Cos’è una dashboard? A cosa serve? Come si realizza una dashboard in Excel? Quali sono gli strumenti e il modo più efficiente per realizzarla? Questa settimana parliamo di creazione di dashboard.
Cos’è una Dashboard?
Una dashboard, o cruscotto, talvolta chiamata anche report interattivo, è uno strumento che visualizza i risultati delle nostre elaborazioni o analisi. Trasforma le tabelle realizzate con pivot o tabelle di formule, tabelle di difficile lettura, in grafici e immagini che comunicano le informazioni in modo più semplice e diretto.
Una dashboard è composta di solito da grafici e strumenti di controllo ed è di solito realizzata in una singola pagina secondo un preciso obiettivo, seguendo le regole della comunicazione.
A chi serve una dashboard?
Una dashboard serve a comunicare informazioni a uno o più utenti. A chi deve controllare o mostrare dati di processi in evoluzione, come nel caso della contabilità aziendale, o nella gestione della produzione, della logistica, della gestione dei progetti, e molto altro.
Prima della realizzazione di una dashboard
Creare una dashboard è di solito l’ultima fase di un processo che inizia da una base dati e si conclude con la dashboard oppure con la realizzazione di un report. Questo processo prevede di solito queste attività:
la definizione dell’obiettivo
Prima di iniziare a lavorare dobbiamo avere ben chiaro cosa stiamo cercando di raggiungere e come. Tutto questo nasce dalla definizione e valutazione di uno o più obiettivi.
l’importazione dei dati
Il passo successivo è ottenere i dati da analizzare. Questo di solito significa estrarre i dati dal gestionale o dal server aziendale, oppure ottenere i dati dai clienti, o da altri strumenti usati per inserirli su supporto digitale. Questi dati devono essere trasferiti su Excel, o devono essere accessibili tramite query che estrae i dati dalla fonte, preferibilmente già impostati e filtrati.
la verifica e la pulizia dei dati
Se la fonte dei dati è affidabile, se ci sono controlli all’inserimento e controlli da parte del gestionale che garantiscono la qualità dei dati, allora questa fase non è necessaria. Se invece la fonte non è affidabile o non ne conosciamo l’affidabilità, allora è necessario verificarne la qualità.
Questo significa controllare la presenza di errori, valutare la completezza e la consistenza dei dati, significa valutarne la coerenza tramite il confronto con fonti più affidabili, eccetera. Parleremo di pulizia dei dati in altri post dedicati.
la revisione dei dati
Se i dati ottenuti sono grezzi e sono molti, spesso vale la pena revisionarli, cioè estrarre dalla base dati quella porzione che dobbiamo effettivamente analizzare. Cioè solo i campi e i dati che servono. Questo riduce il tempo di analisi, le dimensioni del foglio excel e ne migliora l’efficienza. Inoltre questa fase è anche l’occasione per aggiungere campi calcolati e dove serve anche per fare una prima elaborazione. La revisione può essere fatta in modo efficiente con strumenti evoluti come Power query (ora chiamato Recupera e trasforma). Parleremo di questo strumento in post e corsi dedicati.
l’impostazione del foglio
Una volta che abbiamo i dati che servono per l’analisi, è il momento di dare una struttura al foglio, cioè di disporre gli strumenti con cui andiamo a elaborare i nostri dati. Gli strumenti più utilizzati sono le tabelle pivot e le tabelle di formule, ma questi dipendono dal tipo di analisi. Possono essere anche il risolutore, gli strumenti di analisi statistica, le simulazioni, e via dicendo. Questi strumenti vengono disposti nelle pagine per l’analisi seguente.
l’analisi dei dati
È il momento dell’elaborazione dei dati allo scopo di ottenere risultati che ci conducano all’obiettivo che ci siamo prefissi. Per esempio l’elaborazione dei dati economici e finanziari dell’azienda ci permette di ottenere gli indicatori principali che mostrano i risultati o meglio l’andamento delle attività aziendali. Questo avviene tramite impostazione e moltiplicazione degli strumenti di analisi, anche in più pagine, fino a ottenere i risultati ricercati.
la definizione dei risultati
I risultati devono poi essere verificati, messi a punto, interpretati, eventualmente approfonditi, ma soprattutto filtrati. Cioè di solito i risultati sono ben di più di quelli che servono o verranno comunicati. Questo è il momento in cui scegliamo i risultati che poi andremo a visualizzare nella dashboard.
Come si realizza una dashboard in Excel?
È giunto il momento di realizzare la tua dashboard, cioè visualizzare i risultati della tua analisi. Come si realizza la dashboard? Di solito si posizionano un’ampia serie di strumenti in un’unica pagina del tuo foglio. Lo strumento centrale di un cruscotto è sempre il grafico.
Detto questo in realtà le possibilità e gli strumenti a nostra disposizione sono veramente tanti, ma una dashboard non prende vita dagli strumenti di Excel, ma da un obiettivo preciso.
