Guida agli strumenti di Excel per la navigazione

By | 28 Febbraio 2019

Strumenti di Excel per la navigazione nei fogliQuali sono i modi più veloci per spostarsi in Excel? Non il mouse. Questo post parla degli strumenti di Excel più utili e pratici con cui possiamo spostarci tra gli oggetti e le pagine dei nostri fogli grandi e piccoli. Anche degli strumenti che possiamo realizzare e installare noi stessi nei nostri fogli di lavoro.

Cosa significa muoversi in Excel?

Significa spostarsi tra le pagine e nelle pagine di excel, tra gli oggetti e i fogli di Excel. Ci muoviamo dentro i fogli di lavoro quando dobbiamo iniziare un’altra attività che svolgeremo con gli strumenti predisposti a svolgerla in un’altra pagina o posizione del foglio di lavoro.

Presta attenzione alle attività e agli spostamenti dentro il foglio di calcolo. Apri il foglio e inizi la prima delle attività che devi realizzare per raggiungere l’obiettivo previso, per esempio l’aggiornamento di una dashboard. Una volta terminata la prima, per esempio importare i dati aggiornati, passi in un’altra posizione per svolgere un’altra attività, poi passi a un’altra posizione ancora per svolgere un’altra attività ancora, e così via.

La sequenza di attività che svolgiamo determina un cammino nel foglio di lavoro, un iter composto da movimenti tra una posizione a un’altra, tra un oggetto e altro.

Per spostarci possiamo usare il mouse, agendo sui comandi predisposti, le linguette delle pagine, le barre di scorrimento, la barra di windows, eccetera, ma il mouse è poco efficiente. È semplice e comodo, ma lento, è uno strumento fatto per muoversi all’interno dello schermo.

Quali sono gli strumenti di Excel per muoversi nel foglio?

Gli strumenti per muoversi in modo efficiente sono:

  1. Le sequenze di tasti veloci,
  2. Gli strumenti dedicati in Excel,
  3. Strumenti creati e installati da noi.

I primi sono le sequenze di tasti preimpostati con cui possiamo richiamare comandi o strumenti con la semplice pressione di uno o più tasti. I secondi sono strumenti specifici con cui possiamo passare a punti precisi delle pagine e del foglio. Infine gli utili sono costrutti, strutture di oggetti realizzati da noi e installati nelle pagine allo scopo di muoversi velocemente dentro il foglio.

Strumenti per muoversi in excel

Le sequenze di tasti veloci

Excel fin dagli albori è stato impostato per essere controllato, gestito e navigabile tramite la tastiera. Le sequenze veloci sono il modo più efficiente per muoversi in Excel, ma richiedono studio ed esercizio.

In fondo bastano poche ore distribuite in 5–10 minuti ogni giorno per 6–8 settimane di tempo, ma questo comporta impegno e costanza. Per questo l’uso della tastiera viene trascurata anche da chi su Excel ci spende ore la settimana e ne trarrebbe vantaggi significativi. Innanzi tutto per il risparmio di tempo, ma anche per la maggior agilità e fluidità nel lavoro sul foglio di calcolo, e per il maggior controllo e professionalità, che diventeranno evidenti anche a chi ci lavora accanto.

Quali sono le sequenze da conoscere?

Riporto qui di seguito le sequenze più utili per muoversi in Excel:

1. Nella pagina

  1. Ctrl+tasti direzione, per saltare nell’ultima cella piena o fino al bordo della pagina, oppure per saltare nella prima cella piena o fino al bordo.
  2. Inizio (Home), per spostarsi nella prima cella della riga,
  3. Ctrl+Inizio, per spostarsi nella cella A1;
  4. Ctrl+Fine, per spostarsi nell’ultima cella in basso a destra dell’area di lavoro;

2. Tra le pagine

  1. Ctrl+PagSu, per passare alla pagina adiacente a sinistra,
  2. Ctrl+PagGiù, per passare alla pagina adiacente a destra.

