Ho revisionato e migliorato lo strumento di controllo del fatturato, soprattutto come comodità e semplicità d’uso.
Nuova versione dello strumento di controllo del fatturato
In sintesi lo strumento è una dashboard preimpostata che partendo dai dati delle fatture propone una serie di report dedicati.
Controllare il fatturato è semplice, è sufficiente sommare l’importo delle fatture emesse e osservare come il valore cambia nel tempo. Una cosa più complessa è caratterizzare il fatturato per estrarre dati significativi che ci aiutino nelle nostre decisioni.
Nella nuova versione lo strumento ha subito una revisione estesa delle maschere di inserimento dati e dell’automazione, oltre che della leggibilità dei report.
Come è strutturato lo strumento?
Lo strumento è ideato per controllare il risultato di piccole attività. È predisposto, automatizzato e semplice da utilizzare. In sintesi è composto dalle seguenti funzionalità:
- una maschera su pagina multirecord e automatizzata per l’inserimento e la gestione dei dati delle fatture; la maschera permette di richiamare e inserire molte fatture alla volta e semplifica l’inserimento grazie ad automazione dedicata che ti assiste nella compilazione;
- la pagina di Ricerca delle fatture con cui filtrare le fatture inserite per individuare quello che si sta cercando, essenziale se fai ricerche tra anni di fatture;
- una maschera su pagina automatizzata per l’inserimento e la gestione dei clienti; lo scopo è raccogliere i dati essenziali dei clienti e riportarli nelle maschere attraverso l’automazione aggiunta;
- la maschera per l’inserimento e la gestione dei prodotti venduti, sempre allo scopo di rendere più efficiente l’inserimento delle fatture;
- una tabella in cui inserire il fatturato previsto, per comprendere se i risultati rispettano le attese;
- un report che mostra l’andamento mensile del fatturato, rispetto alle attese, che mostra le differenze rispetto ai periodi precedenti;
- una pagina di che mostra l’andamento mensile e le differenze tramite grafici;
- la visualizzazione della distribuzione del fatturato per cliente;
- le vendite mensile per cliente;
- la visualizzazione della distribuzione del fatturato per prodotto;
- le vendite mensile per prodotto;
- una dashboard puramente grafica che mostra in una schermata i parametri precedenti;
- e infine il pannello di comando che orienta l’utente attraverso le diverse pagine e attività.
Le maschere per l’inserimento e la gestione
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati, lo strumento offre una serie di maschere su pagina, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza.
Le maschere alimentano le basedati e permettono anche di richiamare i dati, revisionarli o eliminarli. La maschera per l’inserimento delle fatture è concepita per poter inserire più fatture alla volta, una per riga, o di inserire i dati delle fatture divisi per prodotto, indicando quindi i prodotti venduti, le relative quantità e importo, eccetera.
L’andamento del fatturato
Il report fondamentale dello strumento è la visualizzazione dell’andamento del fatturato tramite la pagina “report” e la relativa visualizzazione grafica della pagina “andmensile”. Questi mostrano anche il fatturato progressivo a confronto del fatturato pianificato, inseribile nella tabella della pagina “fattprevisto”, oltre che la differenza assoluta e percentuale e altro ancora.
Le altre visualizzazioni dello strumento di controllo del fatturato
Lo strumento offre anche una serie di pagine dedicate ad approfondire il fatturato per le categorie principali, come cliente e prodotto. Per ogni parametro c’è una pagina che mostra la distribuzione del fatturato, per esempio la distribuzione per cliente, e una pagina che mostra le vendite mensili.
Tabelle e grafici oltre a essere dinamici, quindi in grado di aggiornarsi in automatico, o cliccando sul pulsante “Aggiorna” presente in ogni pagina, sono anche interattivi. Cioè sono preinstallati una serie di controlli su pagina per il filtraggio che con un semplice punta e clicca filtrano i valori visualizzati.
La dashboard dello strumento di controllo del fatturato
Infine lo strumento offre una dashboard riassuntiva, dinamica e interattiva, che tramite grafici visualizza gli indicatori visti finora in una sola schermata. Anche in questo caso gli strumenti usati sono dinamici e sono predisposti una serie di controlli che rendono interattiva la funzionalità.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Ogni pagina del gestionale è equipaggiata con una barra di navigazione per muoversi velocemente da una pagina all’altra e una scheda essenziali con le istruzioni per l’uso delle funzioni aggiunte.
