Insieme agli auguri per un 2018 più ricco di occasioni e di emozioni, ho voluto fare un piccolo regalo agli iscritti al blog. E’ un modello automatizzato. Come ringraziamento per la fiducia e per l’attenzione che ricevo. Grazie a tutti voi. Sono onorato.
Il regalo è un modello automatizzato e allo stesso tempo uno strumento utile pronto all’uso e un’occasione per apprendere di più sugli automatismi che si possono impiegare per potenziare un foglio di lavoro.
Il modello automatizzato
Il modello in questione è un foglio di lavoro della mia scatola degli attrezzi concepito per eseguire controlli configurabili e automatici sull’inserimento manuale di dati. È utile quando devi inserire manualmente un numero significativo di record in un foglio excel, in quanto minimizza gli errori di inserimento e riduce il tempo di inserimento e controlli.
L’ho utilizzato molte volte in assenza di sistemi di raccolta dati, o laddove la modifica dei sistemi di raccolta (MES, Manufacturing Execution System, sistema informatizzato che ha la funzione di gestire e controllare la produzione di un’azienda) era complessa e onerosa, o per rilevare temporaneamente dati non gestiti o previsti dal sistema di raccolta dati per esempio per realizzare prove industriali o verifiche per il controllo qualità o per la contabilità, o altro ancora.
Come puoi vedere dalle immagini, il foglio di lavoro è composto da 4 pagine, una con le istruzioni per l’utilizzo, una pagina “Dati” con una tabella preimpostata in cui caricare i dati, una pagina per la configurazione dei controlli da eseguire, una pagina con la maschera di inserimento con una serie di pulsanti a cui sono collegate alcune macro in primis quella che esegue controlli e inserimento dei dati.
Attenzione, se Excel ha ancora le impostazioni di protezione di base, non potrai usare le macro del foglio di lavoro. Per poter lavorare devi modificare le impostazioni per le macro. Per farlo devi accedere alle opzioni di Excel (versione 2016 tramite menù file, comando “Opzioni”; versioni precedenti pulsante office, pulsante “opzioni di Excel”, poi seleziona “centro protezione”, “impostazioni centro protezione”, “impostazioni macro” e finalmente seleziona l’opzione “abilita macro”. In caso di dubbi vai a questa pagina.
Come si usa?
Il foglio dati è concepito per essere flessibile, cioè puoi inserire un qualunque set di dati per un massimo di 50 campi. Sei hai già parte dei dati inseriti su un altro foglio di lavoro, non devi fare altro che copiarli nella tabella preimpostata della pagina dati. Questa si adatterà in automatico e la struttura dei campi verrà ripresa dalle altre pagine (configurazione e inserimento). Se invece parti da zero non devi fare altro che impostare i nomi dei campi della tabella della pagina dati, che si amplierà e adatterà.
Il secondo passo prima di iniziare a inserire i dati, è quello di impostare i controlli compilando la pagina di configurazione. Come spiegato dalle istruzioni, è sufficienti inserire i valori di riferimento o delle “x” nella tabella dei controlli. Ti consiglio di limitare i controlli a quelli realmente utili, per esempio non è utile impostare controlli su un campo note o su un campo di testo a contenuto variabile, mentre sono utili per campi numerici (es: fatturato, costi, ecc) che devono essere successivamente elaborati. Attenzione perché alcuni controlli ne escludono altri (es: o è un testo, o è un numero).
Il terzo passo è l’inserimento dei dati. Consiglio di usare la tastiera per inserire muoversi a destra e il mouse per cliccare il pulsante di inserimento. La macro verifica i controlli impostati e li applica campo per campo. In caso di errori di digitazione o inserimento, la macro indica il problema e si interrompe selezionando la cella con l’errore. Se non ci sono errori, inserisce i dati nella pagina “Dati” e cancella la maschera di inserimento.
Consigli
La pagina di inserimento è protetta, ma senza password. In generale ti sconsiglio di modificare la struttura delle pagine in quanto le macro non sono flessibili, il codice è vecchio, elementare, poco elegante, ma funzionale e parlante. Per il suo impiego non richiede flessibilità, ma se avete bisogno posso revisionarlo.