3. Tra i fogli

Usa Ctrl+Tab o Ctrl+Maius+Tab, per portare in primo piano un altro foglio Excel a rotazione,

4. Tra gli oggetti della pagina

Per muoverti tra gli oggetti della pagina (grafici, forme, ecc), premi Ctrl+Alt+5, per selezionare quello più vicino, poi Tab o Maius+Tab per selezionare quello adiacente a rotazione.

Questo video mostra tutte le sequenze di tasti da conoscere per muoversi in Excel

Come apprendere le sequenze?

Il minicorso “Usa Excel come un professionista”, che puoi scaricare con gli altri contenuti gratuiti, propone un metodo per l’apprendimento delle sequenze di tasti veloci e offre tabelle delle sequenze di tasti più utili. Invece il tutorial “Usa Excel con la testiera” mostra dal vivo l’uso delle sequenze più utili e la loro efficacia. Naturalmente ti invito a scaricare il primo e a vedere il secondo.

Usa Excel come un professionista 300x480

Gli strumenti di Excel predisposti

Quali sono gli strumenti di Excel predisposti per la navigazione veloce tra oggetti e posizioni diverse dentro i fogli?

Quelli più utili ed efficienti sono:

  1. La finestra “Vai a”
  2. La casella dei nomi
  3. La finestra “Trova

Sono strumenti datati che offrono la possibilità di selezionare, quindi muoversi velocemente nella pagina e nel foglio di Excel con pochi clic, sequenze di tasti e digitazione di nomi.

Finestra Vai a

La finestra Vai A (Goto)

La finestra “Vai a” è uno strumento di Excel classico ed efficiente che permette di selezionare uno o più intervalli di celle. Naturalmente oltre a selezionarli, se non sono in vista, sposterà la visualizzazione nella posizione degli oggetti selezionati.

Come si usa?

Per richiamare la finestra “Vai a” premi F5 (o Ctrl+D). Se preferisci il mouse trovi il comando nella scheda “Home” della barra multifunzione, nel menù “Trova e seleziona”, l’ultima icona in fondo a destra. La finestra che appare mostra i nomi degli oggetti del foglio o delle celle o intervalli di celle con cui abbiamo interagito di recente.

Per utilizzarla puoi:

  1. cliccare 2 volte su una delle voci dell’elenco, per saltare all’oggetto nella pagina in cui si trova;
  2. digitare una cella (es: A99) o un intervallo di celle (es A1:A99) nella barra in basso della finestra per selezionare e saltare alla cella indicata;
  3. oppure possiamo usare il pulsante speciale per richiamare una finestra con cui possiamo selezionare le celle della pagina che hanno caratteristiche o formati definiti, per esempio che contengono solo testo o solo formule, celle vuote, gli oggetti della pagina e via dicendo.

Per la navigazione veloce dentro Excel, ci interessa la prima opzione che con un doppio clic ci sposta agli oggetti nominati o agli intervalli di nostro interesse, perfino all’area di stampa definita nella pagina.

L’utilizzo di oggetti strutturati come tabelle Excel e tabelle pivot, popola la finestra “Vai a” in modo analogo all’assegnazione dei nomi tramite gli strumenti relativi. Per approfondire l’argomento della gestione dei nomi ti invito a leggere il post “I nomi di Excel” e “Come si usano i nomi in Excel”.

Casella dei nomi

La casella Nomi

Lista degli oggetti della casella dei nomi

La gestione dei nomi offre un altro strumento per spostarci in modo veloce: la casella dei nomi. La casella dei nomi è quel piccolo riquadro in alto a sinistra a fianco della barra delle formule che di solito mostra il nome della cella seleziona (es: A1, B10, E67, ecc), ma che offre numerose funzioni utili nell’ambito della gestione dei nomi, per esempio permette di inserire direttamente un nome alla cella o all’intervallo selezionato.

