Come fare report con Excel

By | 15 Giu 2018

report con excelStasera parliamo di reportistica, cioè di come si fanno i report con Excel. Per cominciare parliamo delle basi teoriche e tecniche della reportistica, un’introduzione necessaria che ogni professionista deve conoscere.

Come si creano i report con Excel?

Un mito da sfatare immediatamente è che con Excel si fanno i report. Excel non è uno strumento per realizzare report, Excel è un foglio di calcolo, uno strumento con cui elaborare dati e costruire tabelle e grafici che utilizziamo nei nostri report.

Attenzione, non sto dicendo che non si possa fare, Excel è uno strumento così flessibile e potente che può essere utilizzato anche per realizzare report, con pazienza, abilità ed esperienza, ma non è uno strumento concepito per i report. Per esempio Excel non gestisce bene i testi, come un wordprocessor, né elementi grafici e immagini come Powerpoint.

Cos’è un report?

Un report, in italiano relazione, è uno strumento di comunicazione usato di solito in ambito professionale, aziendale, scientifico, politico ed economico, per trasmettere informazioni, di solito i risultati di attività, previsioni, analisi e altro ancora. L’obiettivo di un report è quindi comunicare informazioni in modo efficace ed efficiente.

La forma classica di un report è quella cartacea, presentata in una cartella o rilegata, ma oggi domina il digitale, quindi un report è di solito presentato nella forma di un documento pdf, per permetterne la lettura su qualunque supporto, o talvolta come documento word, più raramente in altri formati.

Come è fatto un report

Un report può assumere forme diverse a seconda dell’ambito, dello scopo e dell’informazione da comunicare. Per esempio, un report aziendale sull’andamento della produzione sarà diverso da un report sulla fattibilità o la conduzione di un progetto, da un report previsionale in ambito economico, da un report accademico su una ricerca scientifica, da un report che presenta i risultati di uno studio statistico, eccetera.

Volendo sintetizzare e limitarci alle basi comuni, un report di solito ha questa struttura minima:

  1. Introduzione dell’argomento o del lavoro svolto;
  2. Scopo del report;
  3. Corpo della relazione che descrive: il lavoro svolto, strumenti, metodi, persone coinvolte, riferimenti tecnici, fonti, eccetera.
  4. Risultati delle attività;
  5. Conclusioni

Una struttura più ampia ed esplicativa è la seguente:

  1. Copertina (eventuale) con titolo e indicazione degli autori

La copertina può essere utile in ambiti specifici o formali (es: istituzione pubblica o accademica) o solo per sottolineare l’importanza del lavoro svolto; il titolo deve essere chiaro e parlante, se non c’è una copertina è fondamentale riportare titolo in cima alla prima pagina del report; grafica e layout della copertina come dell’intera relazione sono un altro aspetto da curare con attenzione.

  1. (eventuale) Sintesi o abstract del report

sempre presente in certi tipi di report (es: scientifico), o spesso presente in report di grandezza rilevante per offrire al lettore fin da subito una sintesi del lavoro e delle sue conclusioni; deve essere breve, massimo una pagina, meglio poche centinaia di parole, deve essere strutturata e concisa e soprattutto comprensibile.

  1. Introduzione dell’argomento o del lavoro svolto

introduce il lavoro, gli scopi, le persone coinvolte e definisce il punto di vista da cui guardare e leggere il report; deve essere convincente, deve dare un punto di vista preciso del problema, del progetto, studio o lavoro.

  1. Scopo del report

descrive in breve lo scopo del lavoro e della relazione, in diversi casi viene inserito prima dell’introduzione; se l’introduzione definisce il punto di vista, lo scopo definisce l’obiettivo; è consigliato scrivere lo scopo in modo diretto, sintetico e comprensibile.

  1. (eventuale) metodo e strumenti utilizzati, fonti e riferimenti;

In molti ambiti è importante chiarire qual è stato il metodo di lavoro o di studio applicato e indicare quali sono stati gli strumenti utilizzati per la realizzazione delle attività, per il controllo e la rilevazione delle misure.

  1. Lavoro svolto, attività, tempi e fasi

È il corpo vero e proprio della relazione, ma anche la parte letta con meno attenzione; deve comunicare in modo sintetico, ma chiaro e particolareggiato i fatti e le informazioni relative alle attività e agli eventi al centro del report.

  1. Risultati

È la fase di presentazione dei risultati del lavoro, dell’analisi, dell’attività, del progetto, dello studio, eccetera, deve essere veritiero e preciso, è fondamentale che i risultati siano coerenti con quanto detto in precedenza; naturalmente è opportuno eliminare ogni fonte di dubbi e lacune, in quanto ridurranno la significatività del report e delle informazioni che contiene.

