi online di microsoft. Il foglio può essere aperto e modificato da più persone che vedranno le modifiche degli altri in pochi secondi, visualizzate e identificate in modo chiaro.
Per utilizzare la creazione condivisa è sufficiente cliccare sul comando “Condividi” che trovi sulla barra multifunzione in alto a destra, oppure usare il comando omonimo che trovi nella pagina “File”. Si aprirà una finestra apposita con cui possiamo gestire:
- gli indirizzi email delle persone con cui vogliamo condividere il foglio, che possiamo prendere direttamente dalla nostra rubrica.
- le autorizzazioni, cioè se vogliamo permetterne la sola visione o la modifica,
- e anche digitare un messaggio per il team.
Gli indirizzi email indicati riceveranno una mail con il link per aprire il file Excel condiviso. Nel caso gli utenti non abbiano Excel sul dispositivo che stanno usando, o se non è l’ultima versione, allora il foglio sarà aperto in Excel Online nel browser.
Naturalmente per essere condiviso il file deve essere caricato su Onedrive o Sharepoint online, inoltre dovremo essere connessi al nostro account microsoft e potremo condividere solo file in formato xlsx, xlsm e xlsb, non altri formati, neppure xls.
Se gli utenti invitati vogliono visualizzare il file non in Excel online, ma in una versione installata possono aprire il foglio di calcolo e andare nella pagina Apri del menu File e selezionare Condivisi con me.
Come funziona la creazione condivisa
Quando il file viene aperto da più utenti si lavora in “modalità condivisa” e vengono visualizzati le persone del team nella parte superiore della finestra di Excel.
Le selezioni effettuate dagli altri utenti nelle pagine vengono visualizzate con colori diversi e gli inserimenti o le modifiche vengono identificate dal nome dell’autore in anteprima. Inoltre è possibile passare alla posizione nel foglio in cui sta lavorando un utente, cliccando sull’icona o le iniziali relative e poi sull’opzione “Vai a”.
È importante sottolineare che affinché la creazione condivisa funzioni correttamente è necessario che tutti i partecipanti utilizzino una versione di Excel che la supporta o in alternativa usi Excel online tramite browser. Se si cerca di usare una versione precedente, anche 2016 e 2019, la modalità collaborativa non funzionerà.
In caso di problemi consiglio di verificare che sia abilitata la “modifica” del file, se viene visualizzato il messaggio relativo in alto, e che tutti abbiano attivato il salvataggio automatico. Se i problemi persistono consiglio di verificare il funzionamento e le impostazioni di Onedrive e che il file non sia in sola lettura.
È anche importate ricordare che, se per qualche motivo un utente va offline, le modifiche che ha inserito nel foglio non saranno aggiunte al file vero e proprio finché non torna online.
Lavorare insieme con la creazione condivisa
Quando si lavora insieme è opportuno coordinarsi, pianificando in anticipo i compiti e le aree di intervento. Consiglio di farlo a inizio lavoro e di definire obiettivi precisi e, se possibile, di seguire un progetto predefinito.
È utile per esempio inserire una pagina con la lista delle attività da eseguire con il nome del relativo responsabile e un’altra pagina con il progetto o le sue specifiche essenziali.
Se due o più persone modificano lo stesso oggetto o le stesse proprietà viene conservata l’ultima modifica. Se necessario è possibile tornare alle versioni precedenti del file usando il comando “Visualizza e ripristina le versioni precedenti” che trovi nella pagina “File” scheda “Informazioni”.
Excel Online
Apriamo una parentesi su Excel Online, la versione del foglio di calcolo apribile e usabile attraverso il browser, su qualunque supporto senza bisogno di installare alcun software.
È possibile usarla gratuitamente se si dispone di un account utente Microsoft, di una connessione internet e naturalmente di un browser. È sufficiente connettersi al sito office da questa pagina.
Excel online ha quasi tutte le funzionalità e gli strumenti della versione desktop, può aprire e modificare i fogli di lavoro più piccoli di 30 mb, può crearne di nuovi, condividere il lavoro con altri utenti, salvarlo in Onedrive e riprenderlo da altri dispositivi. Per conoscere le differenze tra Excel Online e la versione desktop ti invito a consultare questa pagina e questa pagina.
