Stasera ci soffermiamo un momento su quale ruolo ha o può avere Excel nella professione. Ho ricevuto una richiesta di consulenza da parte di un piccolo imprenditore e parlando con lui ho compreso che è importante aver chiaro sempre che Excel è uno strumento flessibile e potente, ma non è detto che sia il miglior strumento per quello che vuoi fare.
Ed entrambi sappiamo che per raggiungere il risultato desiderato bisogna usare lo strumento giusto.
Excel è lo strumento giusto?
Nel post “Cosa puoi fare con Excel?” abbiamo visto cosa possiamo fare con un foglio elettronico: si creano e gestiscono documenti che servono per valutare e controllare l’andamento di parametri che misurano aspetti della realtà aziendale (es: report finanziari ed economici, budget periodici, report produttivi e logistici, analisi mono o multivariabile, studi e ricerche, eventualmente cataloghi, fatture, magazzini, liste, ecc).
Nel post “Excel e gli strumenti di Business Intelligence” abbiamo concluso che nelle aziende oggi Excel mantiene il ruolo di strumento di supporto o di sostituto in mancanza di altri tipi di strumenti più costosi e professionali, o di strumento di analisi e per la reportistica nelle aziende medio-piccole, anche grazie ai nuovi strumenti integrati o installabili. E continuerà a giocarsela finché non si presenteranno innovazioni o nuove generazioni di strumenti ancora più evoluti.
E dopotutto Excel è installato in tutti i pc dell’ufficio, quindi perché non approfittarne?
Quando hai bisogno di fare un’analisi, un foglio di controllo temporaneo, o un report una tantum che l’Erp aziendale non prevede, puoi esportare i dati, lavorarci per una-due ore e hai quello che serve.
Il punto è non farti prendere la mano. Con Excel non puoi tenere la fatturazione, ok? O meglio puoi, ma ci sono programmi appositi affidabili che costano il giusto e non danno problemi (e al peggio è meglio Access). Non puoi gestire neppure le distinte base o la programmazione della produzione, ci sono Erp o Mrp anche per le aziende medio-piccole economici e affidabili. Se sei un’azienda grande e strutturata non puoi neppure usarlo per controllarne la gestione o per la BI. Esistono programmi più adatti a prezzi contenuti.
Eppure ho visto questo e altro ancora.
Con Excel puoi anche gestire i magazzini, tenere la contabilità generale, gestire le vendite e il crm, la logistica e perfino la produzione. Ma ha senso farlo?
No. Perché Excel è concepito per altro e ci sono alternative specifiche migliori.
Che ruolo ha Excel nella professione?
Nel post “Come realizzare fogli di lavoro pronti all’uso” abbiamo visto che per lavorare dobbiamo prima trasformare il foglio Excel vuoto in un foglio di lavoro, aggiungendo quello che ci serve per le nostre attività: tabelle, grafici, dashboard e automatismi. Excel non è un programma che fa un’attività specifica, ma un potente e flessibile foglio di calcolo.
Se hai bisogno di un’applicazione che si occupi di un’attività specifica e strutturata, compri e usi un’applicazione già pronta. Spendi meno, rischi meno e risparmi tempo.
Quindi quando vuoi usare Excel nella professione per una nuova attività devi chiederti:
- è lo strumento adatto per fare quello che ti serve?
- è lo strumento più efficace ed efficiente per quello che devi fare?
- per quanto tempo dovrai usarlo?
- ci sono alternative già pronte e disponibili?
- quanto ti costerà lavorare con Excel? (il tempo è denaro)
Le risposte che darai a queste domande ti saranno utili per comprendere qual è la scelta migliore da prendere. Se la tua azienda è grande chiedi sempre all’ufficio IT, altrimenti chiedi consiglio al tuo consulente IT, saprà indicarti alternative e costi. Perché usare Excel costa, innanzi tutto tempo, inoltre per essere impiegato come sostituto per attività complesse richiede competenza e può comportare rischi che spesso è meglio non affrontare (es: errori di fatturazione o di gestione dei magazzini).
Conclusioni
Detto questo, se sei un manager o un imprenditore di una piccola azienda, se non vuoi o puoi pagare un programma di BI o di reportistica, se hai bisogno di qualche strumento per la gestione della produzione, o per le verifiche della contabilità analitica, o se ti serve uno strumento efficace per un periodo di tempo limitato, allora Excel nella professione può aiutarti.
Però devi essere consapevole che:
- devi imparare a usarlo, tu o i tuoi collaboratori;
- devi usare fogli di lavoro affidabili e testati.
I fogli di lavoro sono strumenti di lavoro e in quanto tali devono essere semplici, pratici, efficaci ed efficienti, cioè devono richiedere poco tempo per la gestione. Devono essere corredati di istruzioni chiare e se possibile di automatismi che ne semplifichino l’impiego.
Detto questo, anche se la tua azienda è piccola, anche se non hai molti soldi da spendere in strumenti informatici che puoi devi imparare, ti consiglio sempre di valutare le alternative. Oggi ci sono software affidabili per tutte le tasche che possono offrirti molto di più di quello che ti aspetti. Cerca sul web, chiedi al tuo consulente e valuta sempre le alternative.
E ricorda: usa sempre lo strumento giusto.
A presto ;D
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