Excel mobile

In diversi mi hanno posto domande sull’uso di Excel su supporti mobili, cellulari e tablet: è possibile usare Excel su mobile? È possibile continuare a lavorare su un foglio Excel su dispositivo mobile? È possibile lanciare macro su mobile? Cos’è Excel Mobile?

Excel in rete

Come ti sarai reso conto Microsoft ha cambiato notevolmente a sua offerta per quanto riguarda la suite Office e i servizi correlati, in parte per adeguarsi allo sviluppo di internet e delle tecnologie correlate, in parte per rispondere ai prodotti e servizi di Google.

Google Fogli è un foglio di calcolo accessibile da qualunque dispositivo dotato con gli strumenti di livello base e intermedio necessari per svolgere la maggior parte delle attività più frequenti svolte dagli utenti in generale, sia privati che professionali. Parleremo del foglio di calcolo di google in un post dedicato e vedremo quali sono le differenze con l’offerta di microsoft.

Microsoft ha così realizzato l’app Excel Mobile ed Excel Online, che sono parte integrante dell’offerta dei suoi servizi, strettamente correlati a Office 365, ma che possono essere usati gratuitamente a determinate condizioni, ricalcando così l’offerta di Google.

Excel Online lo abbiamo già introdotto nel post “Come condividere Excel”, è la versione di Excel accessibile via browser, mentre Excel Mobile è la app da installare sui supporti mobile di tutti i tipi (Android, Iphone, Win10).

Excel Mobile

Microsoft Excel Mobile è un’app presente su tutti gli store online ed è gratuita per tutti i dispositivi con schermo fino a 10 pollici, cioè praticamente tutti i cellulari e i tablet. In caso contrario richiede un abbonamento a office 365, o permette solo la visualizzazione dei fogli. In realtà la app è stata specificatamente concepita per l’uso del foglio di calcolo in schermi di piccole dimensioni.

Excel Mobile permette di creare, visualizzare, modificare e condividere fogli di calcolo in modo semplice e intuitivo, anche di visualizzare e modificare cartelle di lavoro allegate alle e-mail.

Per chi usa Excel su pc o portatile è subito evidente che l’app ha meno funzionalità. Una parte può essere aggiunta o sbloccata con l’acquisto di un abbonamento a Office 365, come per esempio la personalizzazione del layout di grafici e tabelle, degli stili e dei colori, delle smartart e altro ancora. Per maggiori informazioni consulta questa pagina.

La app è pienamente integrata con i servizi OneDrive, lo spazio “on Cloud” di microsoft, strumento fondamentale per gestire contenuti in rete, e SharePoint, il Csm pensato per le aziende, una piattaforma con cui è possibile creare siti aziendali e su cui è possibile lavorare in gruppo e condividere file in sicurezza. E anche con Dropbox, il famoso servizio di file hosting.

La app permette di accedere ai file che abbiamo salvato nel nostro spazio on cloud, di visualizzarli e modificarli. Permette di inserire valori, di impostare o modificare formule, tabelle, pivot e grafici, e molto altro.

I punti di forza della app sono:

1. la possibilità di lavorare sullo stesso foglio da dispositivi diversi, dovunque ti trovi se sei connesso,
2. l’integrazione con i servizi microsoft e con la suite Office,
3. un’interfaccia intuitiva, semplice da usare, con un help che ci aiuta nella ricerca dei comandi e nelle attività,
4. la condivisione del lavoro con collaboratori usando i servizi microsoft già citati.

La app richiede almeno 1Gb di ram e una versione recente di Android o degli altri sistemi operativi, ma soprattutto richiede che noi salviamo i nostri fogli online (es: su Onedrive o Dropbox).

Lavorare online

Il file hosting online ha cambiato il nostro modo di lavorare, grazie all’innovazione tecnologica che ha portato alla diffusione di dispositivi mobile. Non solo possiamo accedere ai contenuti e ai dati da qualunque dispositivo con una connessione, ma oggi possiamo accedervi quasi ovunque.

