Come inseriamo istruzioni e note nelle pagine di Excel? Oggi parliamo di come e perché i nostri fogli dovrebbero fornire le informazioni che ci guidano nelle attività da svolgere e nell’uso degli strumenti predisposti. E naturalmente vediamo insieme quali sono gli strumenti di Excel più efficienti per inserire note e istruzioni nei nostri fogli di lavoro.
Inserire istruzioni e note nei fogli Excel
Perché dovresti inserire note e istruzioni in un foglio Excel?
Quello che a prima vista sembra un’attività poco utile, se non per la preparazione di fogli usati da terze persone, in realtà è una buona abitudine e un investimento che dovremmo fare nei fogli di lungo impiego e nei fogli che riutilizzeremo più volte.
Note e istruzioni offrono all’utente indicazioni e informazioni sullo strumento e sul suo utilizzo. Informazioni utili per svolgere correttamente e in modo efficiente le attività necessarie per usare gli strumenti del foglio e ottenere i risultati desiderati.
Ma perché dovremmo spendere tempo a scrivere istruzioni in un foglio Excel che abbiamo realizzato noi e che sappiamo bene come usare?
Per diversi motivi:
- per ricordarci delle cose importanti sull’uso più efficace dello strumento,
- perché il foglio in questione presenta molte funzionalità e una parte di esse le usiamo raramente,
- per ricordare aspetti importanti su strumenti, dati e attività che abbiamo gestito durante la realizzazione del foglio e che è importante ricordare quando lo andremo a revisionare o aggiornare,
- perché è un foglio che usiamo periodicamente secondo i nostri bisogni, non quotidianamente, e non è l’unico,
- o è uno strumento destinato ad altri o che verrà utilizzato anche da altri (clienti, colleghi, parenti);
- perché come tutti gli strumenti, il nostro foglio ha una vita e c’è un periodo in cui lo useremo regolarmente, ma anche periodi di inutilizzo durante i quali possiamo dimenticare informazioni rilevanti.
Dobbiamo inserire note e istruzioni nel foglio per imparare e non dimenticare i modi migliori per usarlo.
Quando inserire istruzioni e note
Il momento migliore per inserire istruzioni nel foglio è al termine della creazione o della revisione del foglio, durante o a seguito della fase di verifica del suo funzionamento. Perché è anche il momento in cui abbiamo chiaro ogni aspetto dello strumento che stiamo testando.
In generale è consigliabile inserire in fase di verifica almeno una bozza delle istruzioni e delle note relative agli aspetti principali dell’impiego degli strumenti di Excel. È invece tassativo farlo, se il foglio è destinato a essere utilizzato da altri.
In alternativa possiamo aggiungere le informazioni d’uso durante la fase di ottimizzazione, se il foglio richiede un’ottimizzazione, o all’inizio dell’utilizzo ufficiale, se siamo noi gli utenti e se dobbiamo verificare il modo più efficiente per usare il foglio.
Di conseguenza andremo a inserire le istruzioni durante l’uso e le ottimizzeremo via via che ottimizzeremo le attività svolte.
Dove inserire istruzioni e note
Le istruzioni si inseriscono:
- in una pagina dedicata,
- o nella pagina del pannello di comando, o nelle altre pagine di controllo, gestione e orientamento,
- vicino agli strumenti che richiedono attività numerose o complesse, o che possono essere svolte in modi alternativi, più o meno efficienti o efficaci,
- adiacenti a controlli di automatismi e di altro tipo, per spiegare il loro funzionamento,
- nelle pagine in cui sono concentrate attività numerose o complesse, che possono essere svolte in modi alternativi, più o meno efficienti.
Le note si inseriscono:
- nelle intestazioni delle pagine, per comunicare le funzionalità presenti e le attività che si svolgono,
- sopra o adiacenti ai singoli strumenti di excel, per comunicare informazioni essenziali su funzionalità, uso e attività da svolgere,
- sopra o adiacenti a tabelle dati o tabelle di analisi, per comunicare informazioni essenziali su fonti, controlli e verifiche da svolgere,
- in grafici per dare informazioni essenziali che comunicano e spiegano le informazioni visualizzate,
- nei report per sottolineare o spiegare i dati visualizzati nei diversi elementi del report, tabelle o grafici,
- all’interno di dashboard per spiegare i dati visualizzati in report, tabelle o grafici, e come usare i comandi interattivi,
e altro ancora.
In sintesi note e istruzioni chiare e sintetiche vanno inserite in ogni posizione dove possono sorgere dubbi sull’uso di strumenti o sulle attività da svolgere.
