Perché usare le tabelle Excel

Quali sono le caratteristiche e i vantaggi delle tabelle Excel? Quali automatismi e comportamenti le rendono dinamiche? Perché sono più efficienti e comode degli intervalli di dati? Continuamo l’esplorazione delle tabelle Excel iniziata nel post precedente. Se non hai letto la prima parte di questa guida ti invito a farlo prima continuare.

La dinamicità delle tabelle Excel

Le tabelle excel sono dinamiche perché si adattano spontaneamente ai cambiamenti, che siano l’aggiunta o l’eliminazione di record o campi, modifiche dei titoli, dei valori, delle formule o del layout.

Questi sono alcuni dei loro comportamenti dinamici più interessanti:

1. nuovi record, le tabelle riconoscono l’inserimento di un nuovo record dalla compilazione di uno o più celle nella prima riga adiacente sotto la tabella,
2. è possibile aggiungere ed eliminare record e campi, cioè righe e colonne, attraverso i comandi predisposti (menu “Inserisci”), o usando i tasti per la rimozione delle celle (Ctrl+–),
3. nuovi record, la tabella si adatta all’inserimento di una nuova riga, in attesa della sua compilazione,
4. campi calcolati, la tabella riconosce le formule inserite e le propaga autonomamente per tutto il campo, ma permette di inserire formule diverse e non coerenti tra loro,
5. campi calcolati, la tabella riconosce la modifica delle formule inserite e propaga la modifica per tutto il campo, ma permette di tornare sui propri passi e inserire formule diverse,
6. nuovi campi, le tabelle riconoscono l’inserimento di un nuovo campo dall’inserimento di un nuovo nome univoco, o di un valore nella colonna adiacente a destra della tabella (in questo caso verrà inserito un nome standard, es: colonna1),
7. nuovi campi, l’inserimento di una colonna interna alla tabella, verrà considerata come inserimento di un nuovo campo e verrà assegnato subito un nome standard (es: colonna1),
8. una tabella Excel può essere copiata integralmente, le verrà assegnato in nuovo nome in automatico, e utilizzata per contenere altri dati o per altri usi,
9. si possono sovrascrivere interamente i dati di una tabella, per esempio copiando un intervallo di dati uguale o più grande della tabella preesistente, e questa si adatterà ai nuovi dati inseriti, ampliandosi; utile per predisporre contenitori di dati o per replicare tabelle copiandole; attenzione, se si copiano matrici più piccole rimarranno anche i dati non sovrascritti, che andranno eliminati manualmente.

Struttura delle tabelle Excel

Le tabelle Excel sono oggetti con un nome e una struttura. Cosa intendo per struttura? Intendo dire che hanno caratteristiche, regole e procedure per la gestione dei dati e delle proprietà della tabella e di ogni sua parte, che vengono considerate e rispettate dagli strumenti, automatismi e comportamenti e sono mostrate o rivelate dal suo aspetto.

Qual è la struttura delle tabelle Excel?

Come puoi vedere:

1. hanno una riga di intestazioni in alto, che contiene i nomi dei campi della tabella, questo elemento deve essere presente, come puoi vedere se elimini il nome di un campo verrà sostituito da uno di default;
2. i dati contenuti nella tabella vengono mostrati con orientamento “verticale”, cioè i valori di ogni singolo campo (variabile, parametro, nota, chiave, ecc) sono elencati in colonna, mentre i dati di ogni singola registrazione (record, misura, ecc) sono mostrati in orizzontale; in sostanza una tabella Excel è una tabella standard;
3. nella riga di intestazione è di solito installato in automatico alla creazione un filtro automatico per ogni colonna/campo che permette di filtrare la tabella per valori, formule, colori, ecc;
4. può ricevere una riga dei totali in basso, che mostra per uno o più campi un totale configurabile, che è l’elaborazione dei valori del campo secondo le funzioni più comuni (somma, conteggio, media, min, max, ecc), ma che è possibile editare e perfino sostituire con una formula personalizzata;
5. lo strumento identifica e distingue le sue diverse parti, descritte finora, cioè riga di intestazioni, campi, totali, corpo dati, record.

Questa struttura viene garantita da Excel, in quanto da essa dipende il suo corretto funzionamento. Per quanto sia piuttosto flessibile e possa essere adattata in vari modi a tabelle concepite in modo diverso, più non si rispettano le regole delle tabelle Excel e meno gli strumenti e il comportamento dello strumento funzioneranno e ci potranno essere utili e comodi.

