I grafici Excel

I grafici di Excel sono uno degli strumenti più importanti del foglio di calcolo, il principale per la visualizzazione dei risultati delle nostre analisi. Sono strumenti flessibili e comodi, ma proprio per questo sono poco conosciuti e trascurati. In questo post vediamo funzionamento e caratteristiche dei grafici Excel.

I grafici Excel

I grafici sono visualizzazioni di dati, di soliti dei risultati delle nostre elaborazioni. Sono rappresentazione grafiche di valori numerici di facile lettura e comprensione. Attraverso barre e linee colorate, torte e punti, rappresentiamo i numeri e il rapporto esistente tra essi.

I grafici sono uno strumento di comunicazione più efficace ed efficiente delle tabelle che possiamo usare in report, dashboard, nelle nostre presentazioni e via dicendo.

Cosa sono i grafici

I grafici sono strumenti strutturati e complessi, ma sono anche strumenti evoluti e automatizzati, equipaggiati con un’enormità di comandi, automatismi e strumenti di supporto, di comandi e finestre per gestirli.

In primo luogo i grafici sono oggetti che possiamo creare con un tasto o con qualche clic e possiamo posizionare nelle pagine standard di Excel, ma anche in pagine pensate per contenerli (charts).

I grafici sono oggetti composti da oggetti, cioè la somma di molti elementi:

1. il contenitore, la pagina “Chart” o il la forma grafica rettangolare in cui li inseriamo nelle pagine,
2. gli oggetti grafici con cui visualizziamo le serie di valori
3. il titolo del grafico,
4. gli assi cartesiani,
5. la legenda,
6. le etichette dei dati,
7. le linee di tendenza,

e altri ancora, elementi che possiamo disporre o rimuovere dal grafico con qualche clic sugli appositi comandi.

Ogni elemento del grafico è a sua volta un oggetto che può essere configurato e modificato attraverso gli appositi comandi.

Come funzionano i grafici Excel

I grafici hanno bisogno di una tabella di dati da visualizzare e seguono regole precise di visualizzazione (assi cartesiani, legenda, titoli, posizionamento, ecc). Inoltre i grafici sono dinamici, cioè al variare dei dati variano gli elementi correlati (barre, linee, ecc). Inoltre possono essere resi interattivi attraverso appositi strumenti collegati alle tabelle.

Un esempio sono i grafici pivot, cioè i grafici collegati alle tabelle pivot, strumenti di elaborazione potenti e comodi con cui possiamo elaborare grandi quantità di dati in modo semplici. Se non conosci le pivot ti invito a leggere la guida relativa e a guardare il tutorial introduttivo.

I grafici pivot sono grafici come gli altri, ma che sono parte delle pivot. Questi grafici hanno le stesse caratteristiche e funzionalità degli altri e in più hanno la possibilità di interagire direttamente con le pivot attraverso il grafico e strumenti appositi posizionabili su pagina.

Come creare un grafico

Un grafico si può creare in diversi modi:

1. delegandone a excel la realizzazione, attraverso comandi richiamabili attraverso l’uso di sequenze di tasti predefinite,
2. attraverso lo strumento “grafici consigliati”,
3. attraverso i la finestra “inserisci grafici”
4. con i comandi preimpostati della barra multifunzione, scheda “Inserisci”,
5. attraverso lo strumento “Analisi rapida”
6. attraverso altri comandi.

Il modo più veloce è usare i tasti

Procedi in questo modo:

1. selezioni una cella della tabella da visualizzare nel grafico,
2. premi F11 per creare il grafico in una pagina dedicata, oppure premi Alt+F1 per creare il grafico nella pagina della tabella.

Sarà Excel a riconoscere la tabella e in base ai valori della stessa a decidere quale grafico presentarti. Naturalmente nella maggior parte dei casi non sarà quello che vogliamo e dovremo revisionarlo.

Attraverso l’analisi rapida

Un altro modo veloce è usare l’analisi rapida, la finestra-menu che possiamo richiamare dalla tabella stessa premendo Ctrl+Q, o semplicemente Ctrl se abbiamo già selezionato la tabella. Tra le schede della finestra dell’analisi rapida puoi trovare quella dei grafici e scegliere tra una limitata selezione di tipi preimpostati da vedere in anteprima.

