Bentrovato. Ricordi? Sono Piero. Stasera proviamo a rispondere alla domanda che tutti coloro che lavorano con Excel fanno almeno una volta nella vita:
Cosa si può fare con Excel?
Dando risposta a questa domanda possiamo comprendere quali sono i limiti dello strumento a disposizione e quali sono i punti di forza di Excel da sfruttare al meglio.
Excel è un foglio elettronico, quindi ti serve per gestire e manipolare numeri e dati in generale, raccolti e inseriti direttamente o estratti da database organizzati e strutturati. Volendo sintetizzare un foglio elettronico ti permette di:
inserire dati
o raccogliere dati da fonti esterne
fare calcoli anche molto complessi,
elaborarli attraverso l’utilizzo di una collezione di strumenti di vario tipo,
e presentarli come report in forme diverse.
Quali forme?
Con un foglio elettronico si creano e gestiscono documenti come:
report finanziari ed economici, budget periodici
report produttivi e logistici
analisi mono o multivariabile
studi e ricerche scientifiche
eventualmente cataloghi, fatture, magazzini, liste
e molto altro. La maggior parte di questi documenti serve per valutare e controllare l’andamento di parametri che misurano aspetti della realtà. Per esempio l’andamento della tua impresa, le vendite ai clienti, l’andamento dei magazzini e gli approvvigionamenti necessari, o il comportamento di alcune variabili dei processi su cui lavori.
Nulla che non sapevamo già, vero? A questo dobbiamo però aggiungere l’inestimabile possibilità di automatizzare quasi tutte le attività, soprattutto quelle ripetitive, permettendo di creare:
pannelli o pagine di controllo,
controlli automatici anche evoluti,
funzioni specifiche,
veri e propri programmi di elaborazione, aggiornamento e controllo.
Una cosa è se devi fare un’analisi occasionale: estrai o inserisci i dati, li controlli, li elabori fino ad ottenere il valore, la tabella, il report. Spendi il tuo tempo, sicuramente minimo rispetto a quello necessario per fare i calcoli con la calcolatrice, creare tabelle e disegnare grafici.
Un’altra faccenda è quella di dover aggiornare periodicamente un foglio di lavoro con cui segui l’andamento di parametri utili nella tua professione. E non so te, ma a me capita la maggior parte delle volte. Serve l’analisi dei consumi delle materie prime, piace, utile, perciò puoi star certo che fra qualche mese qualcuno te la chiederà aggiornata.
Ammettilo, dai, quante volte ti capita?
Se l’hai cestinata ti tocca ripartire da zero, se l’hai tenuta ti basta riscaricare e aggiornare il tutto. Risparmi quasi la metà del tempo. Ora pensa se l’avessi fatta su un foglio di lavoro preimpostato con gli automatismi di base. Potresti aggiornare il tuo lavoro in pochi minuti.
Cosa intendo per automatismi?
Estrazione diretta dei dati dal database, controlli preimpostati del foglio dati, aggiornamento con un click di tutte le tabelle e di tutti i grafici, stampe già ottimizzate, spedizione automatica del report via post con testo preimpostato.
Con Excel puoi automatizzare quasi tutte le attività ripetitive. Devi importare i dati da una fonte esterna? Devi aggiornare le tabelle, i grafici o l’intero file? Devi controllare l’andamento dei valori o la presenza di errori? Devi aggiornare il report periodico?
Tutto questo lo puoi fare utilizzando gli strumenti più avanzati di Excel: programmando macro con il linguaggio vba con cui manipolare qualunque cosa, creando funzioni specifiche, creando form e finestre di vario tipo fino a realizzare un vero e proprio programma.
Dopo tanti anni di lavoro con Excel, posso dirti che l’ideale è avere a disposizione la tua libreria personale di fogli di lavoro pronti o di strumenti da aggiungere ai nuovi fogli di lavoro per automatizzarli in poco tempo.
Lo fai già?
Bene, complimenti, allora forse posso darti qualche suggerimento. O viceversa sei tu che puoi darmi qualche dritta (e io non dico mai di no a qualche buon consiglio). Se invece non hai una tua libreria, o stai creando i tuoi strumenti, allora continua a seguirmi. Approfondiremo questo argomento con post dedicati e con la newsletter.
A presto.
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