Negli ultimi anni stiamo assistendo a un ulteriore passo avanti, che è quello del lavoro in team realizzato a distanza, cioè usare internet per lavorare insieme anche da lontano. Di per sé questo influenza la comunicazione del team, ma lo sviluppo delle tecnologie e dei servizi correlati ha fatto notevoli passi avanti e oggi permette di lavorare in modo efficace e produttivo nonostante le limitazioni e la distanza.

Anche Microsoft si è adeguata, realizzando servizi integrati, su misura di aziende ed utenti, e ora anche il software (office ed Excel) sta diventano un servizio e non più un prodotto. Come abbiamo visto nel post “Excel 2019”, è evidente come microsoft sia intenzionato a traghettare gli utenti alla versione ad abbonamento, l’office 365, e stia cercando in tutti modi di spingere l’utenza ad adottarla, abbandonando le tradizionali licenze.

Tutto questo però comporta un cambiamento significativo: i documenti e le informazioni devono essere salvate online, su server dall’altra parte del pianeta. Naturalmente non necessariamente deve essere il file originale, basta una copia, ma quello che conta sono i dati e non è più il “dispositivo” (es: il pc) il “luogo” dei dati, ma la rete.

Questo comporta problemi di gestione, costi, accessibilità e connettività, sicurezza e, nonostante quello che sostengono i produttori, anche problemi di efficienza. E mi sto riferendo alla nostra efficienza personale, di noi esseri umani, come all’efficienza degli strumenti che usiamo.

Quindi l’uso di Excel Mobile come di Excel online richiede la connettività e il trasferimento di dati e documenti dal pc a servizi online dedicati.

Excel 365

E visto che abbiamo parlato di Excel 365, soffermiamoci un momento per valutare il prodotto, pardon, il servizio e l’offerta di microsoft.

Come avevo detto nel post “Quale versione di Excel usare”, l’Office 365 offre molte caratteristiche interessanti. Per gli utenti privati:

1. i software tradizionali della suite sempre aggiornati (word, Excel, Powerpoint, Outlook, ma anche Access e Publisher),
2. 1Tb di spazio su Onedrive,
3. Onenote, il blocco di appunti on cloud,
4. 60 minuti al mese di chiamate verso cellulari e numeri fissi da Skype,
5. il tutto disponibile a 6 utenti su tutti i dispositivi.

Mentre per le aziende i servizi sono più significativi:

1. i software tradizionali della suite sempre aggiornati (Word, Excel, Powerpoint, Access),
2. i servizi integrati microsoft: Onedrive, Sharepoint, Exchange, Teams,
3. l’hosting della posta con 50Gb di spazio,
4. 1Tb di spazio su Onedrive per utente,
5. Onenote, il blocco di appunti on cloud,
6. il tutto disponibile e installabile in fino a 5 pc, tablet e cellulari.

Come vedi il valore non è più nel software, che ora è installabile velocemente e utilizzabile su molteplici dispositivi, ma risiede nei servizi online di comunicazione, hosting, condivisione e gestione. Già oggi le vecchie versioni di Excel sono meno vantaggiose anche per gli utenti privati. Questo anche perché Office 365 è sempre aggiornato mentre le versioni tradizionali non dispongono di tutti gli aggiornamenti, nuove funzionalità e strumenti.

Approfondiremo Excel 365 in un apposito post dove vedremo le caratteristiche più avanzate e le differenze di questo strumento rispetto alle versioni precedenti.

Excel Online

Excel Online è la versione del foglio di calcolo apribile e usabile attraverso il browser, su qualunque supporto senza bisogno di installare alcun software. È gratuita se si dispone di un account utente Microsoft e naturalmente di una connessione internet e un browser. Per iniziare a usarla è sufficiente connettersi al sito office da questa pagina.