Procedi in questo modo:

1. seleziona una cella della tabella
2. premi Ctrl+Q per selezionare la tabella e far comparire l’analisi rapida,
3. seleziona la scheda grafici con il mouse, o usando i tasti destra e sinistra,
4. porta il cursore su una delle icone per vedere l’anteprima del grafico,
5. clicca per creare il grafico nella pagina.

Scegli i grafici Excel preimpostati

Un altro modo semplice è quello di usare la finestra “grafici consigliati” in cui possiamo scegliere tra una selezione grafici preimpostati da excel, oppure possiamo passare alla scheda “Inserisci grafici” che ci permette di scegliere tra tutti i tipi di grafici quello che desideriamo.

Procedi in questo modo:

1. seleziona una cella della tabella da visualizzare nel grafico,
2. premi Alt+C+K per richiamare la finestra, oppure clicca sul comando “Grafici consigliati” della scheda “Inserisci” della barra multifunzione,
3. scegli tra i grafici predefiniti da Excel,
4. clicca su ok per confermare e posizionare il grafico nella pagina.

In alternativa puoi:

1. seleziona una cella della tabella da visualizzare nel grafico,
2. premi Alt+C+K per richiamare la finestra, oppure clicca sul comando “Grafici consigliati” della scheda “Inserisci” della barra multifunzione,
3. clicca su “tutti i grafici” per passare alla scheda relativa,
4. seleziona il grafico che vuoi creare tra la moltitudine a tua disposizione,
5. clicca su ok per confermare e posizionare il grafico nella pagina.

Gli strumenti dei grafici

Tutti i grafici sono equipaggiati con comandi appositi con cui possiamo interagire, modificare, revisionare ogni elemento dei grafici. Questi comandi sono disposti:

1. nei menu richiamabili attraverso i 3 pulsanti accanto il grafico,
2. nelle schede intelligenti aggiuntive che compaiono nella barra multifunzione alla selezione del grafico,
3. tra i comandi del menu contestuale richiamabile con il pulsante destro del mouse,
4. attraverso la finestra formato richiamabile premendo Ctrl+1 o cliccando sul comando del menu contestuale, o della scheda formato.

Descrivere tutti i comandi a disposizione dei grafici richiederebbe almeno una decina di pagine, quindi in questo post ci soffermeremo sui comandi principali con cui possiamo revisionare i nostri grafici in modo comodo e intuitivo.

Come si revisionano i grafici

È piuttosto raro che un grafico realizzato nei modi visti precedentemente non abbia bisogno di essere revisionato e messo a punto. E non solo per inserire il titolo. Come possiamo revisionare i grafici?

In sintesi possiamo farlo:

1. usando i comandi sul grafico,
2. o gli stili preimpostati,
3. oppure i comandi specifici per ogni elemento, impostazione e proprietà.

Vediamo il primo.

I comandi sui grafici Excel

I comandi sono 3 pulsanti che compaiono accanto al grafico, in alto a destra, alla selezione dello stesso grafico. Sono 3 icone che cliccate richiamano 3 finestre-menu:

1. “Elementi grafico” si apre cliccando sull’icona con il “+”,
2. “Stile” si richiama cliccando sull’icona del pennello,
3. “Filtri” si richiama cliccando sull’icona dell’imbuto.

Attraverso “Elementi grafico” possiamo aggiungere o rimuovere gli elementi principali del grafico con un semplice clic del mouse, ma possiamo anche scegliere opzioni predefinite (clicca sul triangolo a destra di ogni elemento) come la posizione, e perfino accedere alla scheda Formato relativa.

Attraverso la finestra “Stile” possiamo scegliere tra:

1. scheda stile: una serie di formattazioni predefinite e professionali che possiamo vedere in anteprima sul grafico sostando con il cursore sull’icona e possiamo applicare con un clic del mouse,
2. scheda colore: una serie di set di colori predefiniti e professionali che possiamo vedere in anteprima sul grafico sostando con il cursore sull’icona e possiamo applicare con un clic del mouse.