Tra le funzioni c’è la possibilità di:

  1. selezionare la cella o l’intervallo che scriviamo nella casella, e di conseguenza spostare la visualizzazione nella posizione richiesta;
  2. selezionare gli oggetti di cui scriviamo il nome nella casella, saltando alla loro posizione;
  3. selezionare gli oggetti scegliendoli dal relativo elenco della casella dei nomi.

Come si usa la casella?

Con il mouse possiamo attivare la casella cliccandoci sopra, o possiamo aprire il menù dei nomi, cliccando sul pulsante triangolare a destra.

Un modo più efficiente di usarla è la tastiera, con cui possiamo passare alla casella con la sequenza ALT+F3, per poi digitare direttamente riferimenti o nomi per selezionarli con la pressione dell’Invio. Oppure possiamo premere Alt+F3 e poi Alt+Giù per aprire il menù dei nomi, che possiamo navigare con i tasti Su e Giù per selezionare quello che vogliamo raggiungere e “saltare” premendo Invio.

La finestra Trova

La finestra Trova è un vecchio strumento di Office, spesso trascurato in Excel, che può diventare un buon strumento di navigazione applicando un metodo e qualche accortezza.

Trova permette di selezionare e quindi di muoversi nelle celle della pagina che contengono un preciso valore o stringa. In realtà offre una gamma di opzioni che permette anche di:

  1. ricercare non solo nella pagina, ma nell’intero foglio Excel,
  2. trovare e selezionare celle con formati particolari,
  3. controllare ordine e modalità della ricerca.

FInestra Trova

Come si usa?

Se preferisci il mouse trovi il comando nella scheda “Home” della barra multifunzione, nel menù “Trova e seleziona”, l’ultima icona in fondo a destra. Oppure puoi richiamarlo in modo più diretto ed efficiente premendo Ctrl+Maius+T. Una volta richiamata la finestra è sufficiente inserire la stringa o il valore da ricercare e cliccare su “Trova successivo” o premere Invio.

È possibile farlo diventare uno strumento di navigazione veloce, impostando nelle pagine stringhe che possiamo usare come marcatori, o boe a cui puntare. Niente di complicato, per esempio è possibile inserire sulla pagina titoli di oggetti che contengano parole che sono facili da ricordare e quindi ricercare.

Immagina una pagina di analisi con molte tabelle pivot affiancate, su cui posizioniamo titoli con una parola apposita, per esempio “tabella”. Usando “Trova” possiamo passare da una tabella pivot a un’altra a rotazione cercando la parola “tabella”.

Alternativamente possiamo usare titoli univoci per identificare le tabelle principali del foglio, per esempio “Base dati”, “Report”, “Analisi fatturato”, eccetera, per poi usare trova, con l’opzione di ricerca in tutto il foglio per passare direttamente all’oggetto specificato. Il metodo può essere affinato o potenziato posizionando note apposite nelle pagine o in posizione particolari.

È più efficiente dei precedenti?

No, l’esperienza ti mostrerà che per passare tra un oggetto e l’altro il modo più veloce è la finestra “vai a”, ma che la casella dei nomi ti offre la lista completa dei nomi del foglio.

Gli strumenti creati da noi utenti

Oltre agli strumenti di Excel già predisposti, c’è la possibilità di creare e installare altri strumenti che possiamo personalizzare come meglio vogliamo. Quali sono?

I più utilizzati sono:

  1. le barre di navigazione
  2. le pagine indice
  3. le maschere di navigazione

Sono di solito serie di pulsanti realizzati con:

  1. controlli appositi,
  2. forme grafiche
  3. immagini e smartart

disposte sulla pagina, eventualmente raggruppate, a cui assegniamo collegamenti o macro.

