Come risparmiare tempo con Excel

By | 22 Giu 2018

risparmiare tempoÈ possibile risparmiare tempo quando lavoriamo con Excel? Certo e stasera vediamo come.

Come spendi il tuo tempo quando lavori con Excel?

La prima cosa che devi chiederti è come spendi il tuo tempo quando lavori con Excel, in quali attività e in quale misura. È una valutazione che puoi fare semplicemente mappando il tempo delle attività che esegui su Excel. Prendi nota per un giorno, o meglio una settimana, delle attività e del tempo relativo che spendi lavorando su Excel, scoprirai cose interessanti. Questo è utile soprattutto a chi spende più di un’ora alla settimana su Excel.

Se escludiamo il tempo speso per l’apprendimento, le attività svolte possono essere classificate come segue:

  1. attività di Creazione del foglio di lavoro

sono le attività necessarie per trasformare un foglio Excel in un foglio di lavoro strutturato con gli strumenti necessari (tabelle, grafici, dashboard, eccetera) per realizzare l’obiettivo prefissato (es: valutazione dell’andamento del magazzino); le attività di creazione del foglio di lavoro sono di solito limitate rispetto a quelle di gestione, prese caso per caso sono poco ripetitive e richiedono molte decisioni da parte dell’operatore;

  1. attività di Gestione del foglio di lavoro

sono le attività necessarie per gestire, far funzionare il foglio di lavoro e produrre l’output voluto (es: grafici dell’andamento del magazzino, rotazione dei prodotti, aggiornamento dei margini di sicurezza, ecc); ogni foglio di lavoro ha una sua durata di vita, più o meno lunga a seconda dello scopo e dell’efficacia, che può andare da un tempo molto breve, per attività “one shot” (es: analisi dati per l’individuazione di errori), a settimane o mesi per attività struttura o straordinarie (es: dashboard per seguire lancio di nuovi prodotti, a misura dell’efficacia di variazioni nelle procedure di produzione); la gestione è la fase dove spendiamo più tempo, di solito in attività ripetitive;

  1. attività di Revisione del foglio di lavoro

riguarda quelle attività occasionali di revisione del foglio di lavoro determinate dalle variazioni delle condizioni o dell’obiettivo (es: variazione degli indicatori di tracciatura di una prova industriale); di solito richiedono un tempo ridotto che dipende dall’esperienza e dalla competenza dell’operatore;

  1. Attività 1T, one time, una volta

sono quelle attività svolte su un foglio di lavoro in uso per obiettivi diversi una volta o raramente, per esempio la direzione ti chiede una valutazione dei costi di attività delle nuove linee produttive e per preparare il report usi il foglio con cui stai seguendo l’avvio e messa a punto degli impianti.

Una valutazione di massima del tempo speso secondo questa classificazione è la seguente:

  1. Gestione del FdL (foglio di lavoro)

% del tempo totale: 80% circa

attività ripetitive: elevate (60–80% del tempo speso)

risparmio di tempo potenziale: elevato (oltre il 60%)

  1. Creazione del FdL

% del tempo totale: 18–20%

attività ripetitive: significative (30–50% del tempo speso)

risparmio di tempo potenziale: significativo (50%)

  1. Revisione del FdL

% del tempo totale: 1–2%

attività ripetitive: scarse (20%)

risparmio di tempo potenziale: minimo

  1. Attività 1T

% del tempo totale: <1%

attività ripetitive: minime

risparmio di tempo potenziale: minimo

Questa è una classifica generica, tu dovresti valutare individualmente quanto tempo spendi su Excel, in quali attività, di quale tipo e quanto tempo è possibile risparmiare. Fallo, è semplice e richiede qualche minuto al giorno di valutazione pre e post lavoro su Excel, ma ti offre una mappa da cui partire per decidere come risparmiare tempo.

Come risparmi tempo?

Presupponiamo di avere un livello medio o medio–alto di competenza ed esperienza, quindi una produttività elevata e spese minime di tempo per l’apprendimento di cosa non conosciute. Viceversa un principiante spendere molto tempo per l’apprendimento di Excel, lavorerà lentamente e dedicherà tempo a cercare conferme o a studiare ulteriori aspetti di Excel.