Se hai bisogno di integrare il foglio di lavoro con altri fogli, puoi trasferire pagine e macro dal modello automatizzato ai tuoi fogli di lavoro o viceversa. Per trasferire le pagine devi usare il comando di sposta o copia pagina (clicca con il pulsante destro sulla linguetta del nome della pagina). Per trasferire la macro apri l’editor con Alt+F11, nella finestra del progetto seleziona il modulo e trasferiscilo nel tuo foglio di lavoro trascinandolo; altrimenti esportalo (clicca con il pulsante destro e lancia il comando “Esporta file”) e importalo nel tuo fogli di lavoro.
L’uso di questo foglio di lavoro è per sua natura temporaneo, a causa dell’implicito costo in ore di lavoro per l’inserimento dei dati. Se i record diventano migliaia devi porti delle domande. Perché inserisco o faccio inserire quei dati? È veramente utile? Se sì, non c’è un modo più efficiente per farlo? Devo far modificare il gestionale dell’azienda? Il gestionale dell’azienda è adeguato ai suoi bisogni? Dalle risposte che ti darai, possono emergere spunti di miglioramento che non sono da sottovalutare. Chiediti spesso perché fai o i tuoi collaboratori fanno le cose, anche quelle quotidiane.
Automatismi
Due parole sugli automatismi. In questo modello automatizzato vengono sfruttare le caratteristiche e la flessibilità di un oggetto tabella di excel per adattarsi facilmente alle diverse esigenze. Abbiamo una maschera di inserimento elementare impostata direttamente nella pagina di excel, con alcuni pulsanti a cui sono collegate alcune macro che eseguono comandi semplici (Salva, Cancella, ecc) e una macro che “legge” le impostazioni della pagina di configurazione e le applica in modo sistematico e piuttosto elementare.
Come puoi vedere la struttura della macro è minimalista, prevede una gestione generica degli errori, utilizza poche decine di funzioni e comandi per fare tutto, di solito in modo diretto e puntuale. È lo strumento migliore per fare quello che fa? No, ma è molto funzionale e ha richiesto poco tempo realizzarlo. È ampiamente migliorabile, sotto molti aspetti, ma più che per il codice in sè nella gestione dell’attività. Come potrebbe essere?
In realtà dovrebbe esserci una maschera primaria che si apre all’apertura del foglio di lavoro da cui poter gestire la configurazione dei controlli, tramite maschera, e l’inserimento dei dati, tramite maschera apposita. Il codice potrebbe anche creare le pagine al primo utilizzo, gestire la richiesta di nuovi controlli, gestire in modo automatico anche la correzione di alcuni errori, per esempio la correzione di comuni errori di digitazione (es: lettere in valori numerici).
Conclusioni
Tutto questo però richiederebbe molte ore di lavoro di sviluppo per realizzare un vero programma. Varrebbe la pena e il costo? Per fare controlli automatici sull’inserimento manuale dei dai? Forse no, vero? Chiediti sempre se è utile e opportuno spendere risorse per quali risultati.
Approfondiremo la questione nei futuri post dedicati agli automatismi dei fogli di lavoro. Nel frattempo ti invito a esaminare il foglio di lavoro e se ti è utile ad utilizzarlo nel tuo lavoro.
Ti faccio i migliori auguri di un nuovo anno ricco di gioia e di momenti indimenticabili.
Se cerchi altri fogli Excel automatizzati ti invito a visitare la pagina dedicata.
PS: il foglio Excel è per ora disponibile solo agli iscritti a Excel Professionale. Per averlo devi iscriverti attraverso la maschera qui di seguito. Oltre ai fogli pubblicati, riceverai le macro e il corso “Usa Excel come un professionista”.
Ti piacerebbe realizzare tu stesso fogli migliori di quello che abbiamo appena visto?
Per farlo devi imparare l’automazione di Excel.
Questo corso ti guida da zero all’automazione dei tuoi fogli:
Grazie dell’attenzione e a presto ;D
PS: Se questo post ti è piaciuto o ti è stato utile, condividilo con gli amici sui social.
Puoi farlo attraverso i pulsanti qui di seguito. Grazie