I collegamenti o link non sono altro che indirizzi che puntano a pagine internet, o a documenti esterni, oppure a pagine del foglio Excel. Esatto, i link possono puntare a posizioni interne, a una pagina, a una cella precisa della pagina, a un oggetto con un nome del foglio. Associare un collegamento a un oggetto lo trasforma in un pulsante che sposta la selezione, quindi la visualizzazione alla posizione a cui punta l’indirizzo.

Le macro sono routine, cioè serie di istruzioni scritte con il linguaggio vba, che Excel esegue per noi e che automatizzano le attività nel foglio e molto altro. Le macro permettono con una sola istruzione di spostare il focus in un’altra posizione, pagina, oggetto o in un altro foglio o programma. Associare una macro a un oggetto lo trasforma in un pulsante che esegue il codice e di conseguenza sposta selezione e visualizzazione alla posizione puntata.

Come si creano i pulsanti

1. Forme

I pulsanti realizzati con le forme grafiche si creano usando i controlli del menu “Forme”, della scheda “Inserisci” della barra multifunzione.

Si creano in questo modo:

  1. dal menu si seleziona la forma che vogliamo creare (es: rettangoli, frecce, forme varie, ecc),
  2. si clicca con il pulsante sinistro del mouse sulla pagina per posizionare la forma,
  3. si tiene cliccato il pulsante sinistro e si muove il mouse per dimensionare la forma,
  4. si rilascia il pulsante per disporre il pulsante sulla pagina,
  5. si usano i controlli della scheda “Formato” per impostare il layout (es: colori, bordi, ombre, effetti, ecc),
  6. si scrive il testo da inserire nel pulsante che descrive la funzione del pulsante,
  7. si imposta il layout del testo (es: dimensioni, centratura, allineamento, ecc) con i comandi della finestra formattazione, richiamabile cliccando con il pulsante destro sul testo, con i comandi della scheda “Formato”, con i comandi della scheda “Home”,
  8. infine si assegna il link o la macro al pulsante tramite i comandi “collegamento” o “assegna macro” presenti nel menu contestuale richiamabile con il pulsante destro del mouse.

I pulsanti realizzate con le forme sono comodi, belli e flessibili e di solito sono gli strumenti più usati per creare pulsanti sulle pagine.

pulsanti e strumenti per la navigazione

2. Controlli

I pulsanti realizzati con i controlli sono destinati al lancio di macro. Le macro sono automatismi realizzati con il linguaggio vba tramite il registratore di macro o il visual basic editor, l’ambiente di sviluppo integrato in office. I controlli si distinguono in controlli “modulo” e i controlli “ActiveX”. Vedremo in altri post dedicati le caratteristiche e le differenze tra i due. Adesso ci riferiamo al pulsante “modulo”, il più classico e semplice.

I pulsanti realizzati con i controlli si creano usando il menu “Inserisci”, della scheda “Sviluppo” della barra multifunzione. Per l’installazione della scheda “Sviluppo” ti rimando alla “Guida alle macro di Excel” o alla “Guida al registratore di macro”.

I controlli si installano sulle pagine in questo modo:

  1. dal menu “Inserisci” si seleziona il pulsante tra i controlli,
  2. si clicca con il pulsante sinistro del mouse sulla pagina per posizionare la forma,
  3. si tiene cliccato il pulsante sinistro e si muove il mouse per dimensionare la forma,
  4. si rilascia il pulsante per disporre il pulsante sulla pagina,
  5. si aprirà la finestra assegna macro che presenterà la lista delle macro disponibile,
  6. si seleziona la macro che vuoi assegnare e si conferma il comando,
  7. si scrive il testo da inserire nel pulsante che descrive la funzione del pulsante, o si può usare il comando “modifica testo” del menu contestuale,
  8. se necessario o possibile modificare l’assegnazione della macro tramite il comando “assegna macro” presente nel menu contestuale richiamabile con il pulsante destro del mouse.

I pulsanti realizzati con le forme sono preferiti ai controlli per la maggior comodità di gestione e la bellezza del layout.

