Stasera parliamo di come si dovrebbe lavorare con Excel in pratica. Excel è un foglio elettronico flessibile e ricco di strumenti per l’elaborazione e la visualizzazione dei dati. A un principiante entusiasta può apparire come la tela bianca a un pittore alle prime armi, con un potenziale illimitato. In realtà Excel deve essere usato per le attività che gli competono, secondo il principio “usa lo strumento giusto”. Inoltre ci sono modi efficaci di usarlo e sono quelli che dobbiamo usare la maggior parte del tempo.
Lavorare con Excel
Nel post “Cosa puoi fare con Excel?” abbiamo visto che con un foglio elettronico si creano e gestiscono documenti che servono per valutare e controllare l’andamento di parametri che misurano aspetti della realtà aziendale (es: report economici, finanziari o produttivi, pannelli di controllo, analisi, ecc). Excel serve per manipolare numeri e dati in generale, inseriti direttamente o estratti da database strutturati, e presentarli in molte forme diverse.
Nel post “Excel e gli strumenti di Business Intelligence” abbiamo osservato come a livello aziendale Excel mantiene il ruolo di strumento di supporto, o di sostituto in mancanza di altri tipi di strumenti più professionali.
Come abbiamo considerato nel post “Il ruolo di Excel nella professione”: dopotutto Excel è installato in tutti i pc, quindi quando hai bisogno di fare un’analisi, un foglio di controllo temporaneo, o un report una tantum che l’Erp aziendale non prevede, puoi lavorarci una-due ore e hai quello che serve.
Ma Excel è talmente flessibile e potente che può essere usato anche per usi diversi dei dati, come per esempio gestire i magazzini, tenere la fatturazione e la contabilità generale, gestire le vendite, la logistica e perfino aspetti della produzione. Ma ha senso farlo quando ci sono programmi appositi più affidabili, a prezzi contenuti?
Nel post “Come realizzare fogli di lavoro pronti all’uso” abbiamo visto che Excel è un potente e flessibile foglio di calcolo, ma quando lo usiamo dobbiamo prima trasformare il foglio vuoto in un foglio di lavoro, dotandolo degli strumenti che ci servono per le nostre attività: tabelle, grafici, dashboard e automatismi. I fogli di lavoro devono essere semplici, pratici, efficaci ed efficienti, cioè devono richiedere poco tempo per la gestione. Devono essere corredati di istruzioni chiare e se possibile di automatismi che ne semplifichino l’impiego.
Ora torniamo alla domanda iniziale:
Come si lavora con Excel?
Definito un obiettivo, devi decidere se Excel è lo strumento migliore per raggiungerlo. Come? Ti chiedi se Excel:
- è lo strumento adatto per fare quello che mi serve?
- è lo strumento più efficace ed efficiente per quello che devo fare?
- per quanto tempo dovrò usarlo?
- ci sono alternative già pronte e disponibili?
- quanto mi costerà lavorare con Excel? (il tempo è denaro)
Le risposte che darai a queste domande serviranno per comprendere qual è la decisione migliore da prendere. Se hai bisogno di uno strumento che si occupi di un’attività specifica e strutturata per tempi lunghi, compri e usi un’applicazione già pronta. Spendi meno, rischi meno e risparmi tempo.
Se invece hai bisogno di uno strumento per una delle attività primarie di un foglio elettronico (elaborazione, analisi, report, pannelli di controllo, ecc), che gli altri strumenti in uso non fanno già, un’attività una tantum o temporanea, di breve-medio periodo, che non richiede molto tempo per la preparazione del foglio di lavoro, allora Excel è lo strumento con cui farlo.
Soprattutto se hai già un foglio di lavoro o un modello pronto, o facilmente adattabile per l’attività che si vuole fare. Questo perché ti fa risparmiare veramente molto tempo.
Lavorare con Excel significa distinguere due momenti:
- la preparazione del foglio di lavoro,
- l’uso del foglio di lavoro.
La preparazione del foglio di lavoro
La prima attività è trasformare il foglio vuoto in un foglio di lavoro, dotandolo degli strumenti che ci servono per le nostre attività: tabelle, grafici, dashboard e automatismi. Di solito è la parte più significativa del tempo che spenderai, a meno di non avere un foglio di lavoro già pronto. Per questo i modelli e i fogli di lavoro professionali pronti sono tanto ambiti e ricercati.
Creare il foglio di lavoro è quella parte del lavoro che richiede competenza, per cui studiamo i corsi di excel, le funzioni, le pivot, come fare le analisi, i report e le dashboard. Quello che richiede centinaia di ore di esperienza nell’uso di excel e nella realizzazione di fogli di lavoro, report e via dicendo.