Gli strumenti migliori per risparmiare tempo nelle diverse attività sono i seguenti:

  1. Creazione del FdL
    1. fogli di lavoro pronti o facilmente adattabili al bisogno,
    2. automatismi che predispongono pagine, tabelle e funzionalità che possiamo elaborare velocemente;
  2. Gestione del FdL
    1. automatismi (macro)
    2. uso sistematico degli strumenti dinamici e avanzati
    3. uso professionale di Excel
    4. buone pratiche di lavoro
  3. Revisione del FdL
    1. automatismi
    2. uso sistematico degli strumenti dinamici e avanzati
    3. buone pratiche di lavoro
  4. Attività 1T
    1. automatismi
    2. uso sistematico degli strumenti dinamici e avanzati
    3. buone pratiche di lavoro

A meno che nel tuo lavoro il peso delle attività sia diverso dalla media, le fasi di revisione e attività 1T hanno un ruolo secondario e una frequenza occasionale e offrono un potenziale risparmio minimo di tempo. È invece opportuno iniziare a lavorare sulle attività che maggiormente offrono possibilità di risparmio, di solito a livello di risparmio. Ti invito a fare una valutazione attenta dei costi dei diversi strumenti e dei relativi benefici.

Quali sono gli strumenti per risparmiare tempo

Descriviamo brevemente gli strumenti per risparmiare tempo con Excel:

  1. Fogli di lavoro o modelli Excel pronti

sono fogli di lavoro o modelli Excel predisposti per attività predefinite e relativamente generiche (ed: valutazione della base dati, inserimento di dati, analisi statistica, analisi dati contabilità, analisi dati economica–finanziaria, analisi dati produzione–logistica, reportistica produzione, business intelligence, eccetera); richiedono di spendere tempo per la raccolta, la messa a punto e l’automazione, cioè in pratica la realizzazione di una scatola degli attrezza (toolbox) a cui attingere in caso di bisogno; è uno strumento consigliato a tutti, necessario per chi spende 1 ora o più al giorno su Excel, permette di risparmiare diverse o molte decine di ore l’anno;

  1. Macro e automatismi (toolbox, saper programmare in vba)

sono macro realizzate da noi o da altri che usiamo per automatizzare le attività ripetitive che svolgiamo sui nostri fogli di lavoro, ti invito a leggere il post “Guida alle macro di excel”; ne esistono di tipi e intelligenza diverse, per la realizzazione richiedono la conoscenza del linguaggio Vba (visual basic for application), quindi centinaia di ore di studio ed esperienza per un uso professionale, o qualche decina di ore per un uso limitato;

è uno strumento consigliato per l’efficacia, molto utile per chi spende 1 ora o più al giorno su Excel, che richiede un investimento iniziale di tempo molto elevato, ma permette di risparmiare centinaia di ore l’anno; il miglior compromesso ad apprendere il vba è quello di imparare il livello minimo di competenza per saperli installarli e gestirli, per poi ottenere macro flessibili da esperti; la creazione, raccolta e ottimizzazione di macro e maschere è un’altra componente della scatola degli attrezzi;

  1. Uso professionale di Excel (saper usare bene la tastiera)

l’uso avanzato dell’interfaccia di Excel, in altre parole la conoscenza approfondita dei sistemi veloci per lanciare comandi a Excel attraverso mouse e tastiera, permette di risparmiare poco tempo alla volta, ma costantemente, con un risparmio annuale di tempo di qualche decina di ore, ma che può diventare rilevante se spendiamo molto tempo su excel e non utilizziamo altri strumenti per risparmiare tempo;

è uno strumento consigliato a tutti, in quanto richiede poche ore per l’apprendimento e ci offre un senso di sicurezza e controllo in grado di cambiare in modo significativo la nostra esperienza con Excel;

  1. Uso sistematico di strumenti dinamici e avanzati

riguarda l’uso sistematico di strumenti dinamici e avanzati, sia come strumenti di Excel (es: tabelle e grafici pivot, tabelle excel, convalida e formattazione condizionale, uso dei nomi, funzioni specifiche più avanzate, filtri avanzati, risolutore e strumenti di analisi dati, simulazioni, scenari e previsioni, modelli, power view e power pivot se te li puoi permettere, e alla via così), sia come strumenti che tu hai creato nel tuo foglio di excel, dinamici e talvolta interattivi (es: campi calcolati sulla base dati, foglio di controllo della base dati, tabelle di elaborazione dinamiche con funzioni indirizzate a nomi e oggetti, tabelle di elaborazione miste, grafici con base dati dinamica, pagine di monitoraggio, report istantanei su pivot, eccetera); i primi strumenti richiedono la conoscenza avanzata di Excel, i secondi richiedono competenza ed esperienza.

