In risposta alle centinaia di richieste di rilascio del gestionale di magazzino dimostrativo, ho deciso di realizzare un gestionale di magazzino minimale, sempre con Excel.
Il gestionale di magazzino minimale di Excel Professionale
Non potendo rilasciare nuovamente il gestionale di magazzino automatizzato che per anni ho condiviso, in considerazione delle centinaia di gravi violazioni della licenza CreativeCommons, ho deciso di pubblicare un gestionale di magazzino minimale, quasi professionale, semplice e comodo, ma non automatizzato.
O meglio ho aggiunto un paio di macro che rendono più comodo l’uso dello strumento che però possono anche non essere utilizzate senza danni o limitazioni per lo strumento.
Il gestionale di magazzino minimale si basa sugli strumenti di Excel, da quelli basilari, a quelli più avanzati. Lo strumento non presenta maschere automatizzate, ma tabelle per l’inserimento progressivo dei dati e visualizzazioni che elaborano i dati inseriti per mostrare le giacenze, il magazzino nei particolari, i riordini, un’analisi minima delle giacenze e molto altro.
Come è fatto il mini magazzino?
Lo strumento è incentrato su cinque tabelle in cui vengono inseriti i dati essenziali necessari al gestionale: mappa del magazzino, fornitori, prodotti, carico e scarico. I dati centrali sono quelli di carico e scarico, cioè dei movimenti di magazzino su cui vengono calcolate le giacenze.
Non meno importante è l’anagrafica dei prodotti che permette la registrazione dei parametri necessari ai riordini e la registrazione degli ordini stessi. Riordini che vengono visualizzati comodamente con un clic nella pagina omonima.
Tutte le altre pagine sono funzionalità che mostrano i dati delle pagine di inserimento elaborati e raggruppati in modo da rispondere ai bisogni di chi deve gestire il magazzino.
A chi può interessare il gestionale di magazzino minimale?
Questo gestionale di magazzino ha le funzioni minime per gestire un magazzino, ma non di più. Per esempio non gestisce lotti, nè data di scadenza dei prodotti, non tiene traccia delle vendite o degli impieghi, dei clienti o degli sconti, non offre analisi approfondite dei kpi, non gestisce gli ordini e molto altro.
Questo strumento vuole essere in primo luogo oggetto di studio, di come si può realizzare un gestionale efficiente con Excel, per permettere a tutti di comprendere come si possono realizzare strumenti professionali con il foglio di calcolo, nonostante in molti neghino sia fattibile. Sappi che con Excel si può fare molto di più.
In secondo luogo, questo gestionale di magazzino minimale vuole offrire la possibilità di avere uno strumento pronto ed efficiente, aperto e personalizzabile, per gestire un piccolo magazzino.
Come è strutturato il gestionale di magazzino minimale?
Lo strumento è composto da:
- un pannello di comando su cui si apre lo strumento, con lo scopo di orientare le attività dell’utente e fornire le prime istruzioni;
- una mappa del magazzino che permette di impostare le locazioni del magazzino in una tabella apposita; da questa tabella le locazioni e posizione vengono riproposte nelle altre tabelle;
- una pagina “Fornitori” con una tabella impostata per contenere l’anagrafica dei fornitori; da questa tabella i fornitori vengono riproposti nelle altre tabelle;
- la pagina “Prodotti” con l’anagrafica degli articoli, ma anche con la possibilità di gestire i parametri dei riordini e i riordini stessi;
- una pagina “Ricerca prodotti” con una visualizzazione interattiva che permette di svolgere ricerche veloci nell’anagrafica degli articoli;
- la pagina “Riordini” che mostra l’elenco degli prodotti da riordinare e i relativi riordini; i record scompariranno al momento del carico a magazzino dei relativi acquisti;
- una pagina con la tabella in cui devono essere registrati i movimenti di carico in modo progressivo; i movimenti sono cumulativi e vanno aggiunti in fondo alla tabella;
- una pagina con la tabella in cui devono essere registrati i movimenti di prelievo in modo progressivo; i movimenti sono cumulativi e vanno aggiunti in fondo alla tabella;
- la pagina “Magazzino” che mostra una tabella interattiva con l’elenco dei prodotti per locazione, ottenuta dall’elaborazione delle 2 tabelle precedenti;
- la pagina “Giacenze” che mostra una tabella interattiva con l’elenco delle giacenze per prodotto;
- una pagina “AnGiacenze” che offre un’analisi minimale delle giacenze a magazzino;
- infine una pagina “liste” con tutti gli elenchi necessari allo strumento, in parte gestiti in automatico tramite strumenti di Excel, in parte da gestire manualmente.
