Un amico mi ha chiesto una mano per sistemare un report e l’incontro si è trasformato in una breve lezione su come creare e gestire le tabelle Excel. Nonostante sia un argomento base che tutti dovremmo conoscere come le nostre tasche, vale la pena fare un veloce ripasso.
Cos’è una tabella?
Una tabella è un prospetto che raccoglie e mostra dati e informazioni organizzate in righe e colonne, in cui la prima riga contiene le intestazioni. La tabella serve a ordinare, raccogliere, analizzare e mostrare i dati e di solito è accompagnata da un titolo, un’eventuale sottotitolo e note esplicative e da uno o più grafici.
Le tabelle sono utilizzate ovunque è necessario analizzare e gestire dati, soprattutto numerici. Dall’economia alla ricerca, dalla contabilità alla gestione aziendale, eccetera.
In excel una tabella è un intervallo di dati, una matrice bidimensionale che può essere manipolata, filtrata e ordinata con gli opportuni strumenti, ma non è una tabella Excel.
Cosa sono le tabelle Excel?
Nelle ultime versioni di Excel una tabella di dati può essere trasformata in una tabella Excel (seleziona una cella della tabella e premi Ctrl+T), un oggetto e strumento con molte utili funzioni e caratteristiche. Una tabella Excel:
- ha un layout preimpostato facilmente gestibile attraverso il menù intelligente “strumenti tabella”, “Progettazione”, sezioni “stili” e “opzioni stile”;
- ha un nome impostato che lo identifica (tipo “TabellaNUMERO”), configurabile e automaticamente inserito nella finestra “gestione nomi” (Ctrl+F3) e “vai a” (F5), quindi richiamabile da macro, formule/funzioni, eccetera;
- è dinamico, quindi quando aggiungi una nuova registrazione nella prima riga vuota sotto la tabella si adatta e la incorpora, ma fa lo stesso anche se aggiungi centinaia di record o se sovrascrivi tutta la tabella con dati diversi;
- ha un classico filtro automatico preimpostato, ma è anche possibile aggiungere un “filtro dati”, un comando esterno a pulsanti di aspetto gradevole, facilmente posizionabile, dimensionabile e configurabile, ottimo per i report interattivi;
- è dinamico e intelligente e riconosce quando aggiungi nuovi campi nella prima colonna a destra della tabella, che sia l’intestazione o un valore, inoltre riconosce una formula e l’applica all’intera colonna per ogni campo, applicando facilmente campi calcolati e campi di controllo;
- è la miglior fonte possibile per una tabella pivot, perché è una tabella dinamica che si adatta automaticamente alle variazioni senza bisogno di gestire intervalli di dati o altro;
- si può aggiungere una riga finale di totali, che calcola per ogni campo somma, media, conteggio, minimo, massimo, eccetera;
e altro ancora. Ma non è una tabella pivot.
Cos’è una tabella pivot?
L’abbiamo già visto nei post “Realizzare una tabella pivot passo passo” e “Usa le pivot come un professionista”, le tabelle pivot sono tabelle interattive, veloci da realizzare e da gestire, con le quali è possibile elaborare, organizzare, analizzare, filtrare e comparare grandi quantità di dati. Sono strumenti evoluti e potenti con cui fare analisi dati e realizzare report e dashboard, che hanno bisogno di una base dati standard, interna o esterna, a cui agganciarsi.
Non tratteremo qui le tabelle pivot che abbiamo già illustrato nei post sopra citati e in altri facilmente rintracciabili attraverso lo strumento di ricerca che trovi nella barra a destra.
Quale struttura deve avere una tabella Excel?
La tabella dovrebbe essere sempre standard, cioè strutturata per “campi” e “record” in cui ogni riga è una registrazione (record) e ogni colonna è un parametro (campo) con intestazione univoca.
È necessario?
Dipende. Se la tabella è la base dei dati su cui lavoriamo e contiene singole registrazioni dei dati (es: i dati delle fatture), grezze e con “chiavi” univoche, o al più dati filtrati, ma non elaborati o raggruppati, allora è necessario che la tabella sia standard. E in fondo una tabella standard è quello che otteniamo da una query a un server sql, o analogo database.
Al contrario se la tabella mostra dati elaborati, raggruppati e filtrati, in breve risultati già pronti da visualizzare tramite grafici o da inserire in report, e che non richiedono un’ulteriore elaborazione, ma solo interventi “cosmetici” (ordinamento, filtrazione, ecc) allora non è necessario che la tabella sia standard. Di questo tipo, per esempio, sono gli andamenti mensili di costi, fatturato, giacenze, eccetera, che invece di essere messi in riga vengono messi in colonna e visualizzati come andamenti nel tempo.
In caso di situazioni intermedie, di tabelle excel che contengono dati elaborati, ma ancora da analizzare ed elaborare, il consiglio è quello di strutturare la tabella in modo standard.
E se i dati vengono inseriti manualmente nel foglio?
Vale quanto detto finora: se i dati sono da elaborare è opportuno dar loro una forma standard, altrimenti se sono già elaborati non è necessario farlo.
Alla fine una tabella standard permette di usare al meglio gli strumenti di analisi di excel (es: le tabelle pivot), riducendo i tempi di lavoro. In caso contrario possiamo sempre raggiungere i nostri obiettivi, ma con maggior lavoro e tempo.