L’utilità degli strumenti dinamici e avanzati si basa sul concetto che gli strumenti dinamici si adattano alle variazioni e non richiedono tempo per l’aggiornamento, e inoltre più gli strumenti sono avanzati e più saranno automatizzati e veloci da gestire. È un tipo di strumenti consigliato a tutti, ma che richiedono studio ed esperienza, d’altra parte possono arrivare a farti risparmiare molte decine di ore l’anno;

  1. Buone pratiche di lavoro con Excel (metodi di lavoro)

con buone pratiche di lavoro mi riferisco all’uso di approcci e metodi di lavoro efficaci e standardizzati, come per esempio: la valutazione preliminare dell’obiettivo, delle risorse e dei costi–benefici; la gestione del lavoro come progetto (con un inizio, una pianificazione, un’esecuzione, una fase di controllo e una fine), la standardizzazione e la modularità dei fogli di lavoro (in modo da semplificarne gestione e revisione e rendere possibile il reimpiego), la progettazione intelligente e predittiva dei fogli di lavoro (in modo da non dover intervenire successivamente in revisioni inutili), eccetera. In essenza questo strumento consiste nel fare le cose in modo diverso e spendere nelle attività un poco di tempo in più con l’obiettivo di risparmiarne molto nel medio–lungo periodo.

Le buone pratiche richiedono la conoscenza avanzata di excel e l’apprendimento di altre competenze (es: progettazione, lean thinking, miglioramento continuo, programmazione di base, statistica, problem solving, ecc) e quindi ore di studio, esercizio ed esperienza; è uno strumento che consiglio a chi spende 1 ora o più al giorno su Excel, non solo perché permette di risparmiare diverse decine di ore l’anno, ma anche per i vantaggi collaterali che comporta, per esempio la riduzione di errori, revisioni ed imprevisti.

  1. Competenza ed Esperienza

In realtà gli strumenti principali e più importanti per risparmiare tempo sono la competenza e l’esperienza, in quanto minimizzano il tempo di apprendimento, di valutazione e di analisi. È naturale. Maggiore è la competenza e l’esperienza con Excel (e con ogni altra materia) e minore è il tempo di esecuzione delle attività, ma maggiore è il tempo già speso per acquisirli.

Come dotarsi degli strumenti?

Adesso hai la mappa delle attività, conosci gli strumenti per risparmiare tempo e hai individuato gli interventi da fare, ma come ti procuri gli strumenti che ti servono?

  1. Fogli di lavoro o modelli Excel pronti:

devi costruire la tua scatola degli attrezzi e questo significa dedicare regolarmente un poco di tempo alla raccolta dei fogli di lavoro, tuoi e altrui, e alla loro trasformazione in strumenti flessibili, ottimizzati e fidati da utilizzare quando il bisogno lo richiede.

Quanto tempo devi dedicare alla tua scatola degli attrezzi? 2 ore al mese per 2 anni, distribuito in queste attività:

  1. Ricerca di fogli di lavoro e modelli, online e offline,
  2. Ricerca di macro con cui automatizzare i fogli di lavoro,
  3. Revisione di fogli di lavoro e modelli,
  4. Revisione di macro e automatizzazione dei fogli di lavoro,
  5. Raccolta e ottimizzazione dei propri fogli di lavoro (a inizio e fine utilizzo).

Nel giro di un paio d’anni otterrai una scatola degli attrezzi in grado di servire nella maggior parte delle situazioni e di ridurre considerevolmente i tempi di realizzazione dei fogli di lavoro.

  1. Macro e automatismi:

dove trovi le macro che ti servono?

