Il registro presenze e assenze del personale

By | 8 Maggio 2024

Ho pubblicato un altro dimostrativo, un registro delle presenze e delle assenze del personale che permette di controllare le ore di lavoro e di assenza dei dipendenti.

pannello di controllo del registro presenze personale

Registro delle presenze e delle assenze del personale

È uno strumento di controllo che per certi aspetti assomiglia al classico modello microsoft per la registrazione delle assenze, ma ampliato, migliorato e automatizzato.

In breve il foglio permette la registrazione delle ore di presenza e di assenza del personale in maschere mensili. La differenza è che non si limita a un solo anno, ma permette di aggiungere quante maschere mensili vuoi, anche per decine di anni. Inoltre le maschere mensili permettono di inserire assenze e presenze nella stessa tabella e lo strumento propone schede di sintesi e di calcolo di ferie e permessi.

Come si prepara una maschera mensile

Nel foglio sono predisposti 6 mesi, da gennaio 2024 a giugno 2024. Se vuoi partire da un diverso periodo, non devi fare altro che:

  1. rinominare i fogli con il mese e anno in formato “24_Gen”, cioè le 2 cifre dell’anno, sottlineato “_”, poi le prime 3 lettere del nome del mese. Questo è necessario affinché le tabelle di sintesi trovino i dati senza errore.
  2. in ogni foglio devi impostare l’anno nella cella in alto a destra e selezionare il mese dall’elenco nella cella sottostante.
  3. devi anche impostare il nome dei dipendenti tramite inserimento o con gli elenchi predisposti; per alimentare l’elenco vai nel foglio “liste” e inserisci il dipendente nella tabella dell’anagrafica;
  4. infine devi modificare i nomi dei mesi impostati nei fogli riassuntivi (presenze, assenze, ferie, permessi) con i nuovi nomi delle pagine. Questo permetterà di importare i dati tramite le formule impostate.

scheda mensile del registro presenze e assenze del personale

Se invece voi aggiungere un nuovo mese:

  1. copia il foglio “master”, non usare il foglio ma copialo sempre per conservarlo;
  2. rinomina il foglio come già detto più sopra con il nome del mese e anno;
  3. imposta anno e mese nelle celle in alto a destra del foglio;
  4. imposta l’elenco dei dipendenti tramite l’elenco predisposto, se necessario aggiorna l’anagrafica nel foglio “Liste”:
  5. inserisci il nome del nuovo mese nei fogli riassuntivi.

L’inserimento dei dati nelle maschere mensili

L’inserimento è semplice: si deve inserire nel giorno per nominativo il numero di ore di presenza, mentre in caso di assenza è necessario inserire il numero di ore secondo un preciso formato: “ore_assenzaTIPO ore_presenza”, come per esempio “2P 6”, “8F 0” o “4M 4”.

Come puoi vedere il primo numero è quelle delle assenze, il secondo delle presenze, il primo è seguito da una lettera che trovi nella legenda di ogni pagina e tra i 2 c’è sempre uno spazio (“ ”).

Via via che inserisci i dati puoi vedere a destra i totali e i subototali che si aggiornano via via, grazie alle formule e grazie all’automazione.

scheda mensile del registro presenze personale

La sintesi delle presenze del personale

Per avere una visione generale delle presenze ho preimpostato un foglio che richiama i totali delle maschere mensili, questo grazie a formule e funzioni e a nomi predefiniti, come accennato in precedenza.

La tabella è predisposta per raccogliere i dati di 24 mesi, ma è ampliabile con facilità. La chiave è aggiungere una nuova colonna a destra inserendo il nome del nuovo mese come spiegato in precedenza. Questo dovrebbe copiare anche le formule che raccolgono i dati dagli altri fogli, ma in caso di problemi è sufficiente copiare le formule di un altro mese nel nuovo.

sintesi delle presenze del registro presenze personale

La sintesi delle assenze del personale

In modo simile, per avere una visione generale delle assenze ho preimpostato un foglio che richiama i totali delle assenze dalle maschere mensili grazie a formule e funzioni e a nomi predefiniti, come in precedenza.

Anche in questo caso la tabella è predisposta per raccogliere i dati di 24 mesi, ma è ampliabile con facilità. La chiave è aggiungere una nuova colonna a destra inserendo il nome del nuovo mese come spiegato in precedenza.

