Stasera parliamo di come si crea un grafico Excel. Prima di parlare di reportistica ci soffermiamo sui grafici, su come si realizzano, o si dovrebbero realizzare.
Cos’è un grafico Excel?
Un grafico è la rappresentazione per immagini di una o più serie di dati numerici. Una tabella di dati può essere rappresentata da uno o più grafici. Di solito un grafico è composto da un diagramma cartesiano, quindi da due assi perpendicolari x e y che rappresentano una coppia di valori, per esempio il tempo all’ascissa e il fatturato all’ordinata, visualizzati da elementi grafici come istogrammi o linee costruite sui punti. Ma un grafico Excel può assumere aspetti diversi a seconda di cosa si vuole rappresentare, per esempio ci sono grafici a torta, radar, a istogramma, ad area, a barre, radiale, a cascata e altri ancora.
A cosa serve un grafico Excel?
Un grafico serve a velocizzare la lettura e l’interpretazione di dati. Un grafico viene realizzato a partire da una tabella di dati, ma mentre interpretare una tabella richiede una lettura attenta, dal titolo ai valori, un grafico offre una lettura più veloce, permettendo alla nostra mente di fare valutazioni contemporanee sui diversi elementi del grafico Excel, come trend, titolo, colori, valori, eccetera. Quindi un grafico permette di interpretare velocemente tabelle anche complesse.
Come si realizza un grafico Excel?
1. Partendo da una base dati affidabile e strutturata, il primo passo è preparare la tabella di dati che si vuole visualizzare. Per esempio visualizzare l’andamento delle vendite dell’anno in corso confrontato con quelle dello scorso anno.
Questo può essere fatto tramite una query al database centrale che fornisca i dati già calcolati e tabulati estratti in un foglio excel, o tramite una tabella pivot collegata al server che visualizzi direttamente i dati in questione. Oppure può essere fatto a partire dal report mensile prodotto dal gestionale dell’azienda, o tramite l’elaborazione di dati più o meno grezzi estratti o raccolti in un foglio di lavoro, per esempio usando tabelle e grafici pivot.
È importante comprendere che il grafico nasce con la tabella e che quest’ultima mostrerà i dati contenuti nella tabella.
Il secondo passo è realizzare il grafico. Con le versioni più recenti di Excel è molto facile:
A) modo veloce:
2.1 selezioni una cella della tabella o tutta la tabella;
2.2 premi F11 per far comparire un grafico già impostato in una nuova pagina, di solito come istogramma, ma dipende dai dati della tabella; Oppure premi Alt+F1 per far comparire il grafico già impostato nella stessa pagina della tabella;
2.3 completi e modifichi il grafico come preferisci.
B) modo standard (ultime versioni di excel):
2.1 selezioni una cella della tabella o tutta la tabella;
2.2 vai al menu “Inserisci” della barra principale;
2.3 clicchi sul comando “grafici consigliati” per aprire la finestra omonima che ti presenta una serie di alternative tra cui scegliere;
2.4 scegli quella che più si avvicina alla tua idea;
2.5 completi e modifichi il grafico Excel come preferisci.
C) modo standard (lo imposti tu fin da subito):
2.1 selezioni una cella della tabella o tutta la tabella;
2.2 vai al menu “Inserisci” della barra principale;
2.3 clicchi sull’icona del tipo di grafico che vuoi impostare, es: istogramma, per aprire la tendina con le diverse alternative di layout tra cui scegliere; in alternativa puoi aprire la finestra “inserisci grafico” cliccando sul minipulsante in basso a destra del gruppo “grafici” e passare a “tutti i grafici”;
2.4 scegli il grafico che preferisci e clicchi per crearlo;
2.5 completi e modifichi il grafico come preferisci.
Come si struttura e configura un grafico Excel?
Si modificano gli elementi del grafico per dargli l’aspetto che desideri. Con le ultime versioni di Excel questo può essere fatto velocemente: selezioni il grafico o un suo elemento per far comparire sulla barra principale i due menu “Strumenti grafico”, “progettazione” e “formato” con gli strumenti che servono per manipolare facilmente il grafico.
Il menù “progettazione” permette di cambiare velocemente il layout del grafico, scegliendo tra diverse alternative, di cambiare il set di colori, di modificarne il tipo, la posizione, eccetera. Il menù “formato” permette di lavorare sulle caratteristiche degli oggetti che compongono il grafico (es: titolo, legenda) e di aggiungere forme ed altri elementi del grafico.
Selezionando ogni singolo oggetto del grafico (titolo, legenda, istogrammi, assi, eccetera) è possibile modificarlo usando i comandi tradizionali, per esempio impostando la grandezza carattere per i testi, e i comandi della finestra Proprietà, richiamabile premendo Ctrl+1, o dal menù a comparsa cliccando con il destro.
Non elenco tutti i comandi e le funzioni a disposizione per configurare il grafico, non è l’obiettivo del post. In questo video puoi trovare la descrizione di quelli più importanti:
Cose da fare e da non fare con i grafici
Un grafico ha un solo obiettivo: comunicare una o più informazioni a chi lo guarda. Quindi la prima cosa che devi chiederti quando crei un grafico è: quale informazione deve comunicare? Bene, il grafico deve contenere, evidenziare e trasmettere quell’informazione e niente di più, mentre non deve esserci nulla che ostacoli la comunicazione, o distragga il lettore.
