Come si usano i nomi in Excel

Come si usano i nomi in Excel? Quali sono le strategie da seguire per trarre il meglio dai nomi di Excel? Come si rendono dinamici i nomi in Excel? Come funzionano i nomi delle tabelle Excel? Come si viaggia nei fogli di lavoro usando i nomi? In questo secondo post sui nomi in Excel parliamo dell’uso dei nomi e di altri aspetti che vale la pena conoscere su questo strumento. Ti invito a leggere il post precedente prima di proseguire nella lettura.

Le strategie di impiego dei nomi in Excel

L’abbiamo ripetuto molte volte, in fondo i nomi non sono altro che etichette che assegniamo a intervalli di celle per poterli ricordare e richiamare facilmente, con cui rendiamo più leggibili le nostre formule.

È necessario usare i nomi?

No, ma è comodo. Se inizierai a farlo, diventerà in fretta un’abitudine. D’altra parte, ci sono modi e modi di usare i nomi nella pratica, cioè ci sono strategie più efficienti di altre.

Vediamone alcune:

1. Usa nomi parlanti: i nomi devono essere facili da ricordare e univoci non solo per Excel, ma anche per te, quindi usa nomi descrittivi e facili da ricordare, usa 2 o 3 parole intere e se necessario anche frasi.
2. Non usare nomi troppo simili tra loro, tanto da rischiare di confonderli, usa nomi chiaramente identificabili, per esempio aggiungi una seconda o terza parola che li distingue in modo chiaro (es: Costi_corriere, Costi_resi, Costi_logistica, Costi_giacenza, ecc).
3. Dai una struttura ai nomi che usi, in modo che siano facili da ricordare, univoci e comprensibili, per esempio:
   1. Definisci regole semplici per distinguere le parole che usi nei nomi e applicale con costanza; per esempio usa sempre l’underscore tra le parole (“_”, es: nome_tabella), oppure inizia sempre una parola con una maiuscola (es: NomeTabella);
   2. Definisci alcune semplici regole per la composizione dei nomi, per esempio NomeTabella+NomeCampo (es: Fatture_Importo), o NomePagina+NomeIntervallo (es: CostiProd_OreDirette) e così via.
   3. Fissa una lunghezza massima dei nomi e/o un numero massimo di parole; per esempio cerca di non superare i 30 caratteri e di non usare più di 5 parole non contratte.
   4. Se utilizzi parole troncate o contratte nei nomi, usa regole semplici e applicale sempre; per esempio puoi decidere di usare la prima parola intera e quelle successive troncate alla quarta lettera (es: Importo_Fatt), oppure di usare una lista predefinita di parole contratte o sigle (es: Dt_Fattura, RagSoc_Cliente).
   5. Se assegni lo stesso nome a oggetti o intervalli diversi, usa sigle che distinguano il tipo di oggetto o intervallo nominato (es: “cp” per campo, “rec” per record, “tbe” per tabella Excel, “int” per intervallo dati, “tpv” per tabella pivot, eccetera) per distinguere/assegnare nomi uguali o simili, per esempio, tbe_fatture, cmp_fatture, ecc.
4. Standardizza tutti i nomi che assegni, cioè definisci regole precise da seguire nella creazione e nell’uso dei nomi e applicale in modo sistematico nei tuoi fogli di lavoro. E non limitarti a farlo con i nomi che crei, ma fallo con tutti i nomi di Excel: pagine, tabelle e campi, fogli Excel, macro e titoli. Questo renderà più efficiente e più facile il lavoro su Excel.
5. Modifica i nomi assegnati in automatico a tabelle Excel e tabelle Pivot definitive. L’ho sottinteso nel punto precedente, ma penso sia importante esplicitarlo: una volta che hai creato e impostato tabelle Excel e tabelle pivot, assegna loro un nome parlante secondo le regole che ti sei dato. Utilizza gli strumenti appositi nelle relative schede della barra multifunzioni o le relative finestre. Fallo, ti aiuterà a identificarle e gestirle velocemente.
6. Assegna i nomi prima di usarli, in teoria dovresti assegnare i nomi al momento della creazione delle tabelle o degli intervalli di dati relativi, in quanto dovresti sapere fin da subito lo scopo a cui sono destinate. Anche se non lo assegni fin dalla creazione, almeno assegna i nomi via via che realizzi gli strumenti che li usano, soprattutto formule e funzioni.
7. Assegna un nome agli intervalli di dati e alle tabelle di formule, se non puoi o vuoi trasformarle in tabelle Excel, assegnalo all’intera tabella o al campo più significativo che sai già che dovrai elaborare. Assegnalo anche se non ti serve subito, assegnalo per aver l’intervallo sui radar degli strumenti di gestione, per poter raggiungerlo con due clic. Naturalmente ti invito dove possibile a trasformare gli intervalli di dati in tabelle Excel.
8. Non assegnare nomi che non utilizzerai, specialmente se come me assegni nomi multipli alle tabelle con la finestra “Crea nomi da selezione”, ricordati di rimuovere i nomi inutili, subito o dopo aver creato il foglio di lavoro.
9. Assegna le costanti ai nomi, cioè se hai una costante da utilizzare in più formule e funzioni ed è difficile ricordarla o lunga da scrivere, ti invito ad assegnarla direttamente a un nome parlante, usando la finestra “Nuovo nome”.
10. Assegna nomi alle variabili. Se hai un valore che può cambiare per interazione con l’operatore, o aggiornamento di formula/funzione, eccetera, allora assegna il nome alla cella sulla pagina che contiene la variabile, che sia un’alternativa di un controllo sulla pagina, o una formula che elabora o cerca un valore in una base dati, o altro.
11. Scrivi le regole che vuoi seguire per i nomi e tienile sempre a portata di mano, per esempio in una pagina apposita di ogni foglio di lavoro, finché non le ricordi a memoria. Quando le ricorderai senza difficoltà, salva le regole nella tua cassetta degli attrezzi e consultala solo per cambiarla.