Il calcolo delle ferie e dei permessi

Oltre alla sintesi delle assenze generali, lo strumento permette di calcolare le ferie per nominativo. Ho preimpostato un foglio che richiama i totali delle ferie godute dalle maschere mensili e permette di inserire: un saldo iniziale di ferie, il numero di ore di ferie maturate al mese, il numero di mesi maturati oltre che un eventuale correttivo. I dati presenti vengono elaborati per proporre un totale ferie.

Anche in questo caso la tabella è predisposta per raccogliere i dati di 24 mesi, ma è ampliabile con facilità come visto in precedenza.

Oltre alle ferie troverai un foglio analogo per i permessi con la stessa logica e struttura, per tenere sotto controlli i permessi usufruiti e disponibili.

sintesi delle assenze del registro presenze personale

Controlli e automazione

Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Ogni pagina dello strumento è equipaggiata con pulsanti e automazione per muoversi velocemente da una pagina all’altra, e pulsanti per l’aggiornamento o il reset dei filtri. L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere mensili e si occupa di estrarre e calcolare i totali di assenze e presenze, ferie, permessi e malattie.

Come si prepara il registro delle presenze del personale?

Si procede in questo modo:

  1. il primo passo è compilare l’anagrafica del personale che si trova nella pagina Liste. Per trovarla clicca sul pulsante omonimo.
  2. inserisci i nominativi nelle pagine mensili già presenti e cancella le ore di esempio presenti.
  3. se necessario modifica il nome delle pagine mensili presenti, sempre nel formato “24_Gen”, per impostare i mesi utili, poi modifica l’anno e il mese impostati in ogni pagina per allinearlo al nome inserito;
  4. poi vai nelle tabelle delle pagine di sintesi (Presenza, Assenze, Ferie e Permessi) per modificare il nome dei mesi riportati nell’intestazione delle tabelle in alto, in modo da importare correttamente i dati dalle maschere mensili.

Una volta preparato il foglio ti invito a collaudarlo inserendo qualche dato nelle maschere mensili per verificare il funzionamento dell’automazione di elaborazione e il corretto collegamento delle pagine di sintesi.

sintesi delle ferie del registro presenze personale

Come si usa il registro presenze personale?

  1. inserisci le ore nelle pagine mensili, in caso di assenza, inserisci le ore di assenza nel formato “4P 4”, “8M 0”; inserisci le ore di presenza in fondo dopo uno spazio;
  2. consulta le pagine di sintesi delle presenze e delle assenze;
  3. consulta la pagina di calcolo delle ferie e dei permessi per aggiornare i dati (numero di mesi, correttivo, ecc).

Come si aggiungono nuove pagine mensili

  1. copia la pagina “Master” e rinominala usando il formato “24_Gen”, come spiegato in precedenza;
  2. imposta anno e mese nella pagina, usando i controlli in alto a destra;
  3. se il nuovo mese non è impostato nelle pagine “presenze”, “assenze”, ecc, rinomina il tiolo delle colonne presenti inserendo il nome della nuova pagina, oppure aggiungilo nella prima colonna libera a destra della tabella.

sintesi dei permessi del registro presenze personale

Domande sullo strumento in breve

È possibile controllare assenze e presenze con Excel?

Certo, Excel è un foglio di calcolo in grado di elaborare dati in modo veloce e affidabile, offre strumenti di analisi e visualizzazione dei risultati comodi, efficienti ed eleganti, quindi Excel può diventare la base di un buon strumento di controllo.

Su quali computer funziona il registro presenze personale?

Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.

Per chi è pensato questo strumento?

Lo strumento è pensato per piccole attività e per essere adattabile a decine di realtà diverse.

Il registro presenze personale è personalizzabile?

Certo, ma non del tutto. L’automazione di elaborazione dei totali nelle maschere mensili non è personalizzabile, tutto il resto sì. Inoltre puoi aggiungere nuove pagine e funzionalità con gli strumenti di Excel. Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiedi le competenze necessarie. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.

Conclusioni

Controllare presenze e assenze del personale e tenere conto di ferie è permessi è facile con Excel, con questo strumento di controllo che ho realizzato è semplice e comodo. Ti invito a provarlo e a studiarlo per imparare qualcosa di nuovo su Excel e su come puoi realizzare strumenti utili per le tue attività.

 

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