Oggi vediamo come possiamo collegare un foglio google a un file excel in pochi semplici passaggi, senza automazione aggiunta.
Cos’è google sheets?
Google Sheets, in italiano Google Fogli, è il foglio di calcolo online di Google: funziona nel browser, si salva in automatico e permette di lavorare in più persone sullo stesso file in tempo reale. Si può usare anche da app mobile e si integra bene con gli altri strumenti Google Workspace.
Cos’è e a cosa serve google sheets?
Google Sheets serve per organizzare dati, fare calcoli, creare tabelle e grafici, filtrare informazioni e collaborare con altre persone.
È molto usato per registrare e consultare liste, anagrafiche, pianificazione attività, piccoli strumenti di controllo (es: vendite, costi, budget, ecc), report e raccolta dati dallo strumento “moduli” di google. Funziona bene anche per ricevere dati da automazioni esterne e per importare dati da fonti online o altri fogli google.
Le attività fondamentali che puoi svolgere in google sheets sono: inserimento e modifica dati, formattazione delle celle, elaborare dati con formule e funzioni, ordinare e filtrare dati, condividere il foglio, inserire commenti e creare grafici.
Ti invito a prendere familiarità con gli strumenti principali per svolgere queste attività. In un altro post abbozzerò una guida ai comandi di google sheets.
Compatibilità
Google sheets può aprire, modificare, salvare ed esportare file in più formati, anche Excel, ma non è compatibile con gli strumenti più evoluti di excel.
Se provi ad aprire e importare in google sheets foglio Excel con pivot, query, slicer e strumenti avanzati scoprirai che non sono più gli stessi o che non funzioneranno. Anche con formule e funzioni possono sorgere problemi.
Comunque come vedremo tra poco, google sheets permette di scaricare dati in excel, importa facilmente dati da altre fonti, è facilmente condivisibile e puoi usarlo come strumento di lavoro con collaboratori e colleghi per lavorare insieme, commentare e modificare in tempo reale gli stessi contenuti.
Strumenti collegati
Google Sheets si collega in modo naturale a tutti gli strumenti della suite google, come Forms, google Drive, Gmail, google Docs, Slides, Looker studio, AppSheet e altro ancora.
Per esempio, con un modulo Google Forms possiamo raccogliere dati dai clienti e salvare tutto in un foglio google con cui analizzare i dati e preparare strumenti di controllo. Con Looker Studio possiamo prendere i dati dal foglio per realizzare un cruscotto che mostra andamenti e distribuzioni dei kpi principali delle nostre attività.
Automazione aggiunta in google sheets
Inoltre con gli script di google o app script puoi automatizzare attività, creare menu personalizzati, funzioni su misura e integrazioni con altri servizi. Per esempio puoi creare uno script per importare dati da un file csv, inviare email o aggiornare tabelle in modo programmato.
L’automazione più semplice puoi realizzarla usando uno strumento per registrare le attività nel foglio, per le attività più complesse devi scrivere il codice nell’ambiente di sviluppo dedicato, o personalizzarlo partendo dagli esempi o dal codice che trovi online o che può scriverti un LLM. Il linguaggio è una versione dello javascript, non è difficile, ma richiede un minimo di competenza nella programmazione.
Come si accede a google sheets?
Puoi aprirlo dal sito sheets.google.com, da Google Drive, dalle app Google o tramite le app Android e iOS. Per creare un file nuovo basta entrare nella home di Sheets e cliccare su “New” oppure usare l’indirizzo: “sheets.google.com/create”. Se hai un profilo google verrà aperto nel browser un nuovo foglio pronto all’uso.
Primo approccio
Se vuoi impararlo in fretta, pensa a google Sheets come a un “quaderno digitale” con tre funzioni principali:
- inserire dati,
- calcolarli,
- e condividerli.
Il flusso base è semplice:
- crea il file,
- incolla o scrivi i dati,
- formatta la tabella,
- aggiungi formule e funzioni,
- aggiungi filtri per fare ricerche,
- aggiungi grafici per leggere meglio le informazioni.