3. Immagini

Le immagini si installano nelle pagine tramite i comandi “Immagini” o “Immagini online” della scheda “Inserisci” della barra multifunzione. Si possono importare immagini dalle cartelle del pc, dal nostro spazio on cloud o direttamente dal web. Una volta posizionate le immagini vanno dimensionate, revisionate e preparate con i comandi della scheda “Formato” con cui possiamo ritagliare, comprimere e modificare l’immagine secondo stili predefiniti e altro ancora.

Una volta preparata l’immagine possiamo trasformarla in pulsante assegnando il link o la macro tramite i comandi “collegamento” o “assegna macro” presenti nel menu contestuale richiamabile con il pulsante destro del mouse.

Nonostante le ultime versioni di Excel offrano notevoli strumenti per lavorare sulle immagini, consiglio comunque di preparare l’immagine prima di importarla usando software o servizi specifici, di solito più efficienti ed efficaci. Inoltre per i pulsanti, piuttosto che fotografie, ti consiglio di usare icone stilizzate che descrivono la funzione del pulsante. Ne puoi trovare facilmente pronti e gratuite in molti siti dedicati.

4. Smartart

Le smartart non sono altro che forme grafiche organizzate in strutture secondo schemi predefiniti. Sono configurabili facilmente e associabili a link con cui si possono realizzare indici o pannelli in breve tempo, ma che offrono minori possibilità di personalizzazione dei singoli pulsanti raggruppati.

Per installare una smartart nella pagina è sufficiente usare il comando omonimo della scheda “Inserisci” della barra multifunzione. Una volta scelto il tipo di oggetto, si installa sulla pagina in modo analogo ai precedenti pulsanti. Le smartart offrono due schede dedicate sulla barra multifunzione ricche di strumenti per impostare layout, forme, effetti, stili e molto altro.

Un trucco che uso spesso è quello di preparare una smartart al meglio per poi scomporla nelle forme di cui è composta. Trovi il comando apposito sulla barra “Progettazione” in fondo a destra. Questo permette di velocizzare la preparazione di barre, indici, eccetera, di personalizzare ogni elemento, e di associare macro a ogni forma.

In generale i pulsanti realizzati con le immagini o con altri strumenti grafici, come le smartart, sono usati più raramente dei controlli e delle singole forme grafiche, perché le immagini appesantiscono il foglio, mentre le smartart sono meno personalizzabili dei singoli pulsanti.

Ora vediamo gli strumenti che possiamo creare con i pulsanti realizzati come descritto finora.

Le barre di navigazione

Barra di navigazione

Sono serie di pulsanti allineati distribuiti in orizzontale (o più raramente in verticale), dall’aspetto professionale, accompagnati con un testo esplicativo della funzione del pulsante. Sono lo strumento più utilizzato per la navigazione in grandi fogli di lavoro, dove gli strumenti precedenti predisposti raggiungono i loro limiti.

Le barre possono essere preparate facilmente e installate in ogni pagina con un semplice copia incolla e qualche messa a punto. Di solito la barra viene posizionata nella prima riga della pagina o a fianco del titolo della pagina, nella “testata” della pagina, le prime righe “fissate” per averne sempre in primo piano il contenuto nonostante lo scorrimento verticale.

Più raramente, se la pagina si sviluppa prevalentemente in orizzontale è possibile installare la barra di navigazione nella prima colonna, “fissata” per averla sempre sul lato sinistro dello schermo. Questa è una soluzione meno apprezzata di solito perché “ingombrante”, o più complicata da preparare (es: pulsanti verticali).

Per sfruttare l’efficacia dello strumento è consigliato usarlo in fogli popolati, con più di quattro pagine, installarlo in tutte le pagine dove si svolgono attività, ma limitarne il numero di pulsanti scegliendo come destinazione le pagine più importanti e gli oggetti fondamentali.