Gli strumenti di Excel per inserire note e istruzioni
Gli strumenti di Excel che ci permettono di inserire o richiamare note e istruzioni nei fogli excel sono i seguenti:
- commenti,
- messaggi di input della convalida dei dati,
- direttamente nelle celle di Excel,
- caselle di testo,
- forme grafiche e wordart,
- link che rimandano a documenti esterni,
- oggetti inseriti nella pagina di excel (pdf, presentazioni, testi, ecc)
Vediamo come si utilizzano.
I commenti
Excel offre la possibilità di inserire commenti, testi collegati alle singole celle, marcate con angoli rossi, e visualizzati alla selezione della cella, inseriti in apposite finestre colorate, simili a post–it.
I commenti sono un discreto strumento per l’inserimento di note e brevi istruzioni, sono inseribili tramite comando presente nel menu contestuale richiamabile con il pulsante destro del mouse o tramite i comandi del gruppo “Commenti” della scheda “Revisione” della barra multifunzione.
Sono comodi e veloci, ma non sono tra gli strumenti di Excel più usati, ne sono così efficienti, in primo luogo perché normalmente non sono in vista, ma sono richiamabili alla selezione della cella o in anteprima, sostando con il cursore sul marcatore. D’altra parte è possibile portarli e fissarli in vista usando i relativi comandi della scheda Revisioni.
Inoltre sono legati alle celle, quindi per muoverli in altre posizioni dobbiamo copiare o trasferire le celle, e infine non offrono grandi possibilità di personalizzazione del testo e della finestra.
In effetti di solito i commenti non sono usati per le istruzioni, ma per aggiungere note su celle che vengono selezionate, per esempio in maschere o controlli su cella, o adiacenti a oggetti con cui l’operatore interagisce. Oppure sono usati per aggiungere valutazioni e appunti alle pagine del foglio, per esempio per commentare i risultati di un’analisi o i dati di una dashboard.
Le finestre di Input della convalida dei dati
Sono le finestre informative dello strumento di convalida dei dati, che permette di posizionare messaggi personalizzati nelle celle in cui installiamo controlli automatici per informare sulla presenza e natura dei controlli.
Come spiegato nella guida sulla convalida dei dati, possiamo inserire nelle celle selezionate una finestra dei messaggi, usando la scheda “messaggio di input” della finestra “Convalida dati” richiamabile dal comando omonimo presente sulla scheda “Dati” della barra multifunzione. E possiamo farlo anche senza inserire un controllo.
È un discreto strumento per inserire note e brevi istruzioni collegate alle celle, ma presenta diversi limiti che lo rendono concretamente utile solo in ambiti specifici. In primo luogo il messaggio di input non è visibile sulla pagina a meno di selezionare la cella. E le celle non sono neppure marcate, anche se questo si può compensare modificando direttamente il layout.
Inoltre i messaggi sono legati alle celle, quindi per trasferirli dobbiamo copiare o trasferire le celle. Infine non offrono possibilità di personalizzare il testo e la finestra.
Questo limita l’utilizzo dello strumento all’inserimento di note e brevi istruzioni relative a celle che devono essere selezionate durante le attività, come quelle di una maschera di inserimento su pagina. Qui puoi trovare un tutorial specifico sulle maschere di inserimento.
Le caselle di testo
Le caselle di testo sono oggetti concepiti appositamente per contenere testi nelle pagine di Excel. Li possiamo disporre nelle pagine usando il comando “Casella di testo” della scheda “Inserisci” della barra multifunzione, per poi usare il tasto sinistro del mouse per dimensionare la forma della casella che vogliamo creare.
Sono come pagine di un blocco note che possiamo creare e gestire in modo semplice e intuitivo. Anzi sono meglio perché possiamo disporle dove vogliamo, possiamo ridimensionarle e impostare il layout del testo che contengono come preferiamo.
Inoltre le caselle di testo sono oggetti equipaggiati con gli strumenti della scheda “Formato” che compare alla selezione della casella e che permette di modificare il layout dell’oggetto e del testo inserito. È la stessa scheda delle forme, in quanto la casella di testo non è altro che una variante specifica di una forma.
La casella di testo è lo strumento più utilizzato per inserire istruzioni nelle pagine, facile da disporre, sempre in vista, personalizzabile, eccetera. Lo strumento consigliato quando devi disporre nelle pagine scritte più lunghe di una frase.
Forme e wordart
Le forme sono oggetti geometrici che possiamo disporre nelle pagine e personalizzare a piacere usando strumenti dedicati per la gestione del layout, fra cui anche layout predefiniti.
