Cosa sono le maschere Excel su pagina? A cosa servono? Come si realizzano? Perché e a chi possono essere utili? Quest’oggi parliamo di vecchi strumenti, in apparenza sorpassati da tool più moderni di Excel, ma che possono ancora essere utili in molte situazioni.
Cosa sono le maschere Excel
Le maschere sono finestre ricche di strumenti di controllo e di automatismi. Sono strumenti di Excel, ma sono anche strumenti personalizzati realizzati con Excel. Sono le finestre del foglio di calcolo che gestiscono strumenti specifici, sono finestre create dall’utente con l’editor vba e automatizzate con le macro, sono pagine di Excel equipaggiate con controlli, strumenti e automazione.
Le maschere sono strumenti complessi realizzati con gli strumenti che Excel mette a disposizione, per svolgere una o più attività all’interno del foglio di calcolo attraverso controlli predisposti, automatismi o altri strumenti.
Le maschere Excel realizzate dagli utenti di distinguono in:
- maschere su pagina, integrate nelle pagine di Excel,
- maschere utente, o userform, installate in finestre che possiamo realizzare con il Vbe.
Le macro condividono diverse caratteristiche:
- controlli con cui controllare la maschera e svolgere le attività relative,
- automatismi che fanno funzionare le maschere Excel o ne facilitano l’uso,
- una piattaforma, uno spazio dedicato su finestre o su pagina,
- uno scopo preciso, da raggiungere attraverso una o più funzionalità.
Cosa sono le maschere su pagina
In sintesi le maschere su pagina non sono altro che strutture di controlli installate in una pagina con cui possiamo impostare ed eseguire le attività correlate. Excel permette di realizzare maschere evolute usando le userform e gli strumenti dell’automazione, ma possiamo realizzare maschere anche nelle pagine del foglio di calcolo.
Le maschere Excel su pagina sono strumenti più semplici e spesso più efficienti e più veloci da realizzare delle userform. Sono composte da celle con elenchi, pulsanti e caselle di vario genere, da piccole tabelle con formule anche complesse, controlli realizzati con la convalida dei dati e molto altro.
Una volta che impariamo a creare controlli dinamici e comodi è inevitabile arrivare alla realizzazione di maschere. Di solito partiamo realizzando maschere di controllo per le nostre dashboard. O maschere Excel di inserimento o revisione per fogli strutturati di lunga durata con cui gestiamo le nostre attività.
E se impariamo un poco di automazione, possiamo realizzare maschere sorprendenti e professionali con cui semplificare o velocizzare una o più funzionalità.
I tipi di maschera Excel
Le maschere possono essere classificate in diversi modi, ma di solito vengono distinte per le funzionalità o attività primarie che svogliamo con esse. Tra gli strumenti tradizionali possiamo per esempio distinguere maschere di:
- inserimento, con cui inseriamo dati nei nostri fogli e tabelle,
- ricerca, con cui cerchiamo dati o informazioni,
- revisione, con cui revisioniamo dati e record già presenti,
- elaborazione, con cui eseguiamo calcoli ed elaborazioni,
- visualizzazione e stampa, con cui richiamiamo dati e li mostriamo nel modo più efficace,
- controllo, con cui controlliamo strumenti diversi,
- gestione, con cui controlliamo l’automazione del foglio o di strumenti specifici.
Queste sono le tipologie principali delle maschere Excel su pagina, non le uniche, ma le più diffuse.
Come si costruiscono le maschere
Come abbiamo detto le maschere sono strumenti complessi, strutture di controlli con cui impostiamo, gestiamo ed eseguiamo le attività relative. Sono di solito composte da:
- una piattaforma, nel caso delle maschere su pagina una porzione di una pagina di Excel impostata in modo da essere stabile e comoda da usare,
- diversi controlli, specifici per l’uso a cui sono destinati, da elenchi a discesa a caselle combinate, da pulsanti a caselle di testo o celle impostate per l’inserimento di dati, meglio se assistito, eccetera,
- automatismi che gestiscono il funzionamento della maschera, in parte o in toto,
- eventuali altri strumenti che sostituiscono gli automatismi o una parte della maschera,
- istruzioni che spiegano l’uso dello strumento.