Come avrai notato le strategie descritte finora in sostanza puntano a:

1. rendere i nomi memorabili, cioè facilmente ricordabili,
2. integrare l’uso nei nomi nelle procedure di lavoro su Excel.

Cioè mirano a standardizzare l’uso dei nomi. La standardizzazione semplifica la gestione e la rende efficiente.

Ricordarsi i nomi

Come fai se il foglio è grande, i nomi sono molti e hai difficoltà a ricordarli al volo? Oppure se il foglio non è tuo e vuoi conoscere quali nomi sono presenti?

Premi Ctrl+F3. Cioè usi gli strumenti dei nomi descritti in precedenza. Premi F3 per aprire la finestra “Incolla Nomi”, o Ctrl+F3 per la finestra “Gestione nomi”, o più velocemente clicchi sul menù a tendina della “Casella nome” per vederne l’elenco, eccetera.

Se il foglio non è tuo, ti invito a fare un giro tra gli intervalli nominati per prendere familiarità e rendere più comprensibili le formule in cui vengono usate. Se vuoi un elenco dei nomi puoi inserirlo sulla pagina con il comando “incolla elenco” della finestra “Incolla nomi” (F3). Prova in una pagina vuota.

Come si usano i nomi delle tabelle Excel?

Come abbiamo visto nel post precedente e nella guida relativa, le tabelle Excel ricevono un nome in automatico (es: Tabella1, Tabella2, ecc) riferito all’intera tabella e hanno un sistema strutturato di nomi specifico e predisposto in automatico che indirizza alle diverse parti della tabella.

Come funziona?

I nomi assegnati vengono usati in modo diretto in sostituzione ai riferimenti classici relativi agli intervalli di celle, mentre le tabelle Excel offrono un sistema di riferimenti più strutturato e complesso da usare. Vediamolo insieme.

Se “NomeTabella” è il nome assegnato alla tabella e “NomeCampo” è un nome tipico di un campo, ecco qualche esempio dei relativi riferimenti utilizzabili nelle formule della tabella o nelle formule esterne che indirizzano a elementi della tabella Excel:

1. NomeTabella[NomeCampo] si riferisce ai dati del campo indicato;
2. NomeTabella[[NomeCampo1]:[NomeCampo2]] si riferisce ai dati di due o più colonne adiacenti;
3. NomeTabella[[NomeCampo1];[NomeCampo2]] si riferisce ai dati di due colonne non adiacenti;
4. NomeTabella[[#Intestazioni];[NomeCampo]] si riferisce alla cella con l’intestazione del campo indicato;
5. NomeTabella[[#Totali];[NomeCampo]] si riferisce alla cella del totale del campo indicato;
6. NomeTabella[[#Tutti];[NomeCampo]] si riferisce all’intero campo indicato, intestazione e totale compreso;
7. NomeTabella[[#Intestazioni];[#Dati];[NomeCampo]] si riferisce solo alle celle di dati e intestazione del campo indicato (in presenza di totali);
8. NomeTabella[@NomeCampo] per riferirsi alla cella del campo indicato sulla stessa riga della cella che contiene il riferimento;
9. NomeTabella[@] per riferirsi all’intero record della tabella sulla stessa riga della cella che contiene il riferimento;

Come hai già compreso, i nomi delle parti della tabella sono tra parentesi quadre, mentre #Intestazioni, #Totali, #Dati e #Tutti indicano parti specifiche dei campi, “@” indica la riga della tabella, “:” separa i due estremi di un riferimento. Le intestazioni sono sempre considerate stringhe e se i nomi dei capi contengono caratteri speciali o spazi devono essere racchiuse tra parentesi quadre (es: [Nome $ Campo]).

Questi riferimenti sono più diretti di quelli ColonnaRiga, vengono inseriti in automatico dentro una formula per selezione sulla pagina dell’intervallo di celle e sono sempre assoluti. Nel caso tu cerchi di selezionare intervalli non previsti da questo sistema di riferimenti passerai in automatico ai riferimenti standard.