Le forme si dispongono usando i comandi relativi del gruppo “Illustrazioni” nella scheda “Inserisci” della barra multifunzione. Cliccando sul pulsante forme apriamo un menu con un’ampia gamma di forme predefinite tra cui scegliere quella che vogliamo installare nella pagina. Poi usando il pulsante sinistro del mouse possiamo installarla e dimensionandola a piacere.
Le forme possono contenere testo e possono sostituire le caselle di testo, che in fondo non sono altro che forme.
Un’alternativa interessante sono le wordart, testo con layout preimpostato con attraenti effetti visivi che possiamo disporre nella pagina con un clic. Usando il pulsante “Wordart” della scheda “Inserisci” della barra multifunzione, apriamo un menu con una serie di testi preformattati. Cliccando su quello che preferiamo viene disposta una casella apposita nella pagina con il testo predefinito.
In sostanza sono caselle preformattate pensate per inserire titoli e scritte ad effetto, nelle pagine, ma soprattutto in report e dashboard, ma possono essere usate anche per istruzioni e note. Personalmente le ritengo limitatamente utili, in quanto gli effetti del testo possono distrarre dal contenuto e difficilmente sono fatti per testi semplici, quindi richiedono di solito una revisione, almeno delle dimensioni.
Vale la pena dire due parole anche sulle smartart, strutture preimpostate e personalizzabili di forme, pensate per disporre velocemente diagrammi o altri costrutti grafici. Idealmente possono essere utilizzate anche per inserire istruzioni e note, ma il loro scopo è tutt’altro, quindi ne sconsiglio l’impiego. Sono sufficienti le singole forme.
Link e guide esterne
Un’alternativa interessante al testo inserito nelle celle o in strumenti appositi, è quello di richiamare una fonte esterna usando un programma diverso. Ottimo se invece di istruzioni sintetiche abbiamo la necessità di richiamare un vero e proprio manuale con molte pagine di istruzioni che non possiamo disporre in un foglio di calcolo.
Excel permette di inserire nelle celle e in oggetti predisposti come le forme collegamenti a pagine web, file esterni o a oggetti del foglio. Per installare un collegamento puoi usare il comando “Collegamento” della scheda “Inserisci” della barra multifunzione, o dal menu contestuale richiamabile con il tasto destro del mouse. Si aprirà la finestra omonima che ci offre la possibilità di scegliere il tipo di oggetto a cui collegare il link e di indicarlo in modo specifico.
I link sono notevoli strumenti di Excel, utilizzabili per più di uno scopo, come per esempio per muoversi tra le pagine del foglio, come spiegato in questo tutorial. Possono essere usati anche per richiamare guide da fonti esterne che si apriranno negli appositi programmi, o per rimandare a istruzioni dislocate in apposite pagine dello stesso foglio. I link non contengono le istruzioni, ma permettono di richiamarle con un semplice clic.
Oggetti esterni inseriti nelle pagine di Excel
Excel permette di inserire nelle pagine di Excel oggetti contenitore che visualizzano documenti esterni, come documenti word, Pdf, presentazioni powerpoint e altro ancora. Invece di usare un pulsante con un collegamento per aprire i file nei relativi programmi, possiamo inserirli nelle pagine di Excel.
Per farlo possiamo usare il comando “Oggetto” che trovi nella scheda “Inserisci” della barra multifunzione. Richiama la finestra omonima che permette di selezionare il tipo di documento che vogliamo inserire per poi chiederci di indicare quale documento vogliamo installare. Una volta indicato il documento comparirà in una finestra apposita che permette di visualizzare e interagire con il contenuto del documento, per esempio per scorrere le pagine.
In realtà questa possibilità da un lato appesantisce il foglio, dall’altro non offre una soluzione così comoda come pensiamo, se la osserviamo dal punto di vista dell’economia e delle attività del foglio. Per esempio prendi in considerazione l’uso pratico del documento, oppure la possibilità di disporlo nelle pagine con gli strumenti. È una soluzione interessante, ma relativamente flessibile, utile solo in ambiti specifici.
Inserire il testo nelle celle
Infine possiamo inserire note e istruzioni direttamente nelle celle delle pagine. E dopotutto le celle sono pensate per contenere testo e valori e possono essere formattate appositamente, ma comportano diverse complicazioni.
In primo luogo le celle sono piccole, anche se possono contenere testi lunghi fino a trentaduemila caratteri circa, in realtà mostrano solo il contenuto visibile nella cella. Questo a meno che le celle a destra siano vuote, in tal caso il testo viene mostrato in esteso fino a bordo pagina.
