Stasera torniamo a parlare di tabelle pivot. Un lettore mi ha chiesto chiarimenti sulla loro realizzazione. Nei post “Come creare le tabelle pivot”, “Come giostrare con le pivot” e “Usa le pivot come un professionista” sono stato piuttosto sintetico nella spiegazione. Con questo post proverò a spiegare come creare una tabella pivot passo passo.
Cosa sono le tabelle pivot?
Sono tabelle interattive, veloci da realizzare e da gestire, con le quali è possibile elaborare, organizzare, analizzare, filtrare e comparare grandi quantità di dati.
Perché imparare le tabelle pivot?
Le tabelle pivot sono uno degli strumenti avanzati di Excel, il primo che insegno e consiglio di apprendere ai principianti in possesso delle competenze minime. A prima vista le pivot sembrano difficili da capire e usare, mentre in realtà si imparano piuttosto in fretta. Ne consiglio l’apprendimento perché fanno risparmiare molte ore di tempo in buona parte delle attività su Excel, perché sono facili da gestire e si possono utilizzare in molti modi diversi (analisi, report, dashboard, ecc).
A cosa serve una tabella pivot?
Gli utilizzi principali delle tabelle pivot e dei correlati grafici pivot sono:
- Analisi: le tabelle pivot permettono di eseguire calcoli e analisi relativamente semplici, soddisfacenti nella maggior parte degli ambiti aziendali/lavorativi.
- Controllo dei dati: per loro stessa natura le pivot permettono di eseguire facilmente controlli sulla base dati a cui è agganciata.
- Report veloci e dinamici: le tabelle pivot sono comode anche per realizzare report, perché si creano e strutturano velocemente, perché possono essere configurate agilmente come layout e aspetto, ma soprattutto per i grafici pivot. Con pochi gesti si può creare un grafico interattivo, altamente configurabile, agganciato alla tabella pivot.
- Dashboard o cruscotti: sono pagine composte da tabelle e grafici che permettono di seguire l’andamento di indicatori (es: kpi aziendali). Possono essere realizzati con strumenti potenti e moderni, come Power View, ma anche usando tabelle e grafici pivot, interattivi e comodi.
Come si crea una tabella pivot
Premessa
È fondamentale comprendere che le tabelle pivot richiedono almeno una base di dati standard su cui lavorare (da analizzare, elaborare, ecc), che può essere interna al foglio di lavoro o una fonte esterna (es: server sql aziendale). La base dati deve essere standard, cioè se interna al foglio di lavoro deve essere strutturata x campi e record, cioè come una tabella in un cui ogni riga è una registrazione (record), con almeno una chiave univoca, e ogni colonna è un parametro/variabile (campo), con la sua intestazione univoca.
Come questa:
Se la base dati è interna al foglio di lavoro, quindi realizzata tramite caricamento/trasferimento da fonte esterna dei dati, o inserimento semiautomatico o manuale dei dati, allora è comodo e opportuno trasformarla in un oggetto tabella di Excel.
Come trasformo una tabella comune, o meglio un’area di celle piena di dati, in un oggetto tabella di excel?
Così:
- selezioni una cella della tabella
- premi Ctrl+T (il tasto control insieme al tasto T);
oppure vai al menù “Inserisci” della barra principale e clicchi sul comando “Tabella” - dai l’ok alla richiesta di conferma
Il risultato è questo:
Una tabella con un aspetto gradevole, ma che nasconde molte caratteristiche utili e comode. Per esempio, puoi impostare campi calcolati con formule che si aggiornano e replicano in automatico, oppure una volta agganciata a una tabella pivot questa si aggiornerà in automatico ad ogni variazione della tabella Excel. E molto altro.