Come si naviga con i nomi in Excel?

Come abbiamo visto i nomi indicano un intervallo di celle del foglio di lavoro e per definizione permettono di identificarlo, raggiungerlo e selezionarlo dovunque sia nella pagina o nel foglio Excel.

Per navigare in modo veloce tra gli intervalli di celle “nominati” ti consiglio di utilizzare:

1. la finestra “Vai a”: premi F5, selezioni la voce dell’elenco poi confermi con Ok, oppure clicchi 2 volte per selezionare l’intervallo di celle relativo,
2. o la Casella Nome, con il mouse clicchi sul pulsante della casella per aprire il menu con la lista dei nomi e clicchi sul nome che vuoi selezionare, oppure con la tastiera premendo Alt+F3, Alt+Giù per aprire la tendina, Giù per selezionare il nome dall’elenco e Invio per saltare all’intervallo relativo.

Perché dovresti usare i nomi per navigare tra le pagine del foglio? Perché quando il foglio è grande e strutturato allora i nomi offrono un sistema efficiente per muoversi tra gli intervalli nominati, alternativo e più efficiente alla navigazione tra le pagine. Utile soprattutto se non ricordi con precisione la posizione delle tabelle.

Personalmente preferisco sempre scorrere tra le pagine, ma quando il foglio è grande, questo sistema permette di “volare” avanti e indietro tra i diversi intervalli di celle nominati.

Come si rendono dinamici i nomi?

I nomi sono solo etichette e in quanto tali non hanno nessuna dinamicità, cioè non reagiscono ai cambiamenti relativi agli intervalli di celle o altro. Anzi per loro natura i nomi di solito si riferiscono a un intervallo di celle in modo assoluto.

La dinamicità riguarda gli strumenti con cui creiamo o gestiamo i nomi, e soprattutto gli strumenti che usano i nomi, quindi formule, tabelle, grafici, eccetera.

È possibile rendere dinamici gli intervalli dei nomi?

Certo, ma come ho detto, dobbiamo farlo usando la dinamicità degli altri strumenti.

Un esempio lampante sono le tabelle Excel: come abbiamo visto sono strumenti strutturati che ricevono automaticamente un nome che si riferisce a un intervallo di celle che cambia in modo dinamico, perché le tabelle Excel sono in grado di adattarsi ai cambiamenti e via via il nome verrà aggiornato in automatico.

Possiamo farlo anche utilizzando altri strumenti, come formule e funzioni. Come? Possiamo usare funzioni che restituiscono specificatamente intervalli di dati e renderle dinamiche. Per esempio, una soluzione classica è usare le funzioni Scarto() e Conta.valori():

1. valori() calcola il numero di celle con valori all’interno di un certo intervallo, per esempio =CONTA.VALORI(A:A) conta le celle piene della colonna A.
2. Scarto() restituisce una cella o un intervallo di celle, per esempio =SCARTO(A1;0;0) restituirà la cella A1, mentre =SCARTO(A1;0;0;10) restituirà l’intervallo “A1:A10”.
3. Insieme queste due funzioni possono restituire un intervallo di celle dinamico, che varia a seconda del contenuto delle celle nell’intervallo. Per esempio, =SCARTO(A1; 0; 0; CONTA.VALORI(A:A)) restituisce un intervallo variabile A1:An a seconda del numero di celle con valori. Di conseguenza via via che aggiungeremo record alla tabella, la formula restituirà un intervallo più grande.

Una diversa strategia, più classica, è quella di andare a nominare un intervallo di celle maggiore della reale dimensione del campo o della tabella, che utilizzeremo per integrare nuovi record. Saranno le formule e le funzioni che “gestiranno” le celle vuote. Naturalmente questo non funziona con tutti gli strumenti, soprattutto delle versioni più vecchie di Excel. Quindi per esempio, se utilizzeremo nomi sovradimensionati per indicare i dati d’origine di un grafico, dovremo filtrare i dati “vuoti” manualmente sul grafico (dipende dalla versione).

Conclusioni

I nomi sono etichette che assegniamo a intervalli di celle contenenti dati che vogliamo elaborare o visualizzare, oppure a costanti difficili da ricordare, o a celle con variabili, parametri o controlli. Il loro scopo è quello di poterli ricordare e richiamare facilmente e rendere più leggibili le formule in cui li usiamo. Come abbiamo visto i nomi sono tanto utili e comodi che sono stati dotati di molti strumenti e sono integrati in modo esteso negli altri strumenti di Excel.

Spero con questa piccola guida di averti dimostrato l’utilità dei nomi. Se già non li usi abitualmente ti invito a usare i nomi nei tuoi fogli di lavoro perché ti semplificano la vita. Soprattutto se formule e funzioni sono tra i tuoi strumenti principali. I nomi cambieranno in meglio il tuo lavoro su Excel.

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