Come si imposta il gestionale di magazzino per l’uso?
Per iniziare a usarlo è necessario eseguire queste attività:
- se necessario personalizza le liste della pagina Liste
non quelle gestite in automatico, ma quelle marcate con “gestione manuale”, come per esempio l’elenco delle unità di misura, o le voci degli “stati” di articoli, fornitori, eccetera;
- imposta la mappa del magazzino
vai nella pagina “mappamag” e imposta le locazioni del tuo magazzino sulla falsariga dei dati di esempio; mappare il magazzino è fondamentale se vuoi sapere dove si trovano i prodotti e richiede che indichi sempre le posizioni dei prodotti nei carichi e negli scarichi;
- inserisci i fornitori
inserisci nella tabella della pagina “fornitori” l’elenco dei tuoi fornitori, direttamente o copiando i dati dalla tua anagrafica; ricorda di non sovrascrivere i titoli dei campi delle tabelle, di qualunque tabella;
- inserisci i prodotti nella tabella relativa
vai nella pagina “prodotti” e inserisci l’anagrafica dei prodotti gestiti a magazzino; hai anche la possibilità di inserire il costo dei prodotti e i parametri dei riordini (soglia del ripristino, quantità minima del rioridine, ecc);
- inserisci l’inventario nella tabella di carico
vai nella pagina “Carico” e inserisci l’inventario delle giacenze attuali, cioè le quantità dei prodotti e le relative posizioni
Come si usa il gestionale di magazzino minimale
Una volta impostato il foglio, le attività principali da svolgere sul gestionale sono le seguenti:
- via via che vengono ricevuti e stoccati a magazzino nuovi materiali, inserisci i movimenti di carico nella tabella della pagina “carico”;
- se vengono caricati nuovi prodotti a magazzino, inseriscili prima nella tabella della pagina “prodotti”;
- se ricevi prodotti da un nuovo fornitore, inseriscilo prima nella tabella della pagina “fornitori”;
- via via che prelevi materiali dal magazzino, inserisci i movimenti di scarico nella tabella relativa della pagina omonima;
- per aggiornare le tabelle delle visualizzazioni e report usa il pulsante “Aggiorna” se usi l’automazione, o il comando “aggiorna tutto” della scheda dati della barra multifunzione;
- consulta il magazzino o le giacenze per verificare disponibilità e posizione delle giacenze;
- periodicamente consulta la pagina “riordini” per gestire i riordini dei prodotti; inserisci nella tabella della pagina “prodotti” i dati degli ordini ai fornitori;
- consulta l’analisi delle giacenze per tenere sotto controllo il valore del magazzino, i prodotti e i fornitori.
Se non ricordi quanto scritto sopra, ti invito a rileggere la pagina “Istruzioni” dove trovi una sintesi di quanto visto finora.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pizzo di automazione che mira a rendere efficiente l’aggiornamento delle tabelle, con clic dove e quando serve, e a far aprire il file sempre al pannello di comando.
È necessaria questa automazione?
No, puoi farne a meno, poi rimuoverla e tutto funzionerà comunque.
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Inoltre ogni pagina del gestionale di magazzino minimale è equipaggiata con una barra di navigazione per muoversi velocemente tra le funzionalità.
Note importanti sul mini gestionale di magazzino
Su quali computer funziona il magazzino Excel?
Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2016 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Office.
Con versioni precedenti lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto. Se proverai a usarlo in ambiente Mac non funzionerà correttamente o all’apertura il file verrà bloccato o censurato.
Per chi è pensato questo gestionale Excel?
Lo strumento è pensato per chi vuole imparare a realizzare strumenti avanzati con Excel. E per chi vuole gestire un piccolo magazzino in modo efficiente (gestione della cancellerei, del garage, dei consumabili di casa, ecc).
Lo strumento è personalizzabile da te?
Completamente, ma per farlo devi conoscere gli strumenti utilizzati nelle funzionalità del gestionale. Puoi modificare tutto e aggiungere pagine e altre funzionalità.
Prima di modificare il foglio di lavoro ti invito a farne una copia di backup. Ricorda che sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Posso migliorare lo strumento per te?
Sì, posso personalizzare e migliorare lo strumento come preferisci. Se hai bisogno richiedi una consulenza.
Conclusioni
Questo gestionale di magazzino minimale puoi gestire un piccolo magazzino per la tua attività. Lo strumento è semplice e pratico, intuitivo e semplice da usare.
Non è uno strumento per aziende e attività professionali, ma è perfetto per apprendere come creare strumenti professionali con Excel ed è un discreto gestionale pronto per piccoli magazzini, efficace e semplice da usare.
Buono studio.
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