Questa sera parliamo delle nuove funzionalità introdotte di recente nell’Office 365 o che devono essere introdotte prossimamente. In particolare cerchiamo di capire cosa diventerà e sarà in grado di fare Excel 365.
Le nuove funzionalità di Excel 365
Lo scorso autunno Microsoft ha annunciato nuove funzionalità che sono state o verranno introdotte nelle ultime versioni di Excel 365 e cambieranno in modo significativo le prestazioni del foglio di calcolo.
In particolare per Excel sono state annunciate queste funzionalità:
- Idee, il suggeritore basato su intelligenza artificiale
- Nuovi tipi di dati connessi online
- L’inserimento di dati dalle immagini
- Introduzione delle matrici dinamiche
- Maggior efficienza per le funzioni e gli strumenti classici di Excel
Questi miglioramenti non solo renderanno Excel più comodo e semplice, ma sono in grado di rivoluzionare il foglio di calcolo. Vediamole in breve.
I suggerimenti intelligenti
Ideas, Idee in italiano, così l’hanno chiamato, è già presente nell’ultima versione di Excel 365 online in inglese. Trovi il comando con l’icona del fulmine nella scheda home, in fondo a destra. In pratica propone proattivamente suggerimenti mirati per l’attività che l’operatore sta svolgendo ed è molto utile soprattutto in fase di analisi e interpretazione dei dati e visualizzazione dei risultati.
È come un piccolo strumento di business intelligence, che permette di elaborare tabelle dati e realizzare grafici professionali senza dover possedere competenze particolari, in quanto Ideas è in grado di identificare tendenze, modelli ricorrenti e anomalie, e propone soluzioni pronte da inserire in Excel con un clic senza dover scrivere formule o usare gli strumenti classici o avanzati di Excel.
Utile soprattutto agli utenti con limitate competenze, in quanto li guida nell’uso dei diversi strumenti e nella realizzazione di fogli di lavoro, ma anche presentazioni e documenti di qualità più elevata perfino professionale.
Ideas è ancora agli inizi, lavora bene con strumenti avanzati come le tabelle Excel impostate in modo standard e corretto. Ha ancora diversi limiti, per esempio di dimensione della base dati, di gestione dei vecchi formati e funzioni classiche, celle unite, eccetera.
Ideas lavora usando algoritmi e strumenti remoti di intelligenza artificiale che analizzano i dati al posto tuo e sfruttano software di terze parti. Di conseguenza è necessario tenere nella dovuta considerazione i relativi problemi di sicurezza dei dati.
Sono prevedibili miglioramenti continui e progressivi nei prossimi anni, che probabilmente porteranno a uno strumento sempre più evoluto e intelligente, un assistente che renderà Excel 365 sempre più flessibile e potente e più accessibile a chi non ha competenze particolari o non ha tempo per apprenderle.
Dati geografici e azioni
Da fine anno questi due nuovi tipi di dati sono implementazioni già disponibili nell’ultima versione di Excel 365. In sostanza sono dati connessi (linked data), cioè dati collegati a fonti online esterne che permettono di ottenere/scaricare dati specifici su cui lavorare.
Gli stocks sono i dati economici delle aziende e organizzazioni quotate, sono identificati dal simbolo del tempietto greco e una volta impostati come tali e identificati da nomi e sigle, permettono di interagire dinamicamente con una fonte esterna e di scaricare dati correlati (fatturato, personale, località, ecc) in modo diretto.
I dati geografici sono i dati dei luoghi, sono identificati dal simbolo della mappa e una volta impostati come tali e identificati, permettono di interagire e scaricare dati correlati (popolazione, dati economici, città, ecc).
E’ possibile richiamare schede sintetiche sulle singole voci, luoghi o aziende, è possibile costruire una tabella vera e propria con i dati estratti dalla sorgente online ed è possibile inserire formule usando anche riferimenti specifici, analoghi a quelli delle tabelle Excel (es: [@Company].Currency) che sono visualizzabili direttamente negli strumenti di supporto e completamento automatico.
Anche in questo caso ci sono strumenti di intelligenza artificiale che correlano sigle e nomi ad aziende e luoghi e collegano la tabella relativa alla fonte esterna. In sostanza sono strumenti che permettono di accedere direttamente da Excel a sorgenti di dati istituzionali da gestire in modo flessibile e comodo.
Il potenziale è più che notevole ed è facile prevedere un ampliamento delle categorie dei dati e un’integrazione sempre maggiore di sorgenti esterne.
Estrarre dati dalle immagini
In Excel 365 verrà introdotto uno strumento in grado di estrarre i dati dalle immagini, per esempio dalle foto prese con lo smartphone, e inserirli in automatico nel foglio. Questo ridurrà in modo radicale l’inserimento manuale di dati che ancora viene praticato. Di fatto sarà possibile fotografare un foglio o catturare un’immagine di una schermata, per esempio di una pagina web o di un form, e far inserire a excel i dati nelle celle delle pagine del foglio di calcolo.