Stgrumenti di Excel per orientarsi

Gli indici o pagine indice

Sono pagine create appositamente per accogliere pannelli di pulsanti per la navigazione che puntano verso tutte le pagine. Di solito è utile installare pagine indice in fogli grandi, con almeno dieci pagine.

Vengono spesso integrate con le pagine di istruzioni. Nei grandi fogli di lavoro, all’apertura l’operatore si ritrova in una pagina con le istruzioni sull’uso del foglio e lo strumento di navigazione.

Gli indici vengono spesso integrati con le pagine dei pannelli di comando che controllano gli automatismi del foglio. Se il foglio è molto grande c’è il rischio che lo spazio della schermata sia insufficiente per disporre tutti i controlli.

Se gli indici vengono dislocati in pagine a se stanti è opportuno che siano inserite note esplicative sulle diverse destinazioni. Di solito le righe della pagina che contengono l’indice vengono fissate in modo tale da mantenerlo sempre in primo piano.

Oltre all’indice, nelle altre pagine del foglio è necessario installare pulsanti di ritorno all’indice, o barre puntate a poche pagine importanti. In molti considerano il passaggio dall’indice, invece che il movimento alla pagina diretta, come un’inefficienza, ma in fogli grandi le singole barre di navigazione non possono contenere link sufficienti per tutte le destinazioni rilevanti.

Spesso in presenza di grandi quantità di pagine si replicano le pagine indice dislocandone copie alle due estremità della serie di pagine e una intermedia, o installandole nelle pagine “separatrici” (se impegate) a distanza facilmente raggiungibili con le sequenze Ctrl+PagSu/PagGiù.

Le maschere di navigazione

Sono piccole maschere (userform) create con il visual basic editor ed equipaggiate con pulsanti dedicati che eseguono macro che spostano la selezione, quindi la visualizzazione, a una pagina o a un oggetto specifico, anche di fogli diversi, anche di applicazioni diverse. Se non conosci le maschere di Excel (userform) ti invito a leggere il post “Introduzione alle maschere di Excel”.

Le maschere possono essere richiamate da controlli posizionati nelle pagine, da sequenze di tasti, o più opportunamente da controlli sulla barra multifunzione o di accesso rapido. Considerate le competenze e il lavoro necessario per realizzarle vengono installate solo in foglio grandi e molto automatizzati, spesso integrate nelle altre maschere, di controllo o gestione.

Sono comode, ma complesse da realizzare, soprattutto se vuoi realizzare strumenti intelligenti e predittivi. Approfondiremo l’argomento in post dedicati.

Per usi ordinari si preferiscono le barre di navigazione, più semplici, efficienti e meno costose in termini di tempo.

Conclusioni

Abbiamo visto un’ampia scelta di strumenti di Excel con cui possiamo navigare nei nostri fogli Excel, dalle sequenze di tasti veloci, agli strumenti predisposti, come la casella dei nomi, fino alle barre di navigazione, in grado di trasformare i fogli excel in strumenti più comodi e professionali.

Quali di questi è più opportuno usare?

Tutti. Naturalmente ti invito a usare gli strumenti più adatti ed efficienti per la situazione e il bisogno specifico. Sapersi muovere con i tasti è necessario per chi usa Excel per ore alla settimana o più, mentre sapere usare gli strumenti di navigazione predisposti è utile con fogli di media grandezza. Infine installare strumenti di navigazione creati con pulsanti, link e macro è fondamentale se si vuole rendere fogli grandi e popolati più gestibili e “vivibili”.

Se già non usi questi strumenti di Excel ti invito a farlo, a studiarli e provarli per comprenderne l’utilità.

Spero con questa piccola guida di averti dimostrato l’utilità di queste tabelle e ti invito a usarle in modo sistematico nei tuoi fogli Excel.

 

PS: Se questa guida ti è piaciuta o ti è stata utile, condividila con gli amici sui social.

Puoi farlo attraverso i pulsanti qui di seguito. Grazie.

Rispondi

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.