Invece attraverso la finestra “Filtri” possiamo:

1. scheda valori: scegliere quali tra le serie e le categorie presenti nelle tabelle devono essere visualizzate, permettendo di visualizzare grafici diversi a partire dalla stessa tabella, filtrando le serie di valori,
2. scheda nomi: nascondere i nomi delle serie e delle categorie.

Attraverso questo comandi possiamo revisionare in pochi minuti il nostro grafico per visualizzare quello che dobbiamo comunicare nel modo migliore.

Come si usano i grafici Excel

I grafici sono strumenti straordinari e potrei scrivere un manuale solo su di loro, sui comandi e sul modo migliore di usarli. Come abbiamo già detto i grafici sono strumenti con cui comunichiamo meglio i risultati delle nostre analisi.

Perché sono preferiti a tabelle e testi scritti?

Perché noi esseri umani ci siamo evoluti per percepire e comprendere velocemente e bene quello che vediamo, mentre siamo più lenti a comprendere testi e numeri che dobbiamo leggere e interpretare. Non a caso il nostro sguardo e la nostra attenzione vengono attirate da forme e colori, più che dai numeri.

I grafici sono lo strumento migliore per comunicare le informazioni più significative nel modo più efficace ed efficiente e vengono usati in:

1. report, realizzati tramite wordprocessor, condivisi come pdf, in cui i grafici comunicano nel modo migliore l’informazione più importante;
2. dashboard, strumenti di controllo con cui seguiamo gli indicatori più importanti delle nostre attività, che comunicano prevalentemente attraverso grafici andamenti e distribuzioni degli indicatori (kpi);
3. presentazioni, in cui i grafici diventano i protagonisti delle slide che proiettiamo nelle nostre conferenze, perfettamente in linea con le strategie comunicative delle presentazioni.

e non solo.

Qualunque uso facciamo dei grafici ci sono modi diversi di realizzarli e strategie differenze per comunicarne le informazioni. Di questo discorso ampio e complesso parleremo in un post dedicato.

La dinamicità dei grafici Excel

Come abbiamo anticipato i grafici Excel sono dinamici, cioè rispondono immediatamente alla variazione e quindi modifica dei valori presenti nelle serie di dati che visualizzano. Quindi la dinamicità dei grafici in realtà è determinata dalle tabelle (excel, pivot, formule, ecc) o dagli altri strumenti a cui sono collegati (es: query).

L’interattività dei grafici Excel

I grafici Excel sono interattivi?

No, non lo sono di default, in quanto di solito devono comunicare un’informazione precisa nel breve tempo necessario alla nostra mente dii riceverlo e interpretarlo. Ma possono diventarlo.

Come? Attraverso i controlli delle tabelle a essi collegati, come gli slicers, comandi di filtraggio che possiamo posizionare su pagina. Per approfondire l’argomento ti invito a leggere la guida alle tabelle Excel e a vedere questo tutorial.

Un discorso a parte sono i grafici pivot che come abbiamo già detto sono integrati con lo strumento di elaborazione e possono modificare la tabella a essi collegati. Inoltre dispongono di strumenti di filtraggio attivabili nel grafico o posizionabili su pagina.

Conclusioni

In questo primo post sui grafici Excel abbiamo introdotto questi strumenti dedicati alla visualizzazione dei risultati delle nostre elaborazioni, o meglio dedicati a comunicare nel modo più efficace le informazioni ottenute dal foglio di calcolo.

Nelle ultime versioni di Excel, i grafici sono diventati strumenti evoluti e comodi che possiamo creare con un tasto o qualche clic del mouse e possiamo revisionare o formattare in qualche minuto attraverso gli strumenti predisposti.

I grafici sono spesso sottovalutati e utilizzati in modo approssimativo, quando invece possono diventare i nostri migliori alleati nella realizzazione di report, presentazioni e dashboard. Naturalmente per ottenere il meglio da questi strumenti dobbiamo imparare di più su di loro e dobbiamo imparare a usarli nel modo migliore.

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