Un grafico deve avere sempre:
- un titolo grande (grandezza almeno 20 punti, meglio di più) che spieghi il contenuto del grafico in modo chiaro, es: andamento fatturato annuo;
- non più di 2 serie di dati, quella principale e una di confronto o una curva che mostra il trend; non sovraccaricare il grafico di istogrammi o linee, non mettere troppi dati, se necessario fai un secondo grafico e un terzo, ma non mostrare troppi dati in un solo grafico;
- una legenda con nomi chiari e comprensibili, ben leggibile (almeno di carattere 14 meglio 16) posizionata a destra o sotto il grafico;
- nomi e valori degli assi leggibili (almeno grandezza 10 i valori, 14 i nomi degli assi), stessa cosa se hai scelto di visualizzare le etichette dei valori;
- se necessario usa un sottotitolo, una seconda riga del titolo di dimensioni ridotte con cui spieghi nei particolari cosa mostra il grafico (es: dati fatturato 2016–2017 clienti principali mercato europeo);
- dove il grafico misura un kpi, un parametro che misura le prestazioni, è opportuno indicare un traguardo nel grafico, un valore visualizzato con una riga verticale od orizzontale per esempio che permetta a colpo d’occhio di cogliere il superamento di un valore predefinito.
Invece un grafico Excel non deve avere:
- troppi colori, possono distrarre, o colori poco contrastati, non permettono di distinguere le serie;
- una tabella dei dati nel grafico, non serve se il grafico fa quello che deve, mostrare l’informazione; se è necessario si possono usare le etichette dei valori/punti del grafico;
- forme e oggetti colorati con numeri o scritte, perché distraggono dal grafico e dall’informazione che questi trasmette;
- testo con spiegazioni, il grafico dovrebbe spiegare tutto quello che serve a colpo d’occhio, quindi a cosa servono spiegazioni aggiuntive? Se così non è necessario porsi domande sul grafico o sull’informazione;
- bordi, griglie secondarie, griglie troppo marcate, qualunque elemento che non ha ragione di esserci o che distrae l’osservatore dall’unica cosa importante: interpretare i dati mostrati dal grafico.
I grafici interattivi
I grafici interattivi sono utili per realizzare pannelli di controllo e cruscotti, in certi casi anche per realizzare report periodici. Ci sono molti modi e strumenti per realizzarli, funzioni, controlli, macro, pivot, ma il modo più veloce e semplice è proprio utilizzare tabelle e grafici pivot.
Come abbiamo già visto nei post “Usa le pivot come un professionista” le tabelle pivot sono tabelle interattive, veloci da realizzare e da gestire, con le quali è possibile organizzare, analizzare, filtrare e comparare grandi quantità di dati. Inoltre permettono di realizzare grafici pivot, che variano al variare della tabella a cui sono collegati e viceversa.
Cioè è possibile abilitare sul grafico i controlli per gestire i filtri e modificare la struttura della pivot. Come? È sufficiente dopo aver creato il grafico, selezionarlo, andare al menù “Analizza” degli “strumenti grafico pivot” e cliccare sul comando “pulsanti campo” per far comparire e scomparire i controlli.
In realtà i grafici interattivi richiedono una certa conoscenza da parte dell’utente, o in sua assenza richiedono spiegazioni su come è possibile intervenire sul grafico. Queste spiegazioni devono essere inserite nel grafico stesso o adiacenti allo stesso, ma rischiano di distrarre il lettore dal contenuto del grafico. In generale sconsiglio di usare report interattivi nei report.
I grafici e i report
I grafici hanno un ruolo centrale nei report, proprio grazie al fatto che trasmettono più velocemente ed efficacemente le informazioni. Un report può anche essere realizzato prevalentemente da grafici, può anche essere realizzato da soli grafici o perfino da un grafico solamente. Il mio consiglio è comunque non esagerare.
Un report di solito richiede un’introduzione e conclusioni che riassumono le informazioni rilevanti, inoltre deve comunicare anche le modalità di analisi, le valutazioni di chi lo ha realizzato e i risultati raggiunti. Quindi un report non viene creato con un foglio excel, il foglio elettronico serve a elaborare dati e preparare tabelle e grafici che poi vengono trasferiti sulle pagine di word o dentro le slide di powerpoint.
Excel è straordinario per lavorare sui numeri, ma non è lo strumento migliore per gestire testi e immagini. Non esitare a impiegare tutti gli strumenti più efficaci per realizzare un report in grado di raggiungere il suo scopo.
Se vuoi approfondire il tema dei report, ti invito a leggere questo post.
Conclusioni
Riassumendo i grafici sono importanti perché offrono un’interpretazione semplice e immediata delle informazioni elaborate su Excel. Sono uno degli strumenti più efficaci per la preparazione di report, ma realizzarli richiede un poco di esperienza, il rispetto di alcune semplici regole e di non perdere di vista il succo della questione: devi comunicare a qualcuno delle informazioni.
Quindi quando crei i tuoi grafici pensa sempre a chi dovrà leggerli, immagina come e quando li leggerà, quali informazioni comunicheranno e quali domande o reazioni provocheranno. Infine testa i grafici che hai preparato con un amico o un collega fidato in grado di darti una valutazione sincera.
A presto ;D
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