Naturalmente ci sono molti modi per creare un foglio di lavoro, ma i modi efficienti sono pochi e piuttosto semplici. Quello più classico è il: dati >> elaborazione >> visualizzazione dei risultati. Iniziamo dalla base dati, se necessario la verifichiamo, impostiamo la prima tabella, costruiamo le pagine necessarie, le pivot, i grafici e i report, o quello che serve e nel giro di un paio d’ore massimo dobbiamo avere il foglio di lavoro pronto per l’uso.
Il risultato deve essere il miglior compromesso di tempo speso ed efficacia, deve fare quello che è necessario con il minor tempo di gestione. A seconda del tempo di gestione possiamo anche automatizzarlo per minimizzarne i costi di gestione.
Come si minimizza il tempo di preparazione?
In due modi:
- sviluppando un’elevata competenza nell’uso di Excel, attraverso lo studio e l’esperienza, spendendo soldi e tempo;
- costruendosi una scatola degli attrezzi con gli strumenti pronti o facilmente adattabili per i possibili usi che facciamo o possiamo fare di Excel. Questo si fa un poco alla volta, creando gli strumenti da zero o raccogliendogli già pronti e modificandoli. La scatola degli attrezzi è un tratto indicativo di un professionista che usa molto Excel nel lavoro.
Tempo d’uso del foglio di lavoro
Poi c’è il tempo di gestione del foglio. Se il foglio di lavoro è per un’attività specifica una tantum, allora il tempo d’uso è minimo e si confonde con il tempo di preparazione del foglio di lavoro. Per esempio devi fare un’analisi dei dati, se sei preparato hai un foglio di lavoro pronto come questo, importi o agganci i dati, fai l’analisi, prepari un piccolo report e passi al prossimo lavoro.
Se il foglio di lavoro ti serve per seguire un progetto, o una prova industriale, o per un report nuovo, diciamo per qualche mese, allora il foglio dovrà essere aggiornato periodicamente, spendendo tempo. Quando il tempo necessario è poco o se devi aggiornarlo raramente, nessun problema, fai quello che devi, fino alla chiusura del progetto o all’implementazione del report sul gestionale e via. Se invece il tempo è importante, o hai sbagliato le valutazioni iniziali, o c’è qualche imprevisto, o c’è stata qualche variazioni in corso d’opera.
In tal caso devi ridurre il tempo necessario per la gestione del foglio di lavoro.
Come si minimizza il tempo d’uso?
In questi modi:
- sviluppando un’elevata competenza nell’uso di Excel, attraverso lo studio e l’esperienza, spendendo soldi e tempo;
- eliminando il superfluo, le attività non necessarie svolte sul foglio di lavoro, di solito rimuovendo gli elementi superflui o non prioritari del foglio di lavoro, per esempio riducendo le tabelle e i grafici da aggiornare e gli indicatori da seguire;
- automatizzando il foglio di lavoro per quanto possibile, senza spendere più tempo di quello da spendere sul foglio, anzi spendendo il tempo minimo indispensabile per ottenere il massimo risparmio di tempo di gestione. Il modo più efficace per automatizzare un foglio di lavoro è usare automatismi e strumenti già sviluppati e pronti. Quindi o usare fin da subito fogli di lavoro automatizzati o montare gli automatismi (macro, maschere, eccetera) della tua cassetta degli attrezzi sul foglio di lavoro.
Cosa non si deve fare?
Niente che sia quello che serve per ottenere il risultato voluto nel minor tempo possibile. Questo significa niente creatività, niente manipolazioni inutili, niente automatismi superflui, niente di più di quello che serve per davvero.
So che per molti costruire un foglio di lavoro Excel può essere un modo divertente di lavorare, ma il lavoro non è divertirsi con il foglio elettronico, quanto ottenere il risultato che serve. In tempi brevi.
Quindi se devi preparare un pannello di controllo per seguire parametri che il gestionale non segue, lo realizzi partendo da uno precedente e lo fai bene e presto. Per un professionista, è fondamentale rimanere sempre concentrato sull’obiettivo da perseguire e raggiungerlo in breve tempo.
Non voglio smorzare l’entusiasmo di chi si appassiona a Excel e mi piace vedere la gente che si diverte, ma non bisogna mai dimenticare che il foglio di calcolo è uno strumento che serve per fare certe attività per raggiungere determinati obiettivi. Punto.
Ti ringrazio di avermi seguito fino a qui. Se hai qualcosa da aggiungere su come si dovrebbe lavorare con Excel non esitare a lasciare un commento.
Alla prossima ;D
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