Gli strumenti per creare maschere su pagina
Quali sono gli strumenti di Excel che usiamo per creare maschere su pagina?
Gli strumenti possono essere davvero molti e di solito dipendono dalle nostre competenze e dalle funzionalità che vogliamo installare nelle maschere Excel. Aldilà delle conoscenze di base per impostare la pagina per contenere gli strumenti della maschera, gli strumenti più usati per realizzare i controlli sono la convalida dei dati e la conoscenza dei controlli activex o modulo, formule e funzioni, link, forme e la gestione dei nomi.
Per l’automazione è necessaria almeno una conoscenza di base del vba e degli strumenti correlati, il necessario per realizzare macro di primo livello con cui gestire la maschera, eventuali dati e strumenti.
Altri strumenti, complementari o sostitutivi, che possiamo usare nelle maschere su pagina dipendono dal tipo di maschera e dalle nostre competenze. I principali sono: tabelle excel, tabelle di formule, query, filtri avanzati, pivot, grafici, strumenti dei dati, slicers e altri ancora.
Per esempio possiamo usare il filtro avanzato o recupera e trasforma per una maschera di ricerca, oppure possiamo usare convalida e macro per una maschera di inserimento, o formule, funzioni, nomi e macro per una maschera di elaborazione. E così via.
Come si realizza una maschera su pagina
Il primo passo è progettare la maschera: definire lo scopo, le attività che devono essere svolte, le funzionalità necessarie, il flusso dei dati, gli strumenti che vogliamo usare per realizzarle, gli automatismi necessari, fino a definire un progetto particolareggiato. Tratteremo questo argomento in modo approfondito in altri post.
Il secondo passo è la revisione o realizzazione degli strumenti a cui deve essere collegata la maschera. Possono essere basi di dati, anche solo una semplice tabella Excel, piuttosto che query realizzate con recupera e trasforma che estraggono dati da database esterni. Ma possono essere strumenti più complessi come tabelle di formule, grafici, o intere dashboard. Dipende dal tipo di maschera e dalle funzionalità integrate.
Una maschera di inserimento trasferirà i dati inseriti in una tabella Excel, una maschera di controllo sarà associata agli strumenti che deve controllare, per esempio una dashboard realizzata con pivot, tabelle di formule e grafici di vario tipo, una maschera di ricerca lavorerà su una o più base dati interne al foglio, quindi tabelle Excel o intervalli di dati, o esterne al foglio.
Tutti gli strumenti correlati alle maschere Excel devono essere preparati e verificati prima della realizzazione della maschera, secondo il progetto che abbiamo definito. Spesso questa fase può diventare più rilevante e complessa della realizzazione pratica della maschera.
Il terzo passo è la creazione della maschera, che di solito procede in questo modo:
- preparazione della pagina
- installazione dei controlli
- preparazione degli eventuali strumenti complementari o sostitutivi,
- sviluppo e verifica degli automatismi
- completamento della maschera
- revisione del layout
- verifica del funzionamento
- verifica dell’esperienza dell’utente
- eventuale revisione e ottimizzazione
- preparazione delle istruzioni
Considerata l’ampiezza dell’argomento, tratteremo in modo approfondito della creazione di una maschera di inserimento in un altri post dedicati.
Impostare la pagina
Il primo passo nella creazione pratica di una maschera su pagina è l’impostazione della maschera sulla pagina. Questo significa di solido:
- impostare un layout professionale, per esempio eliminando griglie, modificando le dimensioni di righe e colonne, impostando font e set di colori specifici, un’immagine di fondo, eccetera,
- bloccare una porzione della pagina, di solito un’intestazione in cui integrare la maschera, fino a bloccare l’intera schermata per far spazio agli strumenti necessari,
- impostare nomi e titoli.
Impostare i controlli
Un aspetto chiave della preparazione della maschera è la preparazione dei controlli. Abbiamo a nostra disposizione diversi tipi di controlli e diversi modi per realizzarli. I controlli possono essere statici o dinamici, possono essere elenchi, pulsanti, caselle di testo, pulsanti di opzioni, caselle di controllo e altro, possono essere filtranti, correlati, intelligenti, automatizzati, eccetera.