La realizzazione di una dashboard consiste in:
definire l’obiettivo della dashboard
In realtà l’obiettivo dovrebbe corrispondere all’obiettivo dell’analisi, quindi delle attività pre dashboard. Se è così, è sufficiente rivederlo in relazione ai risultati ottenuti che vogliamo visualizzare. Se invece la dashboard è una scelta avvenuta in un secondo tempo, se i risultati sono notevolmente inattese, o se stiamo lavorando su un foglio preesistente, allora dobbiamo definire con precisione l’obiettivo. Cioè quali dati la dashboard deve visualizzare, destinati a chi, come deve farlo e quali caratteristiche deve possedere (interattività, durata, dinamicità, ecc).
progettare la dashboard
Le dashboard devono essere progettate, sempre. Il mio consiglio è abbozzare sulla carta il tuo cruscotto, definendo ogni elemento, posizione, come realizzarlo, aspetto e caratteristiche.
definire i controlli della dashboard
Le dashboard possono essere interattive, oppure no, dipende dal loro uso, dalla grandezza, dai dati visualizzati e molto altro. In realtà l’interazione da parte dell’operatore in certi casi potrebbe essere vista come un’inefficienza, o viceversa può essere vista come una necessità, per esempio per offrire più valori con un singolo strumento. I controlli devono essere predefiniti nel progetto della dashboard.
Impostare le tabelle per la dashboard
È il momento per preparare le tabelle per la dashboard, se non è stato fatto in precedenza. Questo significa posizionare una copia delle tabelle in una pagina dedicata e dove necessario modificarla per la realizzazione del singolo grafico. Spesso non è necessario creare copie dei grafici ottenuti dall’analisi, ma se li utilizziamo per anche per la consultazione, è probabile che dovremo farlo.
Costruire la dashboard
È il momento di realizzare la tua dashboard, cioè di impostare la pagina, aggiungere immagini, forme, titoli, eccetera, togliere la griglia, impostare colori e layout. Poi si passa alla creazione dei grafici, a una prima impostazione e al posizionamento nella pagina. E poi si aggiungono i controlli nella pagina per l’interattività. Tratteremo dei controlli e dell’interattività in post dedicati.
Verificare i dati visualizzati
Il passo successivo è la verifica dei dati visualizzati. È importante che i dati mostrati dal grafico corrispondano ai risultati ottenuti dall’analisi. Siamo esseri umani e facciamo errori, dovute a distrazioni o impostazioni non corrette. È un controllo che devi sempre fare, soprattutto se la dashboard viene utilizzata da altre persone, clienti, colleghi, eccetera.
Pulire e impostare ogni singolo elemento
Ora hai la dashboard, ma non hai ancora terminato. È il momento di sistemare l’aspetto dello strumento e migliorarne l’impatto comunicativo, eliminare ogni elemento inutile, rivedere ogni titolo e testo, evidenziare gli elementi importanti, eccetera.
Verificare tutti i controlli
Se hai aggiunto controlli per l’interattività o l’automazione del grafico, devi verificarne il corretto funzionamento. Questo significa testare ogni singolo controllo, verificarne le impostazioni e i risultati dell’impiego, soprattutto in caso di automazione o di controlli impostati su formule complesse e nomi.
Testare il risultato finale
Infine l’ultimo controllo è eseguire un aggiornamento del foglio, se questo è uno strumento di media o lunga durata, per vedere come si comporta la dashboard a seguito della modifica della base dati.
Quando si usano le dashboard
Nella maggior parte dei casi una dashboard è sempre presente in fogli di controllo o di gestione, nel primo caso per seguire kpi e indicatori delle attività oggetto del controllo, nel secondo caso per avere informazioni e indicazioni su cui prendere decisioni.
Una dashboard è uno strumento prezioso in molte situazioni diverse, ma la cui realizzazione richiede tempo ed esperienza, se vogliamo realizzare uno strumento professionale. La creazione di una dashboard può richiedere anche ore ed è per questo che spesso vengono preimpostate e riutilizzate.
Le dashboard e l’automazione
Nelle ultime versioni di Excel, l’automazione delle dashboard è quella degli strumenti sempre più evoluti del foglio di calcolo, a partire da tabelle excel, pivot e grafici che possono essere realizzati e impostati molto velocemente.
In realtà le dashboard di fogli di controllo di lunga durata sono sempre accompagnate dall’automazione dell’utente, di solito allo scopo di aggiornare il foglio in modo efficiente, oppure per resettare o aggiornare controlli.
Una cosa che pochi sanno è che con l’automazione si può realizzare una dashboard in automatico, o almeno una prima bozza che possiamo revisionare risparmiando molto tempo. Realizzare macro di questo tipo richiede però un discreto livello di competenza su Excel e Vba e una significativa quantità di istruzioni.
Conclusioni
Una dashboard è uno strumento realizzato per visualizzare i risultati dell’elaborazione di una base dati. L’obiettivo di una dashboard è di solito fornire informazioni facilmente fruibili ripetutamente nel tempo, di solito in strumenti di controllo o di gestione, ma non soltanto.
Una dashboard è composta sostanzialmente da grafici, tabelle e controlli che permettono di realizzare strumenti dinamici e interattivi. La dinamicità è essenziale per garantire gli stessi risultati nel tempo, mentre l’interattività, cioè la possibilità di poter modificare filtri e impostazioni attraverso controlli predisposti, l’interattiva dicevo è importante soprattutto quando dobbiamo mostrare più informazioni con lo stesso grafico o strumento.
Per essere in grado di realizzare dashboard è necessario conoscere bene Excel, soprattutto gli strumenti di analisi e visualizzazione. Realizzare cruscotti professionali ed efficienti richiede esperienza e competenze avanzate. Approfondiremo l’argomento in altri post e una guida apposita.
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