Come puoi iniziare a usare google sheets
Il modo più efficace per imparare a usare google sheets è cercare realizzare subito qualcosa di concreto e utile per te, per le tue attività.
Puoi iniziare subito in questo modo:
- accedi a google sheets e apri un nuovo foglio (“new”), o apri il browser e incolla “sheets.google.com/create”
- rinomina il file cliccando sul nome nella barra in alto a sinistra e inserendo il nuovo nome,
- aggiungi una tabella: clicca col destro del mouse e clicca su “tabelle predefine” per aprire la scheda a destra, poi scegli una delle tabelle predefinite o una vuota;
- inizia a inserire dati,
- prendi familiarità con tutti gli strumenti della tabella, con gli strumenti per l’inserimento dei dati, con i comandi degli elenchi a comparsa, eccetera.
Approfitta dell’help di google sheets che ti guida nella conoscenza degli strumenti. Ogni volta che non sai come procedere, usa gli strumenti del menù “Guida” in alto, o apri il tuo motore di ricerca preferito e cerca fonti alternative.
Perché collegare un foglio google a un file Excel?
Se lavori con Excel, molto presto scopri di aver bisogno di importare dati da fonti esterne (web, file diversi, servizi online) e inevitabilmente impari a usare gli strumenti di Excel in grado di farlo (es: query).
Tre le molte fonti possibili c’è anche google sheets, ma perché dovresti poter scaricare dati da fogli google in modo dinamico?
I motivi sono molti ma i più interessanti sono:
- integrare nelle tue attività strumenti realizzati con google fogli,
- usare google sheets per attenere dati da fonti web, siti ed api per poi scaricarli negli strumenti di controllo.
Perché integrare con Excel strumenti realizzati con google sheets?
Per esempio perché:
- tutti hanno un profilo google anche solamente personale e quindi possono usare google sheets,
- il sistema di condivisione è più preciso e per certi aspetti migliore,
- un foglio google è più facilmente automatizzabile tramite script, dei fogli excel e hanno meno limiti.
Perché usare google sheets come piattaforma intermedia?
Per esempio perché:
- google sheets si collega facilmente agli altri strumenti della suite come Calendar, Form e google finanza,
- può scaricare più facilmente dati dal web tramite strumenti diversi da quelli presenti in excel, come per esempio le funzioni “importa” (importhtml, importxml, importfeed, ecc),
- è un target affidabile per la maggior parte dei servizi di automazione online (es: zapier e strumenti simili) per esempio per trasferire dati da piattaforme e servizi terzi nel foglio google.
- infine è più facilmente automatizzabile tramite script, dei fogli excel e hanno meno limiti.
Come trasferire dati da foglio google a file Excel
In questa mini guida vediamo come creare un collegamento tra un foglio google e un file excel per trasferire dati dal primo al secondo.
Per farlo useremo le possibilità di condivisione di google sheets e Power Query per l’importazione dei dati nel foglio excel.
L’idea è semplice:
- prendi il link del foglio Google (ottenibile da Condividi),
- modifichi quel link in una richiesta di esportazione in modo che Power Query lo possa leggere,
- imposti una query in Excel,
- carichi i dati in una tabella Excel.
Vediamo come procedere passo passo.
Cos’è Power Query
Power Query è uno strumento integrato in Excel progettato per facilitare l’importazione, la trasformazione e la gestione dei dati provenienti da diverse fonti.
Per essere più chiari, Power Query è un set di strumenti evoluti con cui è possibile creare connessioni con fonti esterne di tutti i tipi e con cui è possibile creare query con cui ottenere dati dalle fonti, per elaborarli, riorganizzarli e riversarli in tabelle Excel o tabelle pivot.
Cos’è una connessione?
Una connessione è una serie di dati necessari agli strumenti che si occupano di collegarsi e interrogare basi dati esterne, nel nostro caso Excel stesso, o meglio uno strumento di Excel. I dati indicano l’obiettivo della connessione, le modalità della connessione, le credenziali, eccetera.