I controlli devono essere affidabili e facili da usare e non dovrebbero richiedere attività di gestione, nè revisioni. Inoltre dove si utilizzano strumenti alternativi agli automatismi, o a elementi o funzionalità della maschera è possibile usare i controlli di questi strumenti se presenti, come per esempio i controlli di filtraggio delle tabelle excel.
Approfondiremo l’argomento realizzazione di controlli in diversi post e ne mostrerò alcuni in tutorial dedicati.
Preparare l’automazione
Un altro aspetto fondamentale nella preparazione della maschera è la preparazione dell’automazione. In rari casi può non essere necessaria, mentre in diversi casi può essere realizzata con il registratore di macro, ma di solito per realizzare una maschera è necessaria una conoscenza di base del vba e degli strumenti dell’automazione. Complessità e numero di routine necessarie alla gestione delle maschere dipendono dal tipo di strumento e da come lo realizziamo.
Per esempio è possibile realizzare maschere di ricerca senza automazione, maschere di inserimento di elaborazione con un paio di macro realizzabili con il registratore, maschere di controllo che richiedono due o tre macro di bassa complessità.
Ma una maschera può arrivare a richiedere anche una decina di routine con cui gestire ogni singola attività della maschera: dall’assistenza all’operatore durante l’impostazione dei parametri, alle verifiche preliminari, dalla gestione dei controlli della maschera all’esecuzione delle attività principali.
Una solida conoscenza del vba permette di realizzare maschere excel più efficienti ed efficaci, ma è necessaria per poter creare certe funzionalità o svolgere specifiche attività.
Ora vediamo le caratteristiche delle principali tipologie di maschera su pagina.
Maschere Excel di inserimento
Le maschere di inserimento sono strumenti classici, ormai caduti in disuso a seguito dell’evoluzione dei sistemi di raccolta e conservazione dei dati (mes, gestionali, erp, server sql, ecc) e a seguito dell’evoluzione delle tecnologie di condivisione e trasferimento dei dati (servizi di file hosting, intranet, eccetera).
Oggi raramente si devono inserire dati in fogli Excel perché i dati sono già presenti nel gestionale, sul server, in rete, perché vengono raccolti in modo capillare ed efficiente lungo il flusso delle attività aziendali. Oggi di solito i dati che lavoriamo su excel arrivano già in formato digitale da altre fonti.
Ma nel caso di piccole attività, o di attività personali o professionali, o di dati “nuovi”, correlati all’innovazione o alla ricerca, è ancora possibile dover inserire dati nelle pagine di Excel per poterli elaborare.
L’inserimento dei dati in Excel è un’attività rodata che l’evoluzione del foglio di calcolo facilita, grazie per esempio a strumenti come le tabelle Excel, la convalida dei dati, eccetera. Ma nel caso i dati siano molti allora è utile disporre di strumenti che rendono più comoda ed efficiente l’attività di inserimento.
Parlo di maschere che si occupano dei controlli dei dati, che facilitano l’inserimento con controlli predittivi e dinamici, che ci assistono nella revisione dei dati, nella ricerca degli errori, nella valutazione in tempo reale di parametri statistici e altro ancora.
Le maschere di inserimento sono di solito strumenti semplici che richiedono una conoscenza di base del vba e dell’automazione, una buona conoscenza della realizzazione dei controlli e degli strumenti con cui li realizziamo.
Le maschere più semplici possono essere realizzate in pochi minuti appoggiandosi agli automatismi delle tabelle Excel, alla convalida dei dati, a formule e funzioni e possono essere automatizzate solo con il registratore di macro. D’altra parte se abbiamo bisogno di controlli più evoluti, le maschere Excel di inserimento possono diventare strumenti più complessi e automatizzati.