  1. Osservazioni, discussione e previsioni

Le osservazioni servono a evidenziare gli aspetti più importanti o quelli meno evidenti dei risultati ottenuti, per formulare interpretazioni o previsioni.

  1. Proposte (eventuale)

Laddove la relazione diventa fonte di miglioramento, cambiamenti, sviluppi e investimenti, questi non vengono considerati solo nelle osservazioni o citati nelle conclusioni, ma spesso confluiscono in un capitolo specifico, in cui vengono esposte le proposte di miglioramento o le richieste di modifica o prosecuzione delle attività.

  1. Conclusioni

È la parte più letta di un report, nelle conclusioni si riassume quello che è stato illustrato in precedenza, si sottolineano o enfatizzano i risultati più significativi e le osservazioni più importanti; tutto deve essere in linea con l’obiettivo definito prima della stesura del report e con il messaggio che si vuole trasmettere.

È necessario seguire questo schema quando realizzi un report?

No, ma essendo il report uno strumento di comunicazione, affinché sia efficace ed efficiente deve rispettare le regole della comunicazione e della natura umana. È quindi implicito che si inizi da un’introduzione e dalla dichiarazione dello scopo e si finisca con le conclusioni del discorso, poi quello che ci sta in mezzo, i canali che usi e il modo con cui lo fai puoi adattarli ai tuoi scopi. Anzi non solo puoi, ma devi.

Ricorda comunque che le novità richiedono più sforzo e impegno da parte tua, per esempio per comunicare al ricevente il frame, il modo con cui interpretare il messaggio, e da parte sua per apprenderlo.

Quanto è disposto il tuo interlocutore a impegnarsi per ricevere le informazioni che gli vuoi comunicare?

Quali sono gli strumenti per fare i report?

La verità? Usa il tuo elaboratore di testi preferito o il tuo programma per le presentazioni. Se lavori con Excel non devi andare lontano: Word e Powerpoint fanno egregiamente il loro lavoro e gestiscono testi e immagini molto bene. Non solo, importano facilmente grafici e tabelle da Excel e salvano senza problemi in formato pdf.

Ed Excel?

Il nostro foglio di calcolo preferito è eccezionale nell’elaborazione dei dati e nella realizzazione di tabelle e grafici, ma può secondo te gestire in modo semplice e performante pagine di testo e immagini?

Come si scrive un report?

In primo luogo devi essere consapevole che solo una minima parte dei lettori leggerà il tuo report con attenzione dall’inizio alla fine, la realtà è che più dell’80% dei lettori leggono con attenzione solo introduzione, scopo e conclusioni, anzi la maggior parte di essi leggono solo quelle parti, soprattutto se considerano “lunga” la relazione.

Ora, il metodo più veloce ed efficace per scrivere un report è questo:

  1. Prima di iniziare pensa e decidi quale vuoi che sia l’obiettivo, il risultato che vuoi ottenere;
  2. Scrivi una bozza delle conclusioni, prima stendi i punti importanti, poi articolali;
  3. Ora scrivi l’introduzione e lo scopo, prima una bozza, parti sempre da una lista di punti, poi sviluppali. Adesso hai l’inizio e la fine del report.
  4. Infine scrivi il resto, fai sempre una lista per ogni parte e poi sviluppala, non scrivere molto, ma scrivi bene solo quello che ti serve e fallo tenendo sempre a mente il risultato che vuoi ottenere.
  5. Rivedi la prima stesura dall’inizio alla fine, elimina il superfluo, le zone grigie, le lacune, tutto quello che non serve e può nuocere al raggiungimento dell’obiettivo.
  6. Ora fai leggere la relazione a una persona fidata, non coinvolta direttamente con il report e farglielo editare. Considera con attenzione tutto quello che ti dirà o scriverà e revisiona la relazione.

Questo è l’unico metodo?

No, ne esistono altri. Quello più tradizionale è il seguente:

  1. scrivi la struttura del report dall’inizio alla fine come una lista di affermazioni o considerazioni,
  2. scrivi il report, sviluppando ogni punto fino alla fine,
  3. dopo minimo 24 ore rivedi la prima stesura, correggi la punteggiatura, spezza le frasi lunghe, elimina il superfluo, soprattutto avverbi e aggettivi,
  4. leggi la relazione ad alta voce e riscrivi ogni passaggio che hai difficoltà a pronunciare in modo scorrevole, o non “suona” chiara, diretta e comprensibile,
  5. fai leggere la relazione a una persona fidata, tieni in considerazione ogni suo contributo e dove necessario rivedi quello che hai scritto.

Ma ne esistono molti, ho un amico che parte disegnando una mappa mentale in cui scrive parole chiave e connessioni che poi trasferisce in testo e immagini in al massimo 5 pagine o 10 slide.

Il mio consiglio è quello di usare il metodo più giusto per te e per quello che vuoi ottenere. Sperimenta, fai esperienza, chiedi sempre opinioni e aiuto agli altri, finché non trovi il modo più efficace.

Quali sono le regole da seguire nella realizzazione del report

Quando si scrive un report è opportuno seguire alcune regole fondamentali per raggiungere il tuo obiettivo. Eccole le più importanti:

  1. Prima di tutto scegli con cura il tuo obiettivo

se lo scopo del report come strumento di comunicazione è quello di trasmettere informazioni, l’obiettivo che vuoi raggiungere tu con il report va oltre e mira a ottenere un risultato preciso dalla comunicazione, come veder accettate le tue proposte, o veder riconosciuto il buon lavoro svolto, o la tua professionalità. Può sembrare banale, ma il risultato che vuoi ottenere è il perno di tutto. Perciò, prima di iniziare a scrivere devi chiederti: “Qual è l’obiettivo che voglio raggiungere? Qual è il messaggio che voglio trasmettere?”.

  1. Mettiti nei panni del destinatario

Mettersi nei panni del destinatario è indispensabile per modellare la comunicazione su misura del destinatario, rendendola in questo modo più efficace ed efficiente; questo punto di vista aiuta a elaborare le informazioni, le metainformazioni, il frame in modo da renderle più comprensibili.

  1. Sii sintetico

Il report dovrebbe comunicare le informazioni indispensabili e non di più, non dovrebbe contenere informazioni superflue, inutili, fuorvianti, che rubano attenzione dall’obiettivo del report. I report debbono mostrare i dati essenziali e spesso si preferisce utilizzare tabelle al posto di decine di righe di testo e grafici o immagini al posto delle tabelle, per facilitare e velocizzare la trasmissione e la comprensione delle informazioni importanti.

  1. Sii preciso e accurato

Essere sintetici non significa fornire dati parziali, lacunosi, imprecisi o perfino sbagliati o falsi. Tu vorresti ricevere informazioni imprecise o sbagliate? Il report deve essere preciso e veritiero, i dati devono essere corretti, affidabili e verificabili. Se non sei sicuro dei dati non usarli o verificali, sia per una questione di immagine professionale, credibilità, o prestigio, sia perché altri potrebbero prendere decisioni sbagliate sulle informazioni che hai fornito e causare danni o costi.

  1. Sii logico, coerente e consequenziale

Il report deve essere strutturato in modo logico e comprensibile, cioè il destinatario deve già sapere come leggere e interpretare le informazioni che sta ricevendo, o al più deve essere informato in modo preciso e chiaro su come farlo. Non devono esserci ostacoli di nessun tipo alla ricezione e alla comprensione delle informazioni. Il lettore deve poter seguire il filo del discorso o del racconto senza dubbi o problemi e non deve trovare incoerenze o lacune che ostacolerebbero il suo cammino fino alle conclusioni.

Consigli utili

Inoltre ci sono buoni consigli che vale la pensa considerare quando si realizza un report:

  1. Prima di scrivere fai un elenco

Prima di iniziare a scrivere il report o una parte di esso, pianifica quello che scriverai con una semplice lista, una scaletta ordinata nel modo corretto. Questo piccolo suggerimento può farti risparmiare molto tempo e farti scoprire velocemente punti deboli e aspetti da verificare.

  1. Scegli titoli efficaci

Dove puoi scegli titoli efficaci, parlanti ed evocativi, ma sii chiaro e non usare giochi di parole. Il consiglio è decidere i titoli a lavoro quasi ultimato, quando hai una visione chiara del report.

  1. Formatta il testo nel modo più opportuno

Rendi il più leggibile possibile il testo attraverso la formattazione: dividi il testo in paragrafi brevi, evidenza parole chiave, usa font adeguati e leggibili, differenzia i titoli, inserisci spazio tra i capitoli e i paragrafi, inserisci i numeri delle pagine, usa liste numerate per gli elenchi, eccetera, ma non esagerare o potresti rischiare di ottenere l’effetto contrario.

  1. Sii chiaro e concreto

Ognuno di noi ha il suo stile comunicativo, ma nella realizzazione dei report come di ogni altro strumento comunicativo premia la chiarezza e la concretezza. Ricorda sempre che il lettore sta dedicando tempo alla tua relazione e perché tu possa raggiungere il tuo obiettivo l’esperienza deve essere la migliore possibile. Quindi usa un linguaggio comprensibile a tutti i destinatari, evita gerghi se non è richiesto dal contesto o il lettore non lo comprende, e via dicendo.

  1. Usa immagini

Per nostra natura un’immagine trasmette un messaggio più velocemente e meglio di mille parole, quindi se il contesto lo permette non esitare a immagini con significati chiari e precisi.

  1. Usa grafici e tabelle

Analogamente se devi presentare dati numerici o statistici, non esitare a usare grafici in modo da renderli più facilmente comprensibili. Se hai molti dati da presentare usa tabelle ben leggibili e formattate.

  1. Usa fonti autorevoli e affidabili

Dove citi informazioni, lavori e risultati altrui, è importante scegliere fonti affidabili e autorevoli, che siano colleghi che ci hanno preceduto, fonti bibliografiche, o figure autorevoli riconosciute. E naturalmente le devi citare proprio perché daranno autorevolezza la tuo lavoro.

  1. Rileggi e revisiona con cura il report

La prima stesura non è mai un lavoro finito. Ci sono sempre degli errori o quantomeno c’è sempre qualcosa da migliorare. Quindi se hai tempo lascia raffreddare il testo, poi rileggilo con calma, controlla la correttezza di contenuti, punteggiatura e sintassi. Elimina tutto il superfluo, sintetizza, se necessario riscrivi frasi o interi paragrafi. Dedica tempo e attenzione e otterrai i risultati attesi.

Ed Excel?

So cosa ti stai chiedendo: cosa centra tutto questo con Excel?

Ho fatto questo ripasso delle basi della reportistica per offrirti una prospettiva più ampia. Quando parliamo di reportistica, Excel ha un ruolo di primo piano, ma come dicevo all’inizio i report non si fanno con Excel, con le dovute eccezioni, e non iniziano con Excel.

Un report è uno strumento di comunicazione, con un obiettivo, struttura, regole e via dicendo che vengono prima del foglio di calcolo. Non si parte da Excel per realizzare il report, ma si parte dal report e poi si decide cosa fare con Excel.

Quindi?

Quindi di solito con Excel si analizzano i dati per ottenere dei risultati che si visualizzano come grafici e tabelle. A seconda dell’obiettivo, del tipo di report, della forma e dello strumento scelto, grafici e tabelle vengono copiati/esportati dentro word o in una o più slide di Powerpoint.

Di solito. Ma ci sono casi in cui i report vengono realizzati su Excel?

I report su Excel

Quando si fanno i report con Excel?

Quando grafici e tabelle comunicano tutte le informazioni importanti e il poco testo necessario per accompagnarli può essere integrato nei grafici o nelle pagine di Excel.

Esempi classici di report su Excel sono alcuni report aziendali, per esempio i report periodici della produzione e della qualità, che mostrano gli andamenti degli indicatori (es: produttività e rese). Essendo ripetuti nel tempo la parte discorsiva non viene ripetuta e la comunicazione delle informazioni viene lasciata principalmente ai grafici.

Le eventuali osservazioni e le conclusioni vengono integrate nelle pagine Excel o inserite nel testo della mail con cui viene inviato il report. Una soluzione alternativa è quella di inviare due documenti: il foglio Excel con grafici e tabelle dei risultati e un pdf con una sintesi di conclusioni, osservazioni e proposte.

Altri casi di report gestiti prevalentemente su foglio Excel riguarda l’ambito economico e finanziario. Conoscenti mi confermano che nonostante i nuovi strumenti a loro disposizione, Excel viene ancora usato, anche per la reportistica.

Conclusioni

I report sono strumenti per la comunicazione di informazioni. Oggi sono prevalentemente presentati come documenti di testo in formato digitale (es: pdf) corredati di grafici e immagini. Sono documenti strutturati e pensati per raggiungere obiettivi precisi. Sono di solito realizzati tramite wordprocessor o programmi di presentazione in grado di gestire facilmente testo, layout e immagini.

Quello che è importante sottolineare è che i report realizzati prevalentemente su Excel sono l’eccezione, riguardano ambiti e condizioni particolari. Quando si parla di report con Excel di solito si intende la realizzazione di grafici e tabelle per la visualizzazione dei risultati ottenuti dall’elaborazione dei dati.

E di questo parleremo nei prossimi post.

 

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