Excel online ha la maggior parte delle funzionalità e degli strumenti della versione desktop, può aprire e modificare i fogli di lavoro più piccoli di 30 mb, può crearne di nuovi, condividere il lavoro con altri utenti, salvarlo in Onedrive e riprenderlo da altri dispositivi. Per conoscere le differenze tra Excel Online e la versione desktop ti invito a consultare questa pagina e questa pagina.

Excel online completa l’offerta di Microsoft e permette di usare Excel sempre da qualsiasi dispositivo tramite browser, senza bisogno di installare il software. Superando anche la necessità dell’installazione del pacchetto. Come dicevo, il prodotto diventa servizio.

Excel online però non è Excel Mobile. Cioè possiamo aprirlo nel browser del cellulare e del tablet, ma nonostante l’interfaccia comoda e intuitiva per i dispositivi mobili, Excel Mobile è più comodo ed efficiente. D’altra parte Excel online non è Excel, dispone degli strumenti più usati nelle attività più frequenti per gestione e modifica dei file, per lavorare su formule, tabelle, grafici, pivot, ecc, ma non offre l’intera gamma di strumenti di Excel, soprattutto quelli più avanzati, e non permette l’automazione dei fogli.

D’altra parte essendo integrato con i servizi già citati, permette per esempio di condividere con pochi gesti il fogli e perfino di lavorare insieme sul foglio di calcolo, tramite la creazione condivisa come abbiamo già spiegato nel post “Come condividere Excel”.

Come si lavora su mobile?

Excel Mobile è la versione da cellulare e tablet del foglio di calcolo, ma lavorarci è un’esperienza molto diversa, per la natura stessa del mezzo. Ti invito a farlo: installalo sul tuo cellulare, meglio su un tablet e prova a lavorare su un foglio che usi frequentemente. Anche dopo che avrai preso familiarità con i comandi e i gesti necessari, ti rimarrà una sensazione di insoddisfazione.

Il touch screen è comodo, ma le attività necessarie per la gestione dei fogli di calcolo e dei numerosi strumenti di Excel sono innumerevoli e spesso necessariamente molteplici o complesse per la natura e struttura degli oggetti che popolano le pagine del foglio.

Con l’app di puoi visualizzare, modificare e condividere i fogli, ma una cosa subito evidente a chi usa abitualmente Excel su desktop o portatile è una perdita significativa di efficienza. Perché lo schermo è piccolo e siamo spesso costretti a muoversi nella pagina, e perché nonostante l’interfaccia ci assista notevolmente nelle attività più comuni, la quantità di gesti e movimenti delle mani e delle dita è superiore e meno efficiente della digitazione su tastiera e dell’uso di un mouse evoluto.

Eppure l’app è il completamento naturale di Excel nella sua veste “oncloud, online, connected”. Ti permette di visualizzare, gestire e modificare fogli senza particolari problemi, quando sei in movimento o in situazioni dove un portatile non sarebbe utilizzabile.

Le attività che possiamo svolgere con Excel Mobile

Le attività tipiche che svolgi con l’app sono:

1. inserimento e modifica di dati,
2. inserimento e modifica di formule,
3. formattazione della pagina,
4. creazioni di elenchi e tabelle,
5. gestione e creazione di grafici e pivot,
6. creazione, duplicazione e gestione dei fogli,
7. prendere appunti ed evidenziare parti o elementi del foglio,
8. condividere il foglio online, permettendo anche la modifica del foglio.

I comandi sono semplici e intuitivi a chi conosce Excel e come funzionano le interfacce di dispositivi mobile. Per esempio per aprire un file tocchi il comando Apri per poi decidere se ricercare sul dispositivo o sullo spazio di Onedrive o se vuoi connetterti a un altro file hosting, eccetera.