Da sottolineare che le tabelle Excel sono la base dati ideale per le tabelle pivot e più in generale per gli strumenti principali di Excel, se non si sono imposte forzature, soprattutto per la dinamicità che le caratterizza.

Come si creano le tabelle Excel?

Un intervallo di dati può essere trasformato in una tabella Excel in 3 semplici passaggi:

1. seleziona una cella o tutta la tabella,
2. usa uno dei comandi per richiamare la finestra “crea tabella”, se si è selezionata una cella sarà Excel a estendere in un automatico la selezione a tutto l’intervallo dei dati e a inserire i riferimenti dell’area nella finestra,
3. controlla le impostazioni, se necessario modificale, poi conferma cliccando su ok.

Per richiamare la finestra “crea tabella” puoi:

1. usare il comando “Tabella” della scheda “Inserisci”,
2. premere Ctrl+T,
3. apre il menu “Formatta come tabella”, scegliere uno degli stili pronti e cliccare; si aprirà la finestra omonima, analoga anzi identica alla finestra “Crea tabella”.

Infine possiamo creare una tabella Excel “vuota” come segue:

1. seleziona l’intervallo di celle che vuoi inserire nella tabella; puoi decidere di farlo direttamente dalla finestra “Crea tabella”,
2. richiama la finestra con Ctrl+T o uno dei comandi visti,
3. se necessario imposta o modifica l’intervallo di celle indicato e conferma con ok.

Naturalmente dovrai inserire manualmente o copiare i dati nella tabella.

Premesse e considerazioni sulla creazione di una tabella Excel

Quando si trasformano intervalli di dati è opportuno tenere in considerazione certi aspetti:

1. se selezioni due o più celle, diciamo una porzione dell’intervallo di celle, verrà trasformato solo quello, con o senza intestazioni a seconda del contenuto delle celle; il sistema di riconoscimento automatico funziona se si è selezionata una singola cella;
2. se nelle celle adiacenti alla tabella ci sono titoli, note o altre celle con valori e formule, è possibile che vengano considerate parte della tabella da parte dello strumento di conversione, in tal caso è opportuno selezionare la tabella effettiva prima lanciare il comando, o inserire l’intervallo nella finestra “crea tabelle” e selezionare o meno la voce “Tabella con intestazioni”; il mio consiglio generale è lasciare sempre vuote le celle adiacenti a tabelle di qualsiasi tipo;
3. come abbiamo visto la struttura delle tabelle Excel è standard, quindi “verticale” con i titoli dei campi in alto, i campi orientati in verticale e i record in orizzontale; di conseguenza possiamo convertire intervalli di dati orientati in orizzontale, o in entrambe le direzioni, ma la tabella verrà creata con struttura verticale e agirà secondo la sua natura;
   quindi al momento della creazione cercherà di imporre una riga di intestazioni in alto e nomi di campo in automatico, se non riconoscerà nomi di campi nella prima riga, posizionerà un filtro automatico nella prima riga, posizionerà la riga dei totali in basso, propagherà le formule verso il basso, eccetera;
4. le tabelle Excel sono pensate come contenitori di dati, ma gestiscono bene formule e campi calcolati, quindi possiamo usarle come base per tabelle di formule o tabelle ibride, ma è consigliabile farlo solo se la tabella rispetta la struttura delle tabelle Excel; in caso contrario sorgeranno complicazioni e gli strumenti associati e i comportamenti dinamici potrebbero non funzionare correttamente;
   da un altro punto di vista, possiamo trasformare in tabelle Excel anche tabelle di formule e tabelle ibride, ma se non rispettano struttura e caratteristiche delle tabelle Excel, potremmo non riuscire a godere dei loro vantaggi o perfino essere costretti a tornare indietro.

Il layout delle tabelle Excel

Uno dei vantaggi delle tabelle Excel sono i layout preimpostati e gli strumenti di gestione che permettono di revisionare l’intero aspetto di una tabella con qualche clic.

La tabella Excel riceve un layout in automatico al momento della creazione, che dipende dal tema scelto o dal set di colori selezionato. Successivamente è possibile modificarlo attraverso la scheda “Progettazione”, sezioni “stili” e “opzioni stile”.

La formattazione che nel passato richiedeva tempo e pazienza per impostare colori, font, bordi e filtro, oggi è semplice e rapida. Scegli uno degli stili predefiniti dal menu, puoi vederli applicati sulla pagina semplicemente sostando per un secondo sullo stile (anteprima automatica) e puoi applicarlo con un clic. Puoi usare gli altri comandi della barra per aggiungere e togliere gli elementi della tabella secondo i tuoi gusti od obiettivi (es: totali, intestazioni, righe evidenziate alternate, ecc). Puoi anche impostare i tuoi stili predefiniti e applicarli nello stesso modo.

