Ho pubblicato un altro foglio professionale, uno strumento di controllo delle fatture pensato per piccole attività che permette di controllare scadenze e pagamenti ai fornitori. Uno strumento comodo ed efficiente ottenuto da versioni più evolute realizzate per aziende e piccoli imprenditori.
Controllo delle fatture dei fornitori
È un altro strumento di controllo, per certi versi simile allo strumento di controllo del fatturato pubblicato un anno fa, ma dedicato alla gestione dei pagamenti ai fornitori.
Il foglio permette la registrazione delle fatture dei fornitori e dei relativi pagamenti, propone uno scadenziario, un report dei pagamenti, una dashboard e una serie di visualizzazioni dei parametri fondamentali, tra andamenti, distribuzioni, ecc.
Le maschere per l’inserimento dei dati
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati delle fatture e dei fornitori, lo strumento di controllo delle fatture offre maschere automatizzate su pagina, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza.
Le maschere inseriscono e richiamano i dati dalle basedati, li revisionano e se necessario li rimuovono. La maschera per l’inserimento delle fatture è multirecord, cioè permette di visualizzare ed inserire più righe contemporaneamente, mentre la maschera dei fornitori è a singolo record.
La funzione di ricerca delle fatture e lo scadenziario
Nonostante la maschera fatture sia multirecord e permetta di richiamare le fatture per fornitore, ho aggiunto un foglio per la ricerca delle fatture che grazie alle pivot e ai controlli per il filtraggio su pagina, permette di cercare le fatture per periodo, stato e fornitore.
Alla ricerca ho affiancato uno scadenziario che mostra le fatture in scadenza o scadute e i pagamenti relativi. Una funzione comoda e semplice che offre una lista filtrabile tramite comodi controlli su pagina, facilmente stampabile o salvabile come pdf.
Il report dei pagamenti e l’andamento
Lo strumento di controllo delle fatture offre una serie di fogli che analizzano i parametri principali. Il primo è un report mensile che mostra l’andamento dei pagamenti, il progressivo, differenze e la differenza % rispetto al mese precedente e al mese dell’anno precedente.
A questo report si affianca la pagina “AndMensile” che mostra, tramite una coppia di grafici e tabelle, l’andamento dell’importo delle fatture anno su anno e l’andamento dei pagamenti anno su anno.
Le altre visualizzazioni
Oltre alle precedenti sono predisposte altre tre pagine:
- la distribuzione dell’importo delle fatture per fornitore, per individuare i fornitori più importanti per l’attività;
- l’andamento dell’importo delle fatture per fornitore, per mese e anno;
- i ritardi dei pagamenti per mese e per fornitore.
Tabelle e grafici sono dinamici, cioè in grado di aggiornarsi in automatico o cliccando sul pulsante “Aggiorna” presente in ogni pagina, e sono interattivi, cioè accompagnati da controlli per il filtraggio (slicers) che con qualche clic del mouse filtrano i valori visualizzati.
La Dashboard
Infine lo strumento offre una dashboard essenziale, dinamica e interattiva, che visualizza tramite grafici i parametri visti in precedenza in una sola schermata. Anche in questo caso gli strumenti usati sono dinamici e sono predisposti una serie di controlli che rendono interattiva la funzionalità. Uno strumento per tenere sotto controllo quello che conta con un solo colpo d’occhio.
Personalizzazione delle funzionalità
Lo strumento di controllo delle fatture è personalizzabile con facilità da chi ha solide competenze di base o di livello intermedio di Excel. Parlo della possibilità di modificare e riconfigurare tutte le funzionalità di analisi, dashboard compresa, a eccezione del report.
Al contrario le maschere non sono modificabili, sono protette per conservarne la funzionalità. Mentre le basedati sono accessibili nella versione definitiva, ma ne sconsiglio la modifica, soprattutto dei titoli dei campi, in quanto gli strumenti di elaborazione come le tabelle pivot e l’automazione li usano per individuare i dati che devono gestire.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Inoltre ogni pagina dello strumento è equipaggiata con una barra di navigazione, che permette di muoversi velocemente da una pagina all’altra, e pulsanti per l’aggiornamento o il reset dei filtri. L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere multifunzione in quanto ne permette il funzionamento.
Domande sullo strumento
È possibile controllare scadenze e pagamenti ai fornitori con Excel?
Certo, Excel è un foglio di calcolo in grado di elaborare dati in modo veloce e affidabile, offre strumenti di analisi e visualizzazione dei risultati comodi, efficienti ed eleganti, quindi Excel può diventare la base di un buon strumento di controllo.
Su quali computer funziona lo strumento di controllo delle fatture?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento di controllo delle fatture è pensato per piccole attività e per essere adattabile a decine di realtà diverse. Se sei interessato ti invito a scaricare e verificare la versione di prova.
Quali sono le funzionalità dello strumento?
Lo strumento è dotato delle funzionalità di base per l’inserimento e la gestione dei dati relativi a fatturato e pagamenti, delle funzionalità per l’analisi dei dati e la visualizzazione dei parametri da aggiornare e gestire.
Lo strumento è personalizzabile?
Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili, mentre lo sono le funzionalità di analisi e puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiedi le competenze necessarie. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Lo strumento è migliorabile?
Sì, lo strumento di controllo delle fatture è ampliabile e implementabile in modo abbastanza semplice. Per esempio è possibile installare query o automazione per l’importazione dei dati in automatico da fogli esterni, come si può ampliare la base dati e la relativa maschera, o installare allarmi e funzioni per la produzione di report specifici.
Conclusioni
Controllare scadenze e pagamenti dei fornitori significa poterli seguire in tempo reale e sapere in ogni momento quali pagamenti e quando devono essere eseguiti. Lo strumento di controllo che ho realizzato è semplice ed efficiente, oltre che personalizzabile ed espandibile. Ti invito a provarlo per comprendere se si adatta ai tuoi bisogni. O se si può adattare con le necessarie modifiche.
Dove puoi trovare lo strumento di controllo?
Lo trovi in questa pagina, mentre in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
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