Cos’è una query?
Una query è una interrogazione a una basedati fatta nel linguaggio che comprende il programma che gestisce la base dati. Sostanzialmente una query è una stringa che indica quali dati vuole che la basedati restituisca, cioè quali campi e record, eventualmente filtrati, raggruppati, elaborati, eccetera.
Ottieni il link del foglio Google
Procedi come segue:
- apri il tuo foglio Google Sheet (per esempio quello che raccoglie i dati di contatti e opportunità con i clienti o potenziali clienti);
- clicca su condividi;
- imposta la condivisione perché avvenga tramite link (“Chiunque abbia il link”) e i permessi utente come semplice “visualizzatore”.
- seleziona copia link per ottenerlo.
Modifica il link per esportare in formato Excel
Il link di condivisione che hai ottenuto serve per aprire il file in un browser. Per collegare il foglio google a Excel tramite Power Query, devi cambiarlo in una richiesta di esportazione a google.
La modifica è semplice, in tre mosse:
- Individua il punto interrogativo (?) verso la fine del link.
- A sinistra, sostituisci edit con export.
- A destra, inserisci il parametro presente con format=xlsx.
Crea la query in Excel con Power Query
Ora passiamo a Excel:
- vai alla scheda Dati e clicca sul comando “Da Web” in alto a sinistra per richiamare la finestra relativa;
- incolla il link modificato e dai conferma.
Excel mostrerà un’anteprima con i fogli presenti nel tuo Google Sheet.
Seleziona i fogli e carica i dati
Dentro la finestra di anteprima puoi:
- selezionare la fonte dei dati, uno o più fogli contemporaneamente;
- scegliere se scaricare subito i dati in una tabella excel, o se usare l’editor per filtrare e modellare la query e quindi i dati come desideri.
Per seleziona più fonti, tagga l’opzione “seleziona più elementi” in alto a sinistra.
Per scegliere come proseguire, devi usare i pulsanti in basso:
- Carica: importa i dati “così come sono”, creando una query in automatico, creando un nuovo foglio nel file excel con una tabella excel collegata alla query;
- Carica e trasforma dati: apre l’editor di power query;
- Annulla: chiude l’anteprima senza fare nulla.
In realtà le query possono essere collegate anche a tabelle pivot e grafici pivot, oltre che tabelle excel. Ti invito a leggere questa guida introduttiva per maggiori informazioni su power query e gli strumenti relativi.
La connessione tra google sheet e foglio excel è dinamica
Una volta impostate query e connessione come spiegato finora, puoi importare i dati dinamicamente, cioè puoi riscaricare i dati usando i comandi di excel.
In pratica puoi usare:
- il comando “aggiorna” del menu contestuale, dopo aver cliccato con il pulsante destro del mouse sulla tabella Excel,
- il comando “aggiorna tutti” che trovi nella scheda “dati” del menu contestuale,
- modificare le impostazioni della query per farla aggiornare all’apertura del file, oppure ogni X minuti o entrambi: clicca sul comando “query e connessioni” della scheda “dati” del menu contestuale per aprire la scheda a destra, clicca col pulsante destro sulla query della scheda per aprire il menu contestuale, clicca sul comando “impostazioni” per aprire la finestra omonima e scegli le impostazioni di aggiornamento che preferisci.
Quindi tutti gli strumenti collegati alla tabella excel, come pivot, grafici, formule funzioni vengono aggiornati in automatico o con un clic.
Conclusione
Imparare a collegare fogli google a file Excel con Power Query significa apprendere come costruire connessioni dinamiche e stabili tra strumenti google ed excel per scaricare i dati necessari ai tuoi obiettivi.
L’idea è raccogliere dati su google sheets per poi importarli in Excel in modo comodo e semplice.
Se vuoi approfondire l’uso di Power query ti invito a guardare questo tutorial, questo e anche questo. E anche gli altri tutorial che trovi sul canale.
Infine ti reinvito a leggere questa guida introduttiva per maggiori informazioni su power query e gli strumenti relativi.
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