Puoi realizzare strumenti evoluti con Excel? Sì, se sai come, se hai le competenze puoi farlo. Questo è un esempio di uno strumento gestionale che chiunque abbia una conoscenza intermedia di Excel e una conoscenza di base dell’automazione può realizzare. E’ il magazzino di Excel Professionale.
I fogli professionali di Excel Professionale
Ho pubblicato il primo degli strumenti evoluti di Excel Professionale, strumenti efficienti e comodi che possiamo realizzare con il foglio di calcolo per le attività della nostra impresa. Non è un foglio dimostrativo, ma uno strumento pronto all’uso per cui è stato realizzato. È uno strumento con cui puoi gestire piccoli magazzini, come il magazzino del tuo negozio, o il magazzino dei ricambi della tua azienda, o il magazzino dei prodotti che vendi online, e in molti altri usi.
Ho realizzato questo strumento per due motivi principali:
- come dimostrazione di quello che si può fare con le competenze adeguate,
- come risposta alle molte richieste di coloro che non vogliono imparare a realizzare strumenti simili, ma vogliono lo strumento subito per le loro attività.
Eccolo.
Gestisci il magazzino con Excel
Un magazzino è il luogo in cui vengono stoccati e conservati prodotti destinati alla vendita o all’uso. Gestire un magazzino significa avere sempre sotto controllo i flussi dei materiali e le attività correlate. Tra queste attività c‘è quella di registrare i flussi di materiali per sapere sempre quali e quanti prodotti sono stoccati a magazzino e dove sono stoccati.
Per realizzare la registrazione è necessario allineare il magazzino digitale con quello reale, quindi inserire i dati relativi ai carichi e agli scarichi. Questo viene fatto tramite maschere specifiche che facilitano il lavoro di registrazione dei movimenti.
Il magazzino su Excel potrebbe gestire le registrazioni anche tramite codici a barre, ma in questa versione questa funzione non è stata implementata, anche per il costo dei lettori.
Le maschere di gestione
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati, lo strumento offre una serie di maschere multifunzione su pagina, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza. Le maschere alimentano le tabelle dei dati di base (articoli, fornitori, ecc), del magazzino e dei suoi movimenti. Permettono di inserire, revisionare, eliminare i dati e di caricare i record dalla tabella. Il modo più efficiente per usarle è tramite la tastiera per scorrere tra le celle e lungo le liste degli elenchi.
Le maschere più utilizzate sono quelle di carico e scarico. A differenza delle altre maschere multifunzione, sono permettono l’inserimento di più record contemporaneamente. Inoltre queste possono diventare vere e proprie distinte di carico o scarico che possono essere stampate o salvate.
Queste finestre assistono nella gestione delle assegnazioni o dei prelievi dalle diverse locazioni o contenitori del magazzino, ma è l’operatore a dover scegliere e quindi inserire i singoli prelievi e carichi.
La maschera di scarico offre la possibilità di interrogare il magazzino per individuare la distribuzione degli articoli nei singoli contenitori. In alternativa è possibile usare le funzionalità di ricerca per interrogare il magazzino.
Strumenti di ricerca
Per svolgere ricerche veloci nel magazzino e nei movimenti, sono state predisposte pagine con apposite funzionalità personalizzabili basate su pivot e slicers. Anche in questo caso è stato scelto il miglior compromesso, privilegiando l’efficienza e la flessibilità. L’utilizzo è intuitivo, qualche clic sui controlli per filtrare i dati, ma per ottenere il massimo da questi strumenti è necessaria una conoscenza almeno di base delle tabelle pivot di Excel.
La Dashboard
Oltre alle funzionalità di base, il gestionale offre una dashboard essenziale e interattiva, realizzata con grafici pivot e controlli di filtraggio che visualizza gli indicatori del magazzino e dei movimenti, come le giacenze, il fatturato, gli acquisti, eccetera. La dashboard è personalizzabile con facilità da chi ha una conoscenza di base delle pivot.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Ogni pagina del gestionale è equipaggiata con una barra di navigazione per muoversi velocemente da una pagina all’altra.
L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere e le funzionalità di gestione dei dati, per permetterne il funzionamento nel modo più comodo.
La guida
Lo strumento è accompagnato da una guida che ne spiega il funzionamento e l’utilizzo. E vuole mostrarti com’è possibile trasformare un foglio Excel in un gestionale. È un pdf di trenta pagine che ti conduce passo passo alla comprensione e all’uso dello strumento di gestione del magazzino allegato.
Ti spiega come funzionano le singole funzionalità, come avviare il foglio, cosa fare e non fare con lo strumento. La guida offre suggerimenti anche per l’operatività specifica su maschere, pannelli e altri strumenti predisposti, come per esempio quali tasti usare al posto del mouse.
Ti invito a leggere con attenzione la guida, almeno le prime otto pagine, prima di iniziare a lavorare con il foglio pronto.
Il Magazzino in breve
È possibile gestire il magazzino con Excel?
Sì. Lo strumento che ti propongo ne è la dimostrazione. Naturalmente per avere uno strumento efficiente è necessaria l’adeguata automazione delle funzionalità di gestione de dati.
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento è pensato per piccole attività, per essere adattabile a decine di realtà diverse. Prima dell’acquisto ti invito a scaricare e verificare la versione di prova.
Quali sono le funzionalità dello strumento?
Lo strumento è dotato delle funzionalità di base per la gestione dei dati relativi ai flussi del magazzino, come per la registrazione e gestione dei dati di base (articoli, contenitori, fornitori, ecc). Inoltre è equipaggiato con alcune funzionalità secondarie per eseguire ricerche e di una dashboard con cui controllare gli indicatori fondamentali.
Lo strumento è personalizzabile?
Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili, le funzionalità secondarie (ricerca, dashboard) sono modificabili come preferisci, puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Prima di modificare il foglio ti invito a leggere con attenzione la guida allegata per comprendere cosa puoi o non puoi fare. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Conclusioni
Il gestionale è semplice, comodo ed efficiente. Permette di gestire un magazzino per piccole attività ed è limitatamente personalizzabile ed espandibile in modo semplice. Ci sono applicazioni specifiche realizzate appositamente per la gestione del magazzino che offrono una rosa completa di funzionalità, ma naturalmente a prezzi molto diversi. Questo strumento offre l’essenziale per la gestione del magazzino al prezzo di una cena in pizzeria.
Se necessario, lo strumento può essere equipaggiato con moduli e funzionalità aggiuntive, questa versione è il miglior compromesso tra risultati e costo.
Dove puoi trovare il magazzino?
In questa pagina trovi il magazzino, in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
Se vuoi imparare a realizzare i tuoi fogli automatizzati posso insegnartelo
Puoi farlo imparando l’automazione di Excel. Anche per questo ho realizzato questo corso:
Vuoi una mano a realizzare o migliorare i tuoi strumenti?
Se hai bisogno di aiuto per realizzare o migliorare i tuoi strumenti forse posso darti una mano:
PS: Se il post ti è piaciuto, condividi questa pagina con gli amici e sui social.
Puoi farlo attraverso i pulsanti qui di seguito. Grazie