Infine per completare il layout puoi aggiungere alle tabelle Excel un “filtro dati”, un controllo esterno alternativo ai classici pulsanti di apertura dei comandi dei filtri posizionati nelle celle dei nomi dei campi. Questi nuovi filtri sono gradevoli d’aspetto e comodi, facilmente posizionabili, dimensionabili e configurabili, disponibili anche per le tabelle pivot e ottimi come controlli nei report interattivi o nelle dashboard.

A cosa serve una tabella Excel?

È opportuno sottolineare che una tabella Excel non è una tabella pivot e non è tabella di formule, cioè non è uno strumento di elaborazione dei dati, anche se accetta e gestisce formule e campi calcolati.

Lo scopo delle tabelle Excel è quello di offrire un contenitore per i dati che permetta di gestire i dati in modo comodo ed efficiente. Un oggetto che possa ospitare dati grezzi, come formule e funzioni, che permetta di ordinarli, filtrarli, riepilogarli.

Uno strumento che sia dinamico e sappia adattarsi all’inserimento di nuovi record, alla modifica di dati, campi e formule, ma soprattutto sappia trasmettere i cambiamenti agli strumenti a esso collegato (es: formule, pivot, ecc).

Uno strumento comodo, che si occupi autonomamente della gestione degli aspetti più ripetitivi e meno importanti (es: estetici) e che offra di default un sistema di nomi e riferimenti intuitivi.

Nomi e riferimenti delle tabelle Excel

Oltre a ricevere in automatico un nome (tipo “TabellaNUMERO”), una tabella Excel ha un sistema strutturato di nomi e riferimenti specifico predisposto in automatico che permette di indirizzare campi, parti della tabella (es: intestazioni), fino alla singola cella. Invece dei soliti riferimenti ColonnaRiga (es: A1, C23, ecc), usa riferimenti più intuitivi, per esempio:

1. NomeTabella[NomeCampo] per riferirsi ai dati del campo indicato;
2. NomeTabella[[#Intestazioni];[NomeCampo]] per riferirsi alla cella con l’intestazione del campo indicato;
3. NomeTabella[[#Tutti];[NomeCampo]] per riferirsi all’intero campo indicato;
4. NomeTabella[@NomeCampo] per riferirsi alla cella del campo indicato sulla stessa riga della cella che contiene il riferimento;
5. NomeTabella[@] per riferirsi all’intero record della tabella sulla stessa riga della cella che contiene il riferimento.

Questi riferimenti sono più diretti di quelli standard, vengono inseriti in automatico dentro una formula per selezione dell’intervallo di celle e sono sempre assoluti. Nel caso tu cerchi di selezionare intervalli non previsti da questo sistema di riferimenti passerai in automatico ai riferimenti standard.

L’evoluzione della specie

Come abbiamo visto, una tabella Excel non è un intervallo di dati, ma la sua evoluzione. Un intervallo di dati è una matrice di celle con dati e formule che trae beneficio dai molti strumenti e automatismi che Excel dedica alle celle, alle formule, alla pagina. Per esempio, un intervallo di celle può usare lo strumento di auto riempimento per propagare una formula nell’intero campo, così come gode della propagazione automatica del formato delle celle.

D’altra parte una tabella Excel è un oggetto nominato e strutturato con tutte le caratteristiche che abbiamo visto finora e altre ancora. Quindi possiamo confermare che la vecchia e semplice tabella dei dati, oggi chiamata intervallo di dati, lo strumento su cui i veterani come me spendevano fin troppo tempo, oggi si è evoluta diventando una tabella Excel,

Conclusioni

Abbiamo visto le caratteristiche delle tabelle Excel, gli strumenti che le accompagnano, gli automatismi e i comportamenti preimpostati progettati per rendere questo strumento comodo ed efficiente.

Le tabelle Excel semplicemente offrono la possibilità di risparmiare tempo soprattutto nelle attività di gestione delle tabelle dati. Solo per questo dovrebbero essere usate sistematicamente nei fogli di lavoro, ma che ancora vedo ignorate da molti, anche da veterani, nonostante i molti vantaggi che comportano.

Spero di averti dimostrato l’utilità di queste tabelle e ti invito a usarle in modo sistematico nei tuoi fogli Excel.

PS: Qui puoi trovare la prima parte di questa guida

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