Come si crea una tabella Excel?
Risposta veloce: selezioni una cella della tabella e premi Ctrl+T. Excel riconosce in automatico l’intervallo della tabella e la trasforma.
Risposta lunga: prima di lanciare il comando, dalla barra multifunzione (barra “inserisci”, comando “tabella”) o tramite sequenza di tasti, se non sei sicuro dei dati su cui stai lavorando è opportuno verificare che la tabella non abbia righe vuote, in quanto ingannano il sistema di identificazione della tabella. Per individuarle basta premere Ctrl+Giù una o più volte. In alternativa puoi selezionare direttamente tu l’intera tabella.
Inoltre ritengo importante sottolineare che una tabella dovrebbe:
- contenere tutti e solo i dati che servono agli scopi prefissati, non di più e non di meno, sia come record che come campi;
- avere nomi dei campi chiari e parlanti, per evitare difficoltà, in caso contrario consiglio di modificarli, almeno a livello di tabelle (pivot o meno);
- essere corredata sempre da titolo, fonti e note se è una base di dati, o titolo, sottotitolo, note e interpretazioni se è una tabella di risultati, riassuntiva o un report.
Come si gestisce una tabella del foglio dati?
Consiglio sempre di dedicare ai dati una pagina apposita (es: “Dati”), di dare un nome parlante alla tabella excel (tipo “TabellaBaseDati”), aggiungere titolo, descrizione, fonte e non modificare nulla. Si lavora sui dati attraverso gli strumenti (formule, tabelle pivot, strumenti per l’analisi statistica, ecc).
Ma naturalmente ci sono le eccezioni.
Per esempio può essere utile modificare i titoli dei campi, ma solo se non è possibile farlo dopo, per esempio sulle tabelle pivot, o prima sulla query di estrazione dalla fonte.
Nel caso la fonte non sia affidabile o i dati vengono inseriti manualmente nel foglio e si debbano fare controlli, allora è possibile inserire campi calcolati o campi di controllo che verificano, per esempio, la presenza di errori (es: con funzioni SE e VAL.ERRORE), di valori anomali, di incoerenze, eccetera.
Le tabelle Excel permettono la propagazione veloce all’intera colonna e forniscono filtri predisposti con cui fare esplorazione. Se necessario è possibile usare formule e pivot per eseguire i controlli da una pagina diversa, a ogni aggiornamento della tabella.
Infine ogni qualvolta devono essere aggiunti dati alla tabella è importante prestare attenzione alla corrispondenza e alla completezza dei dati, e nel caso di estrazioni da fonti esterne di non importare dati doppi, cioè record uguali ai preesistenti. È comunque facile identificare la presenza di “doppi” attraverso campi di controllo o pivot.
Come si gestisce una tabella Excel per un report?
La tabella destinata alla visualizzazione dei risultati richiede:
- una valutazione attenta della sua leggibilità e delle informazioni che mostra e deve comunicare, una tabella dovrebbe contenere solo i dati minimi ed essenziali che deve trasmettere;
- cura dell’aspetto, attraverso la scelta del layout migliore, della grandezza dei caratteri, numero delle cifre e dei decimali, l’evidenziazione dei valori significativi con grassetto e colori, eccetera, tutto con l’obiettivo di ottenere la massima leggibilità in relazione al supporto in cui la tabella deve essere inserita (es: presentazione di powerpoint);
- inserimento di titolo, eventuale sottotitolo, note e interpretazioni, diretti e chiari, che aiutino la comunicazione dell’informazione e la sua interpretazione;
- valutazione preliminare della sostituzione della tabella con un grafico, sempre con l’obiettivo di comunicare in modo chiaro ed efficace l’informazione che contiene.
In generale consiglio di usare una grafica leggera, pochi colori, grandi caratteri, evidenziazione dei valori significativi, titoli parlante ed eventuali note. E dove possibile sostituire la tabella con un bel grafico.
Qualche consiglio
Se è necessario realizzare tabelle interattive, è importante progettare con attenzione i comandi, la loro posizione e il loro utilizzo, aggiungere eventuali spiegazioni per l’uso e testarli con attenzione una volta realizzati. Per esempio se l’obiettivo è permettere all’utente di filtrare i dati, è possibile usare i filtri dati delle tabelle Excel, opportunamente settati e posizionati.
Per report periodici, che quindi devono essere aggiornati periodicamente (mensili, settimanali, ecc), è opportuno valutare in anticipo come le tabelle cambieranno, per esempio, in dimensioni e caratteristiche, per ridurre al minimo revisioni del report dovute, per esempio, alla crescita degli andamenti.
Nel caso di tabelle excel grandi e complesse, è opportuno costruirle in modo che siano dinamiche, cioè che si adattino ai nuovi o diversi dati con il minimo o nessun intervento da parte dell’utilizzatore, utilizzando gli strumenti più adatti nel modo più efficace per ridurre i tempi di gestione. Laddove questi rimangano rilevanti è opportuno valutare l’automazione delle attività ripetitive non decisionali.
Per stasera ci fermiamo qui. Spero che questo veloce ripasso ti possa essere utile nel lavoro.
A presto ;D
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