L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere per permetterne il funzionamento nel modo più comodo e semplice.
Come si imposta lo strumento per l’uso?
Prima di iniziare a usare lo strumento è opportuno impostarlo per l’impiego, in questo modo:
- inserisci i clienti usando la relativa maschera;
- inserisci i prodotti venduti usando la relativa maschera;
- inserisci i dati del fatturato previsto nella tabella omonima della pagina “fattprevisto”.
È necessario usare le maschere?
Se hai una basedati pronta, puoi inserire i dati direttamente nelle relative basedati. Per svelare le maschere usa il pulsante “Nascondi-svela BD”, poi copia i dati nella basedati sovrascrivendo quelli presenti. Se necessario copia una colonna alla volta inserendola nella posizione corretta. Non modificare i titoli del campo/colonna, non sovrascrivere le formule dei campi calcolati.
Puoi rimuovere i dati di esempio?
Certo, puoi rimuovere i record di esempio preesistenti in qualunque momento, prima o dopo. Se non hai ancora preso familiarità con lo strumento ti invito a inserire alcuni record usando quelli di esempio come falsariga, per poi eliminarli.
Come? Andando nelle basedati, selezionando le righe da rimuovere, per poi rimuovere le righe. Attenzione non limitarti a cancellare i dati, devi rimuovere le righe con tutti i dati.
Come si usa il foglio?
Il foglio si apre sempre nella pagina PControllo da cui partire per svolgere le diverse attività del foglio. La pagina offre un pannello di comando che orienta l’utente verso gli strumenti con cui svolgere le diverse attività.
Ti invito a leggere con attenzione le istruzioni della pagina per comprendere il funzionamento di ogni comando. Se non sono visibili clicca sul pulsante “Istruzioni”.
Nella prima riga di ogni pagina è installata la barra di navigazione equipaggiata con pulsanti che permettono di navigare velocemente da una pagina all’altra. In alternativa puoi usare i tab delle pagine in basso.
Quando devi aggiungere nuove fatture usa la maschera “Insfatture”. Tabelle ed elenchi vengono aggiornate in automatico. Se necessario, prima aggiungi i nuovi clienti e i nuovi prodotti usando le maschere relative.
È possibile controllare il fatturato con Excel?
Certo, anzi Excel offre strumenti di analisi e visualizzazione dei risultati comodi, efficienti ed eleganti, quindi con Excel puoi realizzare ottimi strumenti di controllo, comodi e professionali.
Note importanti
Su quali computer funziona lo strumento di controllo del fatturato
Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2013 o versioni successive.
Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di microsoft Office.
Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto. Se proverai a usarlo in ambiente Mac non funzionerà correttamente o all’apertura il file verrà bloccato o censurato da Excel stesso.
Per chi è pensato questo strumento di controllo del fatturato?
Lo strumento è pensato per piccole attività, per essere adattabile a molte decine di realtà diverse. È adatto ai tuoi bisogni? Provalo. Ti invito a richiedere la versione di prova. Lo puoi fare da qui.
Lo strumento è personalizzabile da te?
L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili. I report e funzionalità secondarie sono modificabili come preferisci. Inoltre puoi aggiungere pagine e altre funzionalità.
Prima di modificare il foglio ti invito a fare una copia di backup. Ricorda che sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze. Ricorda: non cambiare i nomi delle pagine e dei campi delle basedati.
Posso migliorare lo strumento al posto tuo?
Sì, posso personalizzare e migliorare lo strumento come preferisci. Questa è la versione base, il miglior compromesso tra risultati e costo. Se hai bisogno di modifiche specifiche e personalizzazioni, richiedi una consulenza.
Conclusioni
Lo strumento è comodo e pratico. Vuoi tenere sotto controllo il fatturato della tua attività con uno strumento efficiente e professionale? Verifica tu stesso, provalo.
E ricorda che se questo strumento non soddisfa i tuoi bisogni, posso migliorarlo per te, o posso realizzare su misura lo strumento che stai cercando. Scrivimi.
Per scoprire gli altri strumenti pronti di Excel Professionale clicca qui.
Dove puoi trovare lo strumento di controllo del fatturato?
Lo trovi in questa pagina, mentre in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
Se vuoi imparare a realizzare i tuoi fogli automatizzati posso insegnartelo
Puoi farlo imparando l’automazione di Excel. Anche per questo ho realizzato questo corso:
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