  1. Se sai programmare in Vba puoi realizzarle tu stesso, in tal caso il tuo obiettivo dovrebbe essere minimizzare il tempo di sviluppo realizzando macro flessibili, intelligenti e in grado di funzionare in tutte o nella maggior parte delle situazioni;
  2. se non sai programmare puoi decidere di imparare, ma solo se il notevole tempo che spenderai si ripagherà adeguatamente, pensaci bene prima di decidere;
  3. in alternativa ti invito a imparare a installare e gestire le macro e a procurarti le macro da fonti affidabili, l’ideale è farsi aiutare da esperti in grado di procurarti macro di qualità;

più in generale ti invito a raccogliere tutte le macro che trovi, da amici, colleghi, web, rubale, comprale, barattale, fattele regalare e se hai bisogno di modificarle fallo fare da un esperto; le macro devono far parte della tua scatola degli attrezzi, ti rimando al punto precedente su come procedere a crearla.

  1. Uso professionale di Excel:

devi studiare bene l’uso dei comandi veloci dal mouse (es: menù tasto destro, microcomandi sulla cella, comandi a comparsa sulla selezione, eccetera) e le sequenze dei tasti veloci che nella maggior parte dei casi puoi vedere direttamente in Excel soffermandoti con il cursore sopra le icone della barra multifunzione; in alternativa ti consiglio di scaricare il minicorso “Usa Excel come un professionista” da Excelprofessionale.it, studialo, esercitati 3–4 settimane per 10–15 minuti e le cose cambieranno notevolmente. Prova. L’esercizio è fondamentale per fissare nella memoria inconscia le sequenze e le nuove conoscenze.

  1. Uso sistematico di strumenti dinamici e avanzati:

per imparare a usare gli strumenti di excel devi continuare a studiare Excel, soprattutto gli strumenti più moderni e avanzati. Se sei un principiante fai un corso intermedio e poi uno avanzato, impara a usare tabelle e grafici pivot, impara a gestire i nomi e usali con formule e funzioni avanzate, impara a usare gli strumenti dinamici più semplici (es: tabelle Excel) e impara come rendere dinamici gli altri strumenti di Excel (es: i grafici non pivot) e gli strumenti che crei tu nelle pagine dei tuoi fogli di lavoro. Questo richiede tempo, pazienza ed esperienza. Ti invito a dare un’occhiata alla pagina “Risorse utili per imparare Excel” per trovare materiale di studio e corsi, spendi in corsi ben fatti ed esercitati.

  1. Buone pratiche di lavoro con Excel:

per imparare le buone pratiche e come applicarle o le apprendi direttamente da un esperto, o studi da solo quello che ti serve, in particolare: excel avanzato, la gestione dei progetti, il lean thinking o pensiero snello, la quality improvement o miglioramento continuo, basi della programmazione, database e algoritmi, le basi dell’analisi statistica. Tutte queste competenze servono a vedere il tuo lavoro con Excel da punti di vista diversi, a offrirti prospettive più ampie e soluzioni diverse e più efficaci.

Quali sono gli strumenti che vale la pena adottare, usare e apprendere?

Tutti, ma se devi fare una scelta gli strumenti più potenti sono gli automatismi, quelli più efficaci sono una toolbox ricca di fogli pronti da usare al volo, mentre lo strumento più efficiente è usare excel come un professionista.

Concludendo

Puoi ridurre il tempo che spendi con Excel?

Sì e gli strumenti sono già a portata di mano. Ora che hai la mappa, conosci gli strumenti e sai cosa fare, devi fare il tuo piano di lavoro e iniziare subito a metterlo in atto. Agisci, fin da oggi.

Se lavori troppo su Excel è una cosa da fare al più presto. Il tempo è prezioso e ci sono modi diversi di lavorare sul foglio elettronico.

Il mio consiglio è partire dallo studio del minicorso “Usa Excel come un professionista”, pianificare lo sviluppo della tua scatola degli attrezzi, iniziando fin da subito a raccogliere fogli e macro, poi fare un corso avanzato di Excel che ti faccia scoprire gli strumenti più avanzati e trovare un esperto che ti dia una mano con gli automatismi.

Fai il tuo piano e agisci subito.

 

Se non l’hai ancora fatto registrati a Excel Professionale dalla maschera qui di seguito e scarica i contenuti gratuiti: inizia a studiare “Usa Excel come un professionista”, scarica le macro e i fogli di lavoro e aggiungili alla tua cassetta degli attrezzi o inizia a crearla proprio da questi.

 

 

A presto ;D

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