Creazione delle tabelle pivot
Detto questo, la tabella pivot si crea come segue:
seleziona una cella
o tutta la tabella dei dati, comunque excel riconoscerà la tabella excel o anche l’area dei dati;
vai al menù “inserisci” della barra principale;
3a. clicca sul comando “Tabelle pivot Consigliate”,
si aprirà una finestra che ti offrirà alcune proposte di tabelle già strutturate elaborate dai dati linkati, tra cui scegliere quello che corrisponde o più si avvicina alla tabella che avevi in mente;
3b. oppure clicca sul comando “Tabella Pivot”
se non hai una versione di Excel recente, o se vuoi creare la pivot da zero, o se devi agganciarti a una fonte esterna;
si aprirà la finestra “crea tabella pivot” linkata ai dati che hai selezionato al punto 1 e preimpostata per creare una tabella pivot “vuota” in una nuova pagina; da questa finestra puoi scegliere l’origine dei dati (anche esterna e anche più di un’origine per le versioni di Excel più recenti) e dove collocare la tabella pivot;
4a. scegli uno dei layout proposti e clicca ok,
la tabella pivot comparirà in una nuova pagina del foglio di lavoro; sulla destra della pagina trovi la maschera di configurazione con in alto la lista dei campi dei dati e in basso quattro riquadri: valori da calcolare, filtri da applicare, colonne e righe;
4b. clicca ok
per aprire una nuova pagina con una tabella pivot vuota da configurare; sulla destra trovi la maschera di configurazione: in alto la lista dei campi dei dati e in basso quattro riquadri: valori da calcolare, filtri da applicare, colonne e righe;
5a. se necessario modifica la tabella pivot
agendo sulla maschera di configurazione a destra, come descriverò qui di seguito; la maschera di configurazione dovrebbe comparire ogni volta che selezione la tabella pivot (tutta, una cella o un elemento), in caso contrario seleziona il menù “Strumenti tabelle pivot” sulla barra principale in alto e clicca sul comando “Elenco campi”;
una cosa ancora, puoi modificare la tabella pivot agendo direttamente sulla tabella pivot, selezionando e trascinando i diversi elementi nelle diverse posizioni, o da/verso la maschera di configurazione per aggiungere o togliere altri campi/elementi;
5b. scegli il campo/parametro da calcolare
e trascinalo nel riquadro in basso a destra “valori da calcolare”; il valore verrà o sommato o conteggiato a seconda del tipo di dato; se somma o conteggio non è quello che vuoi, clicca sul triangolo a fianco dell’etichetta del campo calcolato, seleziona dal menu a tendina “impostazioni campo valore” per aprire la relativa finestra dove impostare il calcolo che ti serve e le modalità di visualizzazione dei valori; puoi calcolare più di un campo, o lo stesso campo visualizzandolo in modo diverso (es: come valore assoluto e % del totale);
6b. scegli uno o più campi per le righe
e trascinalo nel riquadro in basso a sinistra “righe” per far comparire nella tabella l’elenco dei valori del campo che diventeranno le categorie per cui saranno calcolati i valori definiti;
7b. se necessario scegli uno o più campi per le colonne e trascinalo nel riquadro “colonne” in alto a destra;
8b. se necessario ordina i valori del campo riga o colonna
per rendere più leggibile la tabella, lo puoi fare selezionando una cella dei valori calcolati o del totale o dei valori del campo riga, poi cliccare con il pulsante destro del mouse, selezionare “ordina” e “ordina dal più grande al più piccolo”;
9b. infine scegli i campi utili da destinare ai filtri che ti interessano e trascinali nel riquadro in alto a sinistra “filtro”.
Finito, ora hai impostato la tua pivot. Non è difficile, vero? Naturalmente per imparare a usarle bene sul lavoro, devi esercitarti, provare e riprovare, finché non diventano familiari come le tue tasche.
Se vuoi come si impostano le tabelle pivot ti invito a guardare questo video:
Qui puoi trovare tutto il tutorial sulle pivot.
Se vuoi approfondire il tema tabelle pivot ti invito a leggere questa guida generale.
Se hai ancora dei dubbi ti invito a consultare anche questa pagina del sito microsoft sulla realizzazione delle tabelle pivot che offre una spiegazione alternativa.
E i grafici pivot?
In realtà crearli è molto semplice:
- metodo veloce: selezioni la tabella pivot e premi F11.
Il risultato è un grafico in una nuova pagina (nominata Grafico1, 2, ecc) di solito un istogramma, ma dipende dai dati della tabella. Ora bisogna sistemare il grafico come vuoi tu. Immagino tu lo sappia già fare, ma ne parleremo in un post specifico relativo ai report interattivi realizzati con le pivot.
- metodo classico: selezioni la tabella, selezioni il menu “strumenti tabelle pivot”, clicchi sul comando “grafico pivot” per aprire la finestra “inserisci grafico”, selezioni il tipo di grafico che preferisci (es: a linee) e premi ok.
Il risultato è la comparsa di un grafico nella stessa pagina della tabella pivot. Ora bisogna sistemare il grafico come vuoi tu.
Se vuoi vedere di più sui grafici pivot ti invito a guardare questo video del tutorial:
Direi che per oggi terminiamo qui. Se hai domande non esitare a contattarmi. Presto uscirà un altro corso proprio sulle pivot con cui cercherò di rispondere a ogni dubbio. Se hai contributi o se vuoi dire la tua non esitare a lasciare un commento.
Grazie e a presto ;D
PS: questo post è stato ampliato e integrato in questa guida alle tabelle pivot.
Ti invito a leggerla.
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