Non spiegherò qui l’uso dei comandi della app proprio perché sono intuitive e facili da apprendere. Da sottolineare che oltre ai grafici è possibile inserire nel foglio anche immagini, anche foto scattate con la fotocamera del cellulare, forme grafiche di molti tipi diversi ed è anche possibile disegnare a mano libera con gli strumenti dedicati.

Come già sottolineato lo schermo ridotto costringe spesso a movimenti per la gestione dello zoom della pagina, oltre che al bloccaggio di porzioni di essa o la modifica della visualizzazione.

Le macro ed Excel mobile od online

E gli automatismi? Non sono considerati, mi spiace, per molti ovvi motivi. Il vba è un vecchio linguaggio con molti limiti e lacune anche nell’ambito della sicurezza. Quindi i tuoi fogli automatizzati possono essere aperti, consultati e modificati, ma l’automazione è bloccata in toto, sia per Excel Online che Excel Mobile.

E questo può diventare veramente un problema per chi usa l’automazione per rendere più efficienti i propri fogli. Nonostante queste versioni di excel siano più automatizzate e intelligenti, soprattutto nella gestione dei comandi, per chi come me sfrutta molto l’automazione, limitano le notevoli potenzialità del foglio di calcolo.

E in effetti uso Excel online ed Excel mobile quando devo consultare file in movimento e quando devo condividere i contenuti, mentre se devo lavorare sul foglio di lavoro, uso sempre installazioni su portatile o pc.

Vista l’evoluzione di Excel 365 quali saranno le prospettive dell’automazione?

Si parla di una versione del Javascript che sostituirà il vba entro i prossimi 3 anni, ma da Microsoft non c’è alcuna conferma ufficiale. D’altra parte, come c’è già ora la possibilità di fare automazione in Excel usando il Python, c’è anche la possibilità di fare automazione con il Javascript.

Se microsoft è intenzionato a trasformare la sua suite in servizi online e considerati i milioni di utenti nel mondo che usano macro in vba per l’automazione dei propri fogli, è naturale dedurre che il vba verrà sostituito da un altro linguaggio, ma anche che il passaggio tra i due linguaggi sarà graduale. Per non scontentare milioni di clienti paganti.

C’è un’altra opzione, quella dell’intelligenza artificiale. Micorsoft sta introducendo in Excel strumenti che si appoggiano a servizi online di intelligenza artificiale ed è possibile che l’automazione personalizzata venga affidata a questi servizi, evitando all’utente tutto l’iter di apprendimento del linguaggio e degli strumenti necessari per lo sviluppo.

Non sarà certamente una cosa che si concretizzerà a breve. Vedremo insieme quali saranno i progressi e le svolte relative all’automazione del foglio di calcolo.

Conclusioni su Excel Mobile

Complessivamente Excel mobile è un ottimo strumento di supporto per consultare, analizzare, prendere appunti e condividere i nostri fogli, quando non abbiamo la possibilità di disporre di un portatile. Per esempio è utile per lavorare su Excel quando aspettiamo in fila, in una sala d’aspetto, in attesa della riunione, eccetera.

La app non è uno strumento per lavorare in modo intensivo sui fogli di lavoro, se devi creare e gestire fogli strutturati con molti strumenti e ci devi spendere ore, è preferibile se non necessario usare un portatile o un pc desktop.

Soprattutto quando hai bisogno di usare strumenti avanzati, assenti in buona parte da Excel Mobile. Idem se hai bisogno di usare l’automazione che hai installato nei tuoi fogli di lavoro, che sulla app non funzionano affatto. Come già detto la disponibilità di un abbonamento a Office 365 migliora gli strumenti disponibili nell’applicazione, ma non di molto.

Tuttavia è utile avere a portata di mano questa applicazione e vale la pena imparare a usarla per sfruttarla quando è più opportuno. Quindi ti invito ad installarla, a familiarizzarti con i suoi comandi e le possibilità che offre. Così come ti invito a fare lo stesso con Excel online. Sono notevoli strumenti che possono rivelarsi molto utili in determinate situazioni.

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