Molto comodo e potente, permetterà di abbattere quasi tutte le barriere all’inserimento automatico dei dati, riducendo la manualità alla revisione ed elaborazione dei dati estratti. Visti i progressi dei software Ocr, è facile prevedere l’eliminazione dell’inserimento manuale di ogni dato scritto o visualizzato in tempi molto brevi.
Questo strumento probabilmente verrà introdotto entro il 2019 nelle ultime versioni di Office 365.
Matrici dinamiche
Sono state introdotte una serie di funzioni che restituiscono matrici dinamiche. Le funzioni sono: FILTRO, VALORI.UNIVOCI, DATI.ORDINA, DATI.ORDINA.PER, SEQUENZA, SINGOLA e MATR.CASUALE e sono legati da una caratteristica: restituiscono una matrice di dati, cioè più valori che vengono riportati non nella singola cella che contiene la formula, ma vengono distribuiti nelle celle adiacenti (spilling), cioè nella colonna o anche nelle colonne adiacenti.
Questo senza dover utilizzare le formule matriciali (inserite con Ctrl+Maius+Invio), strumenti classici e molto potenti con cui è possibile elaborare matrici di dati, ma poco utilizzati in quanto complessi da usare.
Queste funzioni e le matrici dinamiche sono state introdotte per semplificare l’uso delle funzioni e in particolare di certe elaborazioni che prima erano realizzabili solo da chi possedeva competenze avanzate.
Vista la relativa semplicità di utilizzo, la comodità e il risparmio di tempo è facile immaginare che anche queste nuove funzioni saranno potenziate per facilitare l’accesso a un numero crescente di utenti a elaborazioni avanzate che fino ad ora richiedevano esperienza e competenza significativa con gli strumenti avanzati di Excel. Anche questi nuovi strumenti saranno disponibili presto nelle ultime versioni di Excel 365.
Maggior efficienza per gli strumenti di Excel
Infine è stato annunciato un notevole miglioramento dell’efficienza delle funzioni di ricerca e strumenti comuni di Excel. In particolare un miglioramento dei tempi di elaborazione delle classiche funzioni di ricerca CERCA.VERT(), CERCA.ORIZZ() e CONFRONTA(), usate su grandi basi di dati per individuare ed estrarre valori e che richiedevano un notevole lavoro di calcolo da parte di Excel e del pc e di conseguenza tempi lunghi di attesa. Si parla di una riduzione dei tempi di uno o due ordini di grandezza, diciamo da minuti a secondi.
Inoltre sono stati migliorati i tempi di esecuzione di molte operazioni comuni: dal copia–incolla, alla formattazione condizione, dalla modifica e selezione di celle, all’annulla, dall’uso dei filtri, all’apertura dei file e molto altro.
Conclusioni
Negli ultimi 6 anni Excel è cambiato sempre più in fretta, abbiamo assistito all’introduzione di strumenti sempre più evoluti e automatizzati e della versione online, abbiamo vissuto un cambiamento di ruolo del foglio di calcolo in ambito aziendale e professionale, abbiamo visto la nascita di PowerBI e l’introduzione di una serie sempre più ampia di automatismi negli strumenti di Excel.
Gli ultimi cambiamenti introdotti annunciano ulteriori cambiamenti. Da un lato Microsoft conferma la sua volontà a rendere Excel 365 sempre più comodo, efficiente e semplice da usare, dall’altro conferma la volontà di trasformare la suite in una piattaforma di lavoro sempre più online, accessibile da ovunque con qualunque strumento. Ma è l’intenzione di integrare/interfacciare nel foglio di calcolo strumenti di intelligenza artificiale che rivela i prossimi cambiamenti.
Non solo possiamo prevedere che l’applicazione dell’intelligenza artificiale si estenderà agli strumenti nuovi e più evoluti di excel, allo scopo di migliorarne caratteristiche e prestazioni, ma possiamo prevedere che l’intelligenza artificiale rivoluzionerà il foglio di calcolo in tempi relativamente brevi.
Immagino interfacce personalizzate, un assistente interattivo per l’uso e l’apprendimento, l’integrazione con servizi dedicati online, strumenti di automazione avanzati e molto altro. Vedremo.
Naturalmente per accedere a questi nuovi strumenti è necessario disporre di Excel 365. Come già spiegato nel post “Excel 2019“, è evidente che Microsoft sia interessata all’office 365 e ormai molto poco a realizzare versioni con licenza a vita. Tra l’altro Microsoft sottolinea anche che Office 2019 non offre tutte le funzionalità disponibili in Office 365. Per maggiori informazioni sulle versioni e sull’aggiornamento di Excel ti invito a leggere questo post.
Spero che questo approfondimento sulle prospettive del foglio di calcolo abbia incontrato il tuo interesse.
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