Maschere di ricerca
Le maschere di ricerca sono strumenti classici, sempre meno utilizzati, a seguito dell’evoluzione degli strumenti di Excel, che permettono di individuare record, valori e stringhe in modo rapido e semplice. Mi riferisco ai filtri delle tabelle, come a strumenti come la finestra Trova, agli slicers, alle finestre dello strumento modulo (form), alle pivot e a recupera e trasforma.
Oggi il modo più semplice ed efficace per disporre di una finestra di ricerca è creare una query e collegarla a una tabella Excel che possiamo usare tramite slicers per filtrare record singoli o multipli. È necessaria una conoscenza minima di power query (ora recupera e trasforma), delle tabelle Excel e degli slicers, senza automazione aggiuntiva.
Modi più classici di realizzare maschere di ricerca sono quelli che per esempio prevedono l’impiego dei filtri avanzati insieme a elenchi dinamici e un pizzico di vba, oppure l’uso di formule, nomi e funzioni, insieme a elenchi dinamici e un poco di automazione.
Le soluzioni più potenti ed efficienti, che possiamo collegare anche a database esterni e a fonti multiple, prevedono l’uso esteso del vba, di controlli predisposti ed eventualmente query, modelli di dati e pivot, ma in realtà sono soluzioni poco usate, per il livello di competenze richieste, ma soprattutto per l’investimento di tempo necessario per la realizzazione.
Oggi le maschere di ricerca le troviamo come elementi in maschere Excel di multifunzione, o come funzionalità accessorie di strumenti diversi, per esempio tabelle strutturate in gestionali, maschere di elaborazione o maschere di revisione.
Maschere Excel di revisione
Le maschere di revisione sono strumenti pensati per revisionare record di dati, cioè inserire o modificare valori di campi specifici di record presenti in una base dati. Sono sempre accompagnate da una funzione di ricerca e per questo io le chiamo R2: maschere di ricerca e revisione.
Sono maschere Excel poco usate, di solito associate a fogli di gestione che prevedono flussi di dati che almeno in parte devono essere gestiti o confermati da operatori. Mi riferisco per esempio a gantt per la gestione di progetti, strumenti per la logistica o la produzione, eccetera, strumenti che prevedono attività di lunga durata e inserimenti progressivi di dati su singoli record.
Queste maschere possono essere doppie o singole: nel primo caso la maschera presenta funzionalità separate, una per ricercare e richiamare i record e una per inserire la modifica, nel secondo invece la maschera è unica e le funzionalità integrate. Le prime sono maschere Excel classiche, in disuso, mentre le seconde sono gli strumenti tipici, di solito accompagnate da piccoli pannelli di controllo
La versione più semplice di queste maschere prevede l’uso del filtro avanzato, formule, convalida, controlli dinamici e un poco di vba, ma è di solito difficilmente integrabile con strumenti più grandi e quindi viene posizionata in una pagina dedicata. Le versioni migliori e di solito più compatte sono basate principalmente su macro che si occupano delle attività e su controlli di varia natura di solito raccolti in barre o pannelli di controllo.
Maschere di elaborazione
Sono strumenti classici realizzati per gestire l’elaborazione non convenzionale dei dati, cioè elaborazioni complesse, multiparametro o con molteplici opzioni, che non possono essere gestite dagli strumenti convenzionali, come le pivot. Sono spesso associate o integrate con tabelle di formule e collegate a tabelle Excel o basi dati.
A cosa serve una maschera, quando una tabella di formule può elaborare i dati come vogliamo? Giusta domanda. Nella maggior parte dei casi il calcolo può essere eseguito da una formula o da una tabella di formule, che sono in grado di eseguire elaborazioni complesse e soddisfare la maggior parte dei bisogni.
Quando le formule contengono riferimenti esterni a variabili o controlli esterni alla tabella, allora è possibile la comparsa di una maschera, che di solito però sarà una maschera di controllo con cui appunto controlliamo lo strumento.
Ma ci sono casi in cui una formula o una tabella di formule, per quanto avanzate, non riesce a elaborare i dati come vogliamo, questo perché può richiedere più elaborazioni non integrabili, per esempio, oppure valutazioni intermedie, azioni sui dati elaborati, o categorizzazioni difficili da inserire nelle formule. O può richiedere o prevedere la presenza di funzioni realizzate dall’utente con gli strumenti per l’automazione, o altro ancora.