Naturalmente possiamo adattare le celle al testo, ma questo comporta una modifica del layout della pagina stessa che può non essere compatibile con gli oggetti e i dati contenuti nel resto della pagina, o più semplicemente con l’estetica.
Comunque possiamo ampliare le dimensioni della cella, unire più celle in una sola, far tornare il testo a capo nella cella con l’apposito comando delle proprietà delle celle, e possiamo disporre il testo su più righe premendo Alt+Invio.
In sostanza i testi inseriti nelle celle devono essere brevi e dove devono vedersi in esteso è opportuno lasciare vuote le celle adiacenti. Nonostante questo è il metodo più usato per disporre titoli e note nelle pagine, quando il testo è breve, frasi di una decina di parole al massimo.
In pratica le note vengono posizionate sotto i titoli delle intestazioni, o vicino alle tabelle o agli altri oggetti e i limiti che abbiamo visto ci spingono a essere chiari e sintetici.
Come usare gli strumenti di Excel
L’uso degli strumenti di Excel visti finora dipende dalla grandezza del testo che dobbiamo inserire, dalla sua posizione, dalle pagine in cui lo inseriamo e dal nostro stile.
In generale le note vengono disposte dove servono, nelle intestazioni delle pagine o direttamente nelle celle adiacenti agli oggetti a cui si riferiscono. Oppure sono inserite in caselle di testo o forme che possono essere disposte nei grafici, o nelle pagine senza i problemi di gestione del testo nelle celle, o possono essere disposte in report e dashboard professionali.
Le istruzioni invece sono di solito testi di decine di parole o decine di frasi che richiedono spazio. Quindi sono disposte attraverso caselle di testo o forme, dimensionate e posizionate in pagine apposite, accanto a pannelli di comando, o a singoli strumenti usati in attività diverse.
Quando le istruzioni sono ancora più grandi è opportuno ragionare con attenzione sulla disposizione e sull’utilizzo. Possono essere sostituite da un estratto per poi rimandare a guide esterne tramite link appositi.
Come presentare note ed istruzioni
In generale tutti i testi che inseriamo nel foglio devono essere sintetici e chiari allo stesso tempo e questo vale anche per istruzioni e note, qualunque sia lo strumento usato per disporle.
Il consiglio è fare una prima stesura del testo per poi editarlo con l’obiettivo di rimuovere le parole inutili, almeno il trenta percento di quello che abbiamo scritto. Il testo non deve contenere aggettivi o avverbi, le frasi devono essere dirette, chiare e brevi. Il testo deve essere visibile e leggibile, quindi deve avere le giuste dimensioni e caratteri di facile lettura.
I testi delle istruzioni devono essere formattati in modo adeguato, avere titoli e sottotitoli evidenziati, essere divisi in paragrafi ed elenchi numerati o puntati, avere le parole e i passaggi chiave evidenziati con il grassetto o il sottolineato.
Dove la complessità è significativa, consiglio di usare legende e colori per associare gli oggetti o strumenti o i singoli elementi di questi al testo delle istruzioni. Sono testi che devono essere letti, quindi applica tutte le regole della leggibilità.
Note e istruzioni devono essere interamente nella schermata, cioè non devono sbordare, per evitare perdite di tempo nella navigazione. E idealmente il testo di un’istruzione dovrebbe essere leggibile in meno di un minuto.
Se nonostante la sintesi le istruzioni sono ancora molto lunghe, o se non c’è spazio a sufficienza nella pagina specifica, allora è opportuno valutare se lasciare solo gli elementi minimi del testo e dislocare le istruzioni in un’altra pagina o in un documento esterno, aggiungendo un pulsante con collegamento per richiamarle con un clic.
Conclusioni
Abbiamo visto che le istruzioni e le note sono uno strumento per informare l’utente sulle funzionalità e sul modo migliore di svolgere le attività sui fogli di lavoro. Inserirli nei fogli Excel di lunga durata o di utilizzo ripetuto è consigliabile, anzi è un investimento per minimizzare i tempi di utilizzo futuro che si ripaga facilmente.
Excel offre molti modi per inserire testi nelle pagine, dalle caselle di testo, ai commenti, dai messaggi della convalida alle forme e altro ancora. Se da un lato è opportuno usare lo strumento più comodo ed efficiente in relazione all’uso, testo, posizione, eccetera, dall’altro è bene ricordare sempre che l’obiettivo e la cosa più importante è la comunicazione dell’informazione.
Quindi la stesura del testo, la chiarezza e la sintesi sono i primi e più importante strumenti per realizzare note e istruzioni davvero efficaci e utili.
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