Microsoft ha realizzato questa versione online di Excel e l’ha resa disponibile gratuitamente previa registrazione per rispondere alla pubblicazione di Google Sheet da parte di google. E il risultato è davvero notevole.
È possibile avere sempre a disposizione attraverso il browser il foglio di calcolo con quasi tutte le funzionalità. Dopo aver provato entrambi gli strumenti ritengo Excel il migliore sotto la maggior parte degli aspetti, soprattutto della dotazione di strumenti a disposizione. Non permette l’uso di macro e automatismi, ma non si può avere tutto.
Condividere la cartella di lavoro (obsoleto)
Prima dell’introduzione della modalità “Creazione condivisa” esisteva un’altra modalità di condivisione dei fogli Excel, “Cartella condivisa”, accessibile tramite appositi comandi della scheda Revisione.
Cliccando sul comando “Condividi cartella di lavoro” si richiamava la finestra “Condivisione file” con cui si consentiva la modifica del foglio da parte di più utenti e tramite la scheda “Avanzate” era possibile gestire aggiornamenti e modifiche.
Si poteva scegliere con chi condividere il foglio per lavorare insieme sul file e limitarne l’accesso ad altri con una password. Le modifiche inserite da ogni utente venivano visualizzate dagli altri dopo il salvataggio del documento ed era possibile gestire in modo preciso le revisioni apportate dagli utenti attraverso comandi appositi.
Con l’introduzione di “Creazione condivisa” questa modalità è diventata obsoleta. In effetti era piuttosto limitata nelle attività e negli strumenti, complessa nella gestione degli utenti e delle modifiche, mentre la nuova creazione condivisa è molto più semplice da usare, autonoma e automatizzata.
D’altra parte la vecchia modalità permetteva di lavorare in gruppo su un foglio Excel senza dover essere online, bastava posizionare il foglio in una cartella condivisa della rete aziendale.
Ripristino della cartella condivisa
Se si vuole usare la vecchia modalità di condivisione, è ancora possibile, anche se i comandi non compaiono più nella barra multifunzione. In realtà funzioni e comandi sono ancora presenti in Excel e possono essere ripristinati attraverso la finestra di personalizzazione della barra multifunzione, creando una scheda personalizzata o aggiungendoli alla barra veloce.
Basta cliccare con il pulsante destro del mouse sulla barra multifunzione per aprire il menu contestuale, poi cliccare su “Personalizza barra multifunzione” per accedere alla finestra “Opzioni di Excel” alla scheda “Personalizzazione barra funzione”.
Crea una nuova scheda con i pulsanti in basso a destra “Nuova scheda” e “Nuovo gruppo”. Per maggiori particolari ti invito a guardare il tutorial “Come si crea una scheda personalizzata della barra multifunzione”.
Poi dal menu in alto, sotto “Scegli comandi da”, imposta “Tutti i comandi” e dall’elenco scegli i comandi da aggiungere, almeno “Condividi cartella di lavoro”, “Proteggi e condividi cartella di lavoro”, Confronta e unisci cartelle di lavoro” e “Rileva modifiche”.
Personalmente ti sconsiglio di usare ancora questa modalità di condivisione, soprattutto per i suoi limiti e la minor efficienza.
Conclusioni
Abbiamo visto che Excel oggi offre notevoli possibilità di condivisioni, da quelle classiche come l’invio del foglio via mail, alla condivisione on cloud, alla Creazione condivisa da dentro Excel 365 o Excel online.
Come ripetuto la condivisione è un aspetto importante del nostro lavoro, sia su Excel che in generale, perché in realtà aziendali sarà il punto di partenza, la causa o la base del lavoro di qualcun altro o delle decisioni che verranno prese.
Ma la condivisione è importante anche perché il lavoro di squadra porta a risultati maggiori e migliori del lavoro delle singole persone, soprattutto quando è organizzato.
È importante non dimenticare che la condivisione non consiste negli strumenti tecnologici che usiamo per condividere documenti o informazioni, ma nel modo con cui prepariamo e svogliamo le attività correlate e conseguenti.
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