La maschera di elaborazione è uno strumento personalizzato e automatizzato, equipaggiato con controlli che permettono di impostare parametri e opzioni dell’elaborazione e di controllare le attività, di solito tramite macro o funzioni specifiche, talvolta con l’assistenza di strumenti accessori o di supporto come tabelle di formule o altro.
Servono per semplificare o rendere più efficienti elaborazioni complesse che richiederebbero tempi di gestione significativi. Se realizzarle richiede la conoscenza del vba, dei controlli, di formule, funzioni e nomi e altro ancora, proprie la loro semplici e l’automazione li rende gestibili anche da operatori non competenti.
Maschere di visualizzazione e stampa
Sono strumenti classici realizzati per la visualizzazione dei dati e l’eventuale stampa o produzion di pdf. Sono caduti in disuso con l’introduzione di strumenti come le tabelle pivot e le query e vengono usate per necessità specifiche, come la produzione di documenti particolari (es: ddt, ordini, schede di produzione, ecc).
L’aspetto di queste tipo di maschere dipende dal bisogno specifico e l’automazione di solito consiste nel richiamo dei dati da mostrare dalle basedati e nella produzione dell’output, come stampe, creazione del pdf, esportazione in formati diversi (xlsx), la possibilità di allegare i documenti a una mail del tuo programma di posta, ecc.
Realizzarle è molto semplice e la maggior parte dell’automazione è standard, il tempo maggiore si spende nella revisione della macro per il caricamento dei dati. Realizzarle richiede la conoscenza del vba e dei controlli e per questo sono cadute in disuso, in quanto è possibile realizzare versioni non automatizzate usando formule, nomi e funzioni, ma anche tabelle pivot e slicers che richiedono la conoscenza degli strumenti di base di excel o poco di più.
Maschere di controllo
Questo tipo di maschera è forse quella più usata oggi. Sono strumenti costruiti a servizio o attorno a funzionalità del foglio Excel, anche multiple e complesse, con l’obiettivo di controllarle in modo più efficiente e comodo.
Un esempio classico di maschera di controllo sono le maschere delle dashboard, quando queste presentano diversi tipi di strumenti e controlli molteplici. Allora usiamo caselle di vario genere per interagire con tutti i grafici e le tabelle, per filtrarli, ordinarli o raggrupparli in modo diverso, per esempio, e pulsanti per eseguire attività predefinite, come per esempio sequenze di visualizzazioni, visualizzazioni preimpostate e animazioni.
Quando non possiamo limitarci a usare controlli preimpostati come gli slicers delle pivot, raccogliamo i controlli in un’unica maschera, che possiamo anche automatizzare.
Ci sono molti tipi di maschere di controllo, distinte di solito a seconda degli strumenti gestiti e delle attività da svolgere. Per esempio, possiamo realizzare e installare maschere con cui controllare l’analisi dei dati, la verifica dei dati, la visualizzazione di dati e risultati, eccetera.
Questo tipo di maschera richiede una buona conoscenza della realizzazione o impostazione dei controlli e una discreta conoscenza del vba per potenziarli e coordinarli, o per eseguire attività aggiuntive. Talvolta possono essere integrate da strumenti preimpostati di Excel, o da funzionalità accessorie.
Maschere di gestione dell’automazione
Sono maschere di controllo come le precedenti, ma concepite per gestire l’automazione del foglio. Un esempio immediatamente comprensibile sono i pannelli di comando, pagine con controlli da cui possiamo eseguire sequenze di macro che svolgono attività di gestione del foglio al posto nostro.
Mentre le maschere di controllo sono predisposte per controllare funzionalità specifiche, le maschere di gestione sono strumenti che gestiscono l’automazione del foglio intero. Sono di solito posizionate in pagine indipendenti, composte prevalentemente da pulsanti, ma anche da caselle per impostare eventuali parametri o opzioni.
Richiedono una buona conoscenza del vba per la realizzazione delle macro e una discreta conoscenza dei controlli. Le maschere Excel in sé non sono complesse, ma l’automazione che controllano richiede notevoli competenze per essere sviluppata. D’altra parte, una volta realizzata, l’automazione permette l’utilizzo di fogli complessi anche a persone con una competenza limitata.
Quando usare le maschere nei nostri fogli?
In primo luogo le maschere vanno usate quando abbiamo le competenze necessarie per realizzarle. Come abbiamo visto di solito le maschere richiedono solide competenze e anche un discreto investimento di tempo per la loro realizzazione. Ci sono maschere Excel realizzabili in pochi minuti, usando strumenti di base di Excel e il registratore di macro, ma se abbiamo bisogno di strumenti efficienti ed evoluti è necessario spendere il tempo per realizzarlo.
Quindi, quando vale la pena usare una maschera?
Dipende. La risposta ovvia è quando i vantaggi della maschera ripagano il tempo speso per realizzarla. In pratica sappiamo se una maschera è utile se non vantaggiosa durante la progettazione, ma quando calcoli i vantaggi devi tener conto che una maschera è nella maggior parte dei casi una funzionalità riutilizzabile.
Cioè con qualche semplice accorgimento la puoi spostare e installare in altri fogli. Questo è possibile perché una maschera su pagina è in fondo una pagina con controlli e automatismi che possono essere realizzati in modo da essere flessibili.
Infine le maschere vanno usate quando ne abbiamo un effettivo bisogno. Come ripetuto più volte, la maggior parte delle maschere sono cadute in disuso per l’evoluzione degli strumenti di Excel nel tempo, quindi ci sono alternative più o meno valide alle maschere Excel, o che permettono di semplificarle. Quindi prima di pensare alla realizzazione di una maschera, anche se su pagina, ti invito a pensare ad alternative più semplici.
Se invece il tempo speso sul foglio è notevole, se lo strumento ti farà risparmiare tempo e se hai le competenze per realizzarlo, allora crea le tue maschere.
Quindi le maschere Excel su pagina vanno usate quando:
- abbiamo le competenze per realizzarle,
- quando ne abbiamo effettivamente bisogno,
- quando sono vantaggiose.
A chi servono le maschere
In pratica servono a chi ha fogli Excel grandi e di lunga durata. La presenza di molte funzionalità, connesse o integrate, spesso trae giovamento da strumenti efficienti che semplificano la gestione.
Ma servono anche a chi effettivamente ha bisogno di una o più delle funzionalità descritte in precedenza (inserimento, ricerca e revisione, controllo, eccetera) per rendere più efficienti le attività svolte sui propri fogli, di qualunque grandezza o complessità siano.
Inoltre possono essere utili a chi ha bisogno di realizzare fogli più professionali e automatizzati per renderli utilizzabili anche da persone con competenze limitate.
Conclusioni
Le maschere su pagina sono strumenti complessi pensati e realizzati per svolgere una o più attività all’interno del foglio di calcolo attraverso controlli predisposti, macro e altri strumenti di Excel.
Le maschere sono in sostanza finestre realizzate con le userform, le finestre utente, oppure installate direttamente nelle pagine di Excel. Sono composte da uno o più controlli, di solito anche da automatismi, eventualmente anche da uno o più strumenti di Excel che ne semplificano la realizzazione o l’uso.
Sono di solito collegate a una base dati o integrate in una funzionalità specifica del foglio Excel. Svolgono una o più attività, richiedono competenze significative per la realizzazione e un investimento consistente di tempo che si deve ripagare. Complessivamente rendono i fogli Excel più comodi, efficienti e professionali.
Consiglio l’uso di maschere a chi lavora per molto tempo su strumenti grandi e complessi. Approfondiremo questo argomento in altri post dedicati
Ti piacerebbe realizzare le maschere migliori?
Per farlo devi imparare l’automazione di Excel.
Questo corso ti guida da zero all’automazione dei tuoi fogli:
Grazie dell’attenzione e a presto ;D
PS: Se questo post ti è piaciuto o ti è stato utile, condividilo con gli amici sui social.
Puoi farlo attraverso